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7 dicas para simplificar a gestão de documentos

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Tecnologia

7 dicas para simplificar a gestão de documentos

Simplificar a gestão de documentos pode ser uma tarefa árdua, porém esse trabalho é muito necessário. Ao longo dos meses e dos anos, uma grande quantidade de papéis é acumulada dentro das empresas. Como administrá-los é um imenso desafio. 

Para ajudar o empreendedor a resolver essa questão, existem algumas práticas que vamos chamar de gestão de documentos. Saber como simplificá-las é o objetivo deste artigo.  

A organização dos documentos deve ter uma classificação padronizada. Assim, é importante que alguns critérios sejam adotados, como setores, ordem alfabética ou outras indicações, na hora de separá-los ou reajuntá-los, 

Simplificar a gestão de documentos

Adotar medidas que servem para fazer uma administração mais ágil e segura dos documentos é simplificar a gestão deles dentro da instituição. Para isso, algumas corporações mantêm profissionais dedicados ao planejamento, execução e acompanhamento de tarefas que visam cuidar melhor dos documentos produzidos por elas. 

O gestor de arquivos tem algumas funções, como por exemplo:

Cuidar para que a documentação não seja danificada;

Manter a organização dos documentos físicos ou digitais de acordo com as regras estabelecidas pela empresa;

Facilitar às pessoas autorizadas, o acesso, a retirada ou a inserção de documentos. 

Confira agora algumas dicas para você simplificar a gestão de documentos em sua empresa.

1 – Organização dos documentos físicos

Apesar de estarmos na Era digital, as instituições ainda têm muitos arquivos em papel. Por isso, a organização dos documentos físicos não deve ser descartada. 

Embora estejam em locais seguros, os arquivos físicos são algo do passado já. O armazenamento deles dá muito trabalho e ocupa muito espaço. Portanto, procure sempre manter os arquivos na nuvem.

2 – Crie um padrão organizacional para simplificar a gestão de documentos

São necessários alguns cuidados na hora de administrar os documentos de sua organização. Um deles é a criação de tabelas ou listas com os títulos de todos os arquivos. Além disso, pode-se inserir outras informações como data, horário de armazenamento, importância, validade, etc. Tudo isso vai facilitar a gestão de documentos em sua empresa. 

Com a Clicksign, entretanto, nada disso é necessário. A plataforma oferece alertas e lembretes, além da possibilidade de armazenar os documentos em pastas e definir quem tem ou não a permissão de acessar essas pastas.

3 – Temporalidade dos documentos

Um fator importante, é que a maioria dos arquivos não tem necessidade de ser armazenada definitivamente. Portanto, o gestor de documentos pode descartar alguns arquivos com o tempo. 

Hoje, entretanto, há a possibilidade de guardar arquivos na nuvem. Como os documentos digitais não serão vítimas do poder do tempo, eles têm vida útil superior aos arquivos em papel.  

Ainda assim, existem documentos que têm um prazo mínimo em que devem ser guardados, como a seguir:

  • Comprovantes de pagamentos de contas de gás, luz, telefone e outros serviços têm prazo de 3 meses a até 50 anos de validade;
  • Impostos, como IPVA e IPTU, e extratos bancários têm prazo de 5 anos de validade;
  • Comprovantes de pagamentos de obrigações previdenciárias possuem 40 anos de validade;
  • Recibos de aluguel, consórcios e financiamento podem ser guardados até o final do contrato;
  • Notas fiscais que comprovem o pagamento por produtos ficam guardadas até o vencimento da garantia;
  • Escrituras de imóveis, PIS e Carteira de Trabalho, têm validade permanente.

Muitos desses documentos citados por serem passíveis de pagamento online, podem ser armazenados digitalmente. Aí vale a dica de usar plataformas que ofereçam segurança e proteção dos documentos guardados na nuvem.

4 – Envolva a equipe no dia a dia da gestão documental

É importante que diferentes áreas de um negócio colaborem para facilitar a gestão de documentos. Cada equipe, por exemplo, pode ter uma pasta para separar a papelada que precisa ser digitalizada.

Se sua empresa ainda trabalha com muitos documentos em papel, sinto te dizer, mas está atrasada. Fora o tempo desperdiçado de ao final do dia ter que pedir para que todas as áreas que produziram arquivos os encaminhem direto a quem faz a digitalização, podemos dizer também que essa não é a tendência para o futuro. O caminho a seguir é o de uma gestão eficiente dos processos. Isso significa ter um procedimento online, desde o início do ciclo de vida dos documentos. 

5 – Estabeleça uma política de uso dos documentos

É cada vez mais necessário que se crie regras específicas para o bom e correto uso dos documentos. Dessa forma, se garante a padronização e ganha-se um nível maior de controle e eficiência. 

Para se criar essa política é importante conhecer as principais necessidades e usos que os setores de sua empresa fazem deles. Saiba qual é a rotina de cada área e qual o comportamento esperado de cada profissional que usa os arquivos documentais da empresa. 

Tendo isso como base, depois crie uma política de uso, segurança e organização. Defina quais profissionais podem acessar os documentos, que tipo de informações estarão disponíveis e quais as boas práticas. 

6 – Criação de contratos online para simplificar a gestão de documentos

Uma forma de simplificar a gestão de documentos é trabalhar com contratos totalmente digitais, do começo ao fim do ciclo de vida deles. 

Existe, no mercado, ferramentas que facilitam a criação de contratos de forma online, sem precisar de papel. 

O Fluxia é uma dessas ferramentas. Pois trata-se de um módulo de automação e gestão de contratos. O documento é criado, assinado e armazenado de forma eletrônica. Em nenhuma etapa é necessária a impressão em papel. Mas se for da política da empresa guardar os contratos de forma física, eles também podem ser impressos. 

7 – Estabeleça uma rotina de backups 

Quem armazena documentos digitais deve sempre se preocupar com o local em que esses arquivos estão guardados. Afinal, um dano no HD do computador pode destruir para sempre documentos imprescindíveis para a empresa.

Portanto, é importante que os gestores de documentos realizem sempre um backup das informações que estão armazenadas. Pois não basta digitalizar um documento se ele não for guardado em um local seguro ou não haver uma cópia de segurança em um local adequado. 

Uma dica muito eficiente é a de armazenar os documentos na nuvem, no HD do computador e em um HD externo. Por mais redundante que possa ser, é o cenário ideal para guardar documentos importantes. 

Importantes demais para serem armazenados de qualquer jeito

Com essas dicas, esperamos que você possa simplificar a gestão de documentos em sua empresa de modo mais prático e eficiente. Pois eles são importantes demais para serem armazenados de qualquer jeito, nos fundos de uma gaveta ou em uma pasta que ninguém sabe onde fica. 

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