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Assinatura eletrônica: as vantagens de implementar na sua empresa

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Negócios / Tecnologia

Assinatura eletrônica: as vantagens de implementar na sua empresa

A assinatura eletrônica já não é mais uma novidade. Ela está presente no cotidiano de muitas empresas. Talvez seu principal diferencial é a praticidade que ela traz para se fechar algum contrato ou referendar qualquer outro documento. Além disso é muito fácil utilizá-la, basta ter um e-mail, acesso à internet e uma plataforma segura de assinatura eletrônica, que garanta a proteção e salvaguarda jurídica do contrato.

Algumas pessoas podem ainda desconfiar desse tipo de registro, pois tudo que foge das formas tradicionais de se honrar um compromisso gera um pouco de desconforto em quem tem um perfil conservador. Mas, isso é só até a pessoa começar a usar a assinatura eletrônica. Quando ela percebe que tudo pode ser feito de uma forma mais fácil do que antes, os métodos tradicionais vão ficando no passado.  

Isso se dá, também, em uma das etapas mais complicadas do fechamento do negócio, que é a captação das assinaturas. Geralmente, quando se utiliza a assinatura física, é preciso imprimir uma grande quantidade de folhas e depois esses papéis são enviados para cada uma das partes assinar – e aí é necessária muita paciência, pois uma das partes pode desistir, outra pode demorar para assinar, ou seja, os riscos de não fechar um contrato por causa disso são grandes – e no final de tudo isso ainda é preciso encontrar um local organizado e seguro para armazenar esse documento.

Sua empresa já experimentou a assinatura eletrônica?

Ainda não? Quer saber como fazer isso? Leia com atenção este conteúdo que preparamos para ajudar a implementá-la em suas atividades.

Mas, antes, vamos diferenciar a assinatura eletrônica de assinatura digital.

É importante que você saiba que embora diferentes estas duas formas de assinatura possuem validade jurídica. A assinatura digital é feita através de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora. Essa autoridade possui a fé pública para chancelar o procedimento. Já a assinatura eletrônica não tem a necessidade desse certificado, o que não quer dizer que seja menos segura ou que tenha menor validade. Existe uma série de procedimentos de segurança que garantem a integridade da assinatura e do documento assinado.

A assinatura digital é usada em algumas situações muito específicas, principalmente porque os valores cobrados por ela costumam ser mais altos do que os da assinatura eletrônica. Como ambas as formas de assinar possuem validade jurídica e a assinatura eletrônica é a de menor preço, esse modelo tende a ser mais utilizado hoje no mercado.

Assim, empresas dos mais diversos portes e segmentos já utilizam a assinatura eletrônica.

Assinatura eletrônica via plataforma

Existem no mercado algumas plataformas para a assinatura eletrônica. Elas trabalham com ferramentas e algoritmos especiais que garantem a segurança do processo. Qualquer pessoa pode assinar um documento de forma rápida e eficaz.

Depois que a assinatura eletrônica ficou amplamente disponível, negócios como contratos de aluguel, planos de saúde, compra e venda, notificações jurídicas e aquisições de produtos e serviços em geral, ficaram muito mais fáceis e ágeis de se concretizar.

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Como utilizar?

O primeiro ponto a ser destacado é que não é necessário usar qualquer folha de papel. O emissor do documento acessa a plataforma de assinatura com seu login e senha e faz o upload do arquivo que pode ser um PDF ou arquivo .docx (Word). Depois lista os e-mails dos signatários para coletar suas assinaturas de forma totalmente eletrônica.

Cada um dos signatários recebe um link único para assinar o documento. A assinatura pode ser feita pelo computador, celular ou tablet. De uma forma muito simples e prática.

Após coletar a assinatura de todos, o documento fica guardado de forma criptografada com segurança na conta do emissor, que a seu critério pode deixar na plataforma ou exportá-lo para qualquer outro lugar que deseje armazenar.

Por que utilizar?

Uma das enormes vantagens da assinatura eletrônica é a possibilidade de assinar contratos a qualquer hora e de qualquer lugar, sendo necessário para isto apenas um dispositivo com acesso à internet. Outra vantagem é que é possível conferir e verificar o conteúdo de cada documento a ser assinado.

Os documentos são guardados automaticamente e de forma segura. E tanto o remetente quanto as partes têm acesso ao conteúdo que assinaram via web ou e-mail e podem imprimi-lo se assim desejarem.    

O Log de assinatura

Na plataforma de assinatura eletrônica da Clicksign, todo documento assinado eletronicamente tem uma página anexa com o histórico das assinaturas. Essa seção é chamada de Log de assinatura. Nele, fica registrado detalhadamente todo o processo de identificação e autenticação das partes que assinaram o documento. O Log de assinatura possui os nomes, endereços de IP, e-mails, método de autenticação e horário em que foi assinado.  

Após as partes terem assinado, o arquivo recebe duas marcações importantes: uma delas é o número do documento na Clicksign, que fica presente em todas as páginas; e a outra é o hash único do arquivo original.

O log de assinaturas é aquilo que une o documento e os signatários. Ele tem como finalidade servir como prova juridicamente válida. Esse documento finalizado com o Log recebe um carimbo com o certificado digital da Clicksign, que indica de forma auditável a procedência da plataforma da Clicksign.

A união entre a gestão de contratos e a assinatura eletrônica

Recentemente, a Clicksign lançou um novo tipo de serviço. Trata-se do Fluxia, uma plataforma de automação e gestão de contratos online. Através dele, é possível criar um contrato por meio de um formulário que o emissor do documento vai desenvolver de acordo com suas necessidades ee enviá-lo para as partes o preencherem e assinarem. O formulário é enviado por e-mail, SMS ou Whatsapp. E depois, em um click, a assinatura é realizada. Uma cópia do contrato assinado é enviada para o e-mail de cada uma das partes e se por acaso acharem necessário podem imprimi-lo e guardá-lo fisicamente.  

Esse contrato fica armazenado na nuvem, sendo necessário login e senha para acessá-lo. Tudo isso é feito para que se tenha o máximo de segurança no trato com os documentos eletrônicos. O Fluxia utiliza toda a tecnologia de assinatura eletrônica da Clicksign. Assim, ferramentas como criptografia e hashing para controlar a integridade dos contratos são utilizadas na proteção dos documentos.    

Ainda tem dúvidas de que a assinatura eletrônica é uma das ferramentas mais eficientes quando se quer rapidez e segurança para fechar um negócio? Aposto que não! 

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A Clicksign é pioneira em assinatura eletrônica no Brasil, milhares de documentos são assinados todos os dias, com validade jurídica, tudo online e sem sair de casa.

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