Pense na quantidade de estudantes que frequentam cada instituição educacional de Ensino Superior e visualize uma série de documentos na vida acadêmica de cada um. Se você multiplicar esse número por cada turma existente e depois por cada curso ativo, ficará com uma quantidade exorbitante de arquivos, que precisam ser recebidos, organizados e armazenados.
É aqui que as regras do MEC para digitalização desses processos entram em cena. A ideia é utilizar a tecnologia para permitir gerenciar todas essas tarefas, por meio das quais os processos educacionais e gerenciais são cumpridos, garantir a transparência e acessibilidade dos dados, fornecer canais convenientes para sua entrega, permitir o armazenamento eficiente e a segurança da informação, observando-se, é claro, a LGPD na educação.
Dependendo da escala da instituição de ensino, sua estrutura pode consistir em muitas divisões, bem como diferentes atividades e funções. Mas, independentemente de qual seja o seu caso, existem uma série de benefícios comuns na digitalização e gestão de documentos no Ensino Superior, dentre os quais podemos citar:
- Criação de um banco de dados único na organização;
- Facilidade e eficiência no trabalho com documentação, permitindo que se pesquise e acesse os registros dos alunos, fornecedores e colaboradores de maneira rápida, fácil e segura;
- Minimização da perda de arquivos;
- Controle sobre a documentação = armazenamento eficiente;
- Proteção das informações particulares, mantendo-as seguras e livres de acesso não autorizado;
- Melhora a eficiência de toda a organização.
Dito isso, vejamos algumas das normas editadas pelo Ministério da Educação (MEC) para simplificar a complexidade organizacional das Universidades que precisam lidar diariamente com esse vasto número de informações e materiais. Afinal, você sabia que a indústria de celulose e papel é uma das que mais gastam com recursos naturais, como água e madeira?
“As IES usam muito papel. Em um dia, um único professor usa, normalmente, entre 25 e 75 páginas todos os dias para entregar testes, trabalhos de casa e recursos aos alunos. (…) A quantidade média de papel usada diariamente é de cerca de 2.000 páginas e, ao examinar os totais anuais, esse número dispara. Em um ano, uma instituição pode usar cerca de 360.000 folhas de papel (com 180 dias letivos). (…) Agora, quando se trata de custos, o preço médio por página é de 5 centavos, o que significa que, neste caso, em que 34 bilhões de páginas são consumidas anualmente, fornecer documentação física para cada aluno custaria cerca de 2 bilhões por ano”.
RecordNations.com
1. Acervo acadêmico Digital (Decreto nº 9.235/2017 e Portarias n° 315/2018, n° 332/2020 e nº 360/2022)
O MEC, há muito, vem se esforçando para implementar em definitivo a conversão do acervo acadêmico físico para o digital nas instituições de Ensino Superior brasileiras. Em 2017, o Decreto nº 9.235 propôs o projeto de acervo acadêmico em meio digital, com a utilização de método que garanta a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais.
Nesse sentido, para complementar a norma, a Portaria n° 315/2018 determinou um prazo de 24 meses para que as IES de Ensino Superior digitalizassem seus arquivos.
No entanto, tal prazo foi prorrogado por mais 48 meses através da Portaria n° 332/2020, ou seja, a data limite para essa digitalização foi estendida até 05/04/2022.
Contudo, dadas as dificuldades enfrentadas por algumas instituições, esse prazo foi novamente dilatado com a nº Portaria 360/2022.
Por fim, a atual Portaria 360 do MEC e a digitalização das IES ao atualizar a regulamentação para automatizar e digitalizar a gestão educacional das IES brasileiras, proíbe a produção de novos documentos integrantes do acervo acadêmico em suporte físico a partir de 1º de agosto de 2022 e dispõe os seguintes prazos para sua conversão em meio digital:
- 12 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas IES;
- 24 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação desta Portaria; e
- 36 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.
2. Diploma Digital (Portaria nº 330/2018)
Com os avanços da tecnologia na era digital, não faz mais sentido imprimir um certificado, emoldurá-lo e pendurá-lo na parede. A modernidade dos nossos tempos pede sempre opções mais dinâmicas e ágeis.
Nesse sentido, o diploma digital é a versão digitalizada do documento que os estudantes recebem ao finalizar a graduação, contendo as mesmas informações e características da versão física, porém em formato virtual.
Isso porque, quando o assunto é impressão em papel, vêm à mente aspectos relacionados ao consumo e ao desrespeito à natureza.
Portanto, a intenção dessa norma é possibilitar o acesso simples e eficiente ao documento onde quer que você esteja, de qualquer dispositivo. Você pode armazená-lo em vários dispositivos, por meio de opções físicas (pen drive, disco rígido externo, em um computador ou cartão de memória) ou remotamente (um servidor em nuvem, em um e-mail pasta, em um site de armazenamento).
Além disso, em termos de credibilidade e confiança, o diploma digital é mais eficiente que o impresso, pois essa opção possui uma chave de segurança que permite o acesso e garante a sua autenticidade.
3. Cadastro e-MEC (Portaria nº 21/2017)
Segundo consta em seu site oficial, o Cadastro e-MEC é um sistema eletrônico de acompanhamento dos processos que regulam a Ensino Superior no Brasil, compondo a base de dados oficial dos cursos e Instituições de Educação Superior.
Segundo o parágrafo 1º do art. 4º da respectiva norma, “os arquivos e registros digitais serão válidos para todos os efeitos legais e permanecerão à disposição das auditorias internas e externas do Ministério da Educação/MEC”.
Caso um cidadão deseje consultar a declaração de regularidade de cursos e instituições, deve se utilizar do Balcão Digital para completar o seu atendimento.
Assim, o e-MEC é fundamental para a gestão das IES desde o momento em que elas são criadas, pois tanto os atos autorizativos quanto os protocolos dos processos regulatórios de manutenção da autorização para o funcionamento da instituição e oferta dos cursos devem estar digitalizados para que o sistema funcione adequadamente, simplificando os procedimentos para o credenciamento e recredenciamento de instituições do Ensino Superior.
Para estarem prontas para o amanhã, as IES precisam aproveitar as ferramentas de tecnologia disponíveis hoje
Um sistema robusto de gerenciamento de documentos online faz parte do núcleo necessário para operar neste novo ambiente e a implementação de ferramentas de gestão remota oferecem oportunidades únicas para otimizar o faturamento e a produtividade hoje e estar pronto para o futuro amanhã.
De fato, documentos físicos em papel e armazenamento são menos eficientes, prejudiciais ao meio ambiente e menos seguros. A atualização da sua instituição de ensino para um espaço digital ajudará a agilizar seus processos e reduzir as despesas gerais, sendo possível produzir mais com menos.
Além disso, dados digitalizados, precisos e centralizados ajudam os responsáveis a tomarem decisões informadas e mais precisas sobre o tamanho das turmas e ofertas, bem como o número de funcionários e professores necessários em um determinado campus e/ou semestre.
Por isso, se você deseja digitalizar os seus processos no Ensino Superior, como fazem as principais Universidades do mundo, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, não perca tempo e saiba como a Clicksign pode ser a sua aliada neste processo: clique aqui e fale com um especialista.
