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A digitalização de documentos e seus benefícios para as empresas

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A digitalização de documentos e seus benefícios para as empresas

A digitalização de documentos já deixou de ser uma fantasia do futuro, para se tornar uma necessidade do presente. Diversas ferramentas que há poucos anos eram necessárias fisicamente, hoje se encontram 100% em ambiente digital. Foi assim com as agendas, fotografias, CDs, DVDs, cartas, máquinas de escrever, relógios, calculadoras, mapas, enfim… não há porque com a documentação em papel seja diferente. 

Portanto, transformar a quantidade enorme de papéis que uma empresa produz, em arquivos digitais, garante muitos benefícios para a instituição, como, por exemplo, o cumprimento de exigências fiscais e tributárias.  

Apenas para se ter uma ideia, é exigido pelo Sistema Público de Escrituração Digital que toda empresa tenha que guardar cópias das notas fiscais emitidas por cinco anos em formato digital. 

No entanto, as vantagens vão além do que simplesmente cumprir as leis. Acompanhe agora os principais benefícios da digitalização de documentos. 

A digitalização de documentos evita o desperdício de papel 

O primeiro ponto a ser destacado é a economia feita com folhas de papel ao implementar a digitalização de documentos. Pois uma das grandes desvantagens do papel físico é o desperdício. Como o preço unitário de cada folha fica na casa dos centavos, é muito difícil alguém que não esteja envolvido diretamente nas contas da empresa, se preocupar em aproveitá-las melhor. 

Embora esse já seja um ótimo argumento para este tópico, ainda existe uma contra-argumentação muito mais nobre para que se evite o desperdício. Trata-se da preservação do meio ambiente. Assim, hoje a sustentabilidade está cada vez mais relevante quando se fala do novo mercado. As novas gerações de jovens já crescem sabendo que o planeta não se renova tão rápido como se pensava antes. 

O consumo exagerado de produtos, como o papel, feitos a partir de matérias-primas não renováveis, pode levar o planeta ao esgotamento completo. Por isso, os novos consumidores preferem comprar de empresas ambientalmente corretas. Dessa forma, existe uma pressão do próprio mercado para que as empresas prefiram fazer a digitalização de documentos, ao invés de continuar usando papéis. 

Mais controle sobre os documentos

Manter um estoque de documentos em papel significa trabalho e mais trabalho na hora de se conseguir encontrar o arquivo que se precisa. Isso denota, assim, um grande desafio para o controle e a organização. Não importa o tipo de catalogação feita em sua empresa, mesmo que os arquivos estejam bem separados e definidos ainda será difícil encontrar um documento mais antigo quando for necessário. 

Com a digitalização de documentos, o controle sobre cada arquivo fica muito mais evidente. É mais fácil encontrar o documento que se precisa. Assim como é mais fácil armazená-lo, também. Isso tem muita importância principalmente quando se trata de atender às exigências dos fiscais da Receita em ações de rotina.

Economia de espaço

Sabemos que, hoje em dia, ter um escritório com espaço suficiente para acomodar todos os funcionários, mobiliário, sala para reuniões e ainda armazenar documentos é algo que consome dinheiro. Algumas localizações, nos grandes centros urbanos, têm preços demasiados altos. 

Muitas vezes é preciso usar o espaço para abrigar novas atividades ou, então, para que sejam instalados novos equipamentos e, assim, ter a produtividade aumentada. Tudo vai depender do tipo do negócio. Um fato é certo, a digitalização de documentos vai economizar muito espaço físico que antes era destinado aos papéis. 

Aumento da produtividade com a digitalização de documentos

Há um antigo ditado que diz que “tempo é dinheiro”. A forma antiga e ultrapassada de organizar documentos em papel gera um inconveniente no caso de uma consulta ser necessária. Portanto, o tempo que se perde à procura por registros, que sequer se sabe se ainda existem, é precioso e poderia ser utilizado em atividades mais produtivas ou estratégicas.

Dessa forma, com os documentos digitalizados, ganha-se muito com produtividade, já que se evita buscas desnecessárias por papel. 

Maior organização

Uma das vantagens da documentação digital é a de que há uma maior organização no armazenamento das informações. Assim, quando se é necessário lidar com os diversos tipos de documentos produzidos por uma empresa, fica mais fácil esse trabalho. 

Empresas como as do setor do ensino, por exemplo, que lidam diariamente com documentos dos alunos, como matrículas, boletins, históricos escolares ou outros cadastros ganham muito em organização com os arquivos digitais. É mais fácil reunir os diferentes documentos e, dessa forma, encontrar o que se precisa com mais agilidade. 

Portanto, considere colocar sua empresa em conformidade com a tecnologia atual para que, no futuro, ela não fique pesada demais, sendo assim, ultrapassada por seus concorrentes. Então, comece agora a digitalização de documentos. 

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