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Como a tecnologia torna a organização de documentos mais estratégica nas escolas

Homem a frente de sala de aula, com alunos ao fundo
Educação

Como a tecnologia torna a organização de documentos mais estratégica nas escolas

Fim do ano se aproximando também é sinônimo de volume de documentos aumentando. Essa é a realidade das instituições de ensino e, nesse período em específico, merece atenção redobrada.

Se fizermos uma analogia, dentro de uma escola, se a sala de aula é como o coração, a secretaria seria o cérebro da instituição. Isso porque é por ela que as informações importantes passam, são separadas, catalogadas e armazenadas, ajudando assim, o bom funcionamento administrativo e pedagógico.

A quantidade de documentos a gerir é bastante alta, principalmente quando o formato adotado não é digital. O arquivamento manual de documentos é uma prática tradicional, porém com o advento da pandemia e restrições como distanciamento social e trabalho remoto, ficou clara a necessidade de modernizar processos e implantar estratégias para um melhor aproveitamento, tanto de espaço quanto de pessoal.

Facilitar o acesso a informação virou regra e se já era imprescindível que houvesse rigor com a organização, agora a gestão da papelada deve ser assertiva, ágil e otimizada. Quer descobrir como a tecnologia pode ajudar a agilizar e otimizar processos de organização de documentos dentro das escolas? Continue lendo e confira.

A Tecnologia e o ambiente escolar

Desde o início da pandemia vemos o crescimento do uso de tecnologia nas escolas, principalmente nas salas de aula, mas não apenas nesse espaço que ela se fez necessária. Para além do ensino remoto, o uso de tecnologia na gestão de documentos foi e ainda é uma grande questão, que dada a sua importância é abordada até pelo MEC em algumas portarias.

A secretaria das escolas já desempenham muitas funções administrativas, de atendimento ao público e, por vezes, é ela também que cuida da gestão dos documentos pedidos aos alunos. Mas será que com volume alto de documentos impressos para separar, catalogar, arquivar e gerir, não ocorrem sobrecargas que impactam diretamente na qualidade do serviço prestado?

A necessidade de sistematizar as inúmeras informações administrativas e os documentos dos alunos se faz cada vez mais presente para uma busca inteligente de dados e otimização do trabalho, tomando sempre cuidado com as particularidades de cada documento.

Existem recomendações específicas para cada tipo de documento na tabela de temporalidade do Arquivo Nacional, que classifica quais documentos devem ser mantidos fisicamente e por qual período. Mas isso não quer dizer que eles não devem estar disponíveis online, facilitando o acesso a informações importantes mais rapidamente.

O armazenamento digital se tornou, então, a melhor maneira de depositar os arquivos escolares, mas como dito em um dos artigos aqui do blog, há diferenças entre arquivos digitais e digitalizados. Não basta digitalizar, é necessário saber onde e como encontrar documentos com facilidade. Por isso, o uso de softwares de gestão e automação para o controle de diversos setores da escola são uma excelente solução para gerenciar as informações de forma mais estratégica.

Pilhas e pilhas de documentos em papel? Otimize!

Pilhas e pilhas de papéis, regimentos, autorizações, histórico escolar, prestação de contas e atestados de matrícula são, sem dúvida, um desafio quando geridos fisicamente. O desgaste de pessoal e o tempo gasto com armazenamento pode gerar inúmeros danos na eficiência da secretaria.

Imagine que um aluno queira pedir transferência e para isso tem que ter acesso a documentos como histórico e dados que estão armazenados numa sala específica da instituição. Mas quantos outros arquivos idênticos de outros alunos, com nomes parecidos inclusive, podem existir nesse caso?

O uso de tecnologias como assinatura digital e gerenciamento de documentos online traz um grande ganho para situações como essa, já que o funcionário tem a possibilidade de achar os documentos em menos tempo, enviar ao aluno por e-mail mediante assinatura digital e identificação e este, pode dar prosseguimento aos trâmites junto à nova instituição sem atrasos ou perdas.

Quanto maior o nível de organização, mais rápido esse processo será resolvido com menos danos na vida acadêmica desse aluno graças à integração assertiva da escola com a tecnologia.

Uma melhor experiência na Matrícula e Rematrícula

Um dos grandes vilões na relação escola-cliente é a insatisfação com o tempo dos processos e o desgaste para resolver atribuições burocráticas como a formalização dos contratos de matrícula e rematrícula.

Reunir documentos como assinaturas manuais dos pais, documentos impressos levados presencialmente, geram, não só acúmulo de papel quanto desperdício de tempo dentro das instituições.

Além disso, esse período mobiliza toda a cadeia de funcionamento, desde a diretoria até a secretaria. Um corpo de funcionários sobrecarregado com processos manuais de gestão de documentos num momento competitivo como essa época, torna o ambiente propício a falhas e pode impactar negativamente na experiência dos clientes, gerando insatisfação de alunos e pais.

O uso da assinatura digital para melhorar o fluxo de ações a serem tomadas pelos pais e pela instituição pode ser um ponto decisivo para diminuir a insatisfação, já que o processo torna-se virtual, evitando filas, desconforto com deslocamentos, além do ganho de agilidade.

Oferecer uma solução assim demonstra profissionalismo e preocupação com a comodidade do cliente, o que minimiza a taxa de desistências, trazendo uma melhor experiência para ambos os lados.

Uma boa organização impacta, também, na segurança

A desorganização é um grande problema no funcionamento de qualquer ambiente de trabalho, mas quando pensamos no ambiente escolar especificamente, isso toma uma proporção sem precedentes.

A necessidade de catalogar informações importantes de forma segura é imprescindível, já que os arquivos escolares guardam dados sensíveis – tanto da instituição e funcionários quanto dos alunos. Número de documentos, certidões, endereços, contratos de professores e funcionários e tantas outras informações que, em caso de perda, poderiam gerar problemas, tanto pelo retrabalho quanto pela possibilidade do uso indevido de terceiros a essas informações.

Ter um bom gerenciamento de permissões e acessos é a garantia que a informação só chegará em mãos devidas. Sem sombra de dúvida, a melhor forma de gerenciar é contando com a tecnologia para auxiliar nesse processo. Quer um exemplo prático?

Com a solução Clicksign Integração, é possível espelhar nossa plataforma, integrando-a na interface do seu próprio site. Além disso, se você tem um Software de Gestão Escolar, nossas funcionalidades são compatíveis com o sistema, permitindo que ambos os programas trabalhem simultaneamente.

Um exemplo de sucesso é o caso do Colégio Bandeirantes, que ao utilizar a plataforma da Clicksign para Assinatura Eletrônica no processo de matrícula e gestão de documentos, teve não só diminuição de processos como também um feedback super positivo por parte dos pais de alunos. Ou seja, melhora a experiência do cliente, simplifica processos e aumenta a segurança de uma única vez.

Com as soluções da Clicksign você mantém seu banco de dados em segurança e com a garantia de confidencialidade, tanto para a instituição, funcionários e clientes, atingindo o melhor resultado para ambas as partes.

Tem interesse em se aprofundar no assunto? Confira mais publicações no nosso blog para ficar por dentro de dicas e informações que facilitam as atividades de um empreendimento escolar!

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