Se você precisa assinar documentos com frequência e deseja fazer isso sem a necessidade de imprimir ou escanear informações, saber como fazer assinatura digital no Word pode ser uma habilidade muito útil.

O Microsoft Word é um dos softwares mais populares do mundo quando se trata de edição de texto. Lançado pela primeira vez em 1983 com um nome diferente, o Word comemora em 2023 três décadas de seu surgimento. Na verdade, estimativas mostram que ele está sendo executado em mais de um bilhão de dispositivos em todo o mundo.

Usado em diversos contextos, desde documentos escolares até relatórios corporativos, é um programa que se tornou indispensável para muitos usuários e a sua função de assinatura de documento digital é uma das características mais interessantes do programa.

De fato, esse recurso tem sido uma grande ajuda para aqueles que precisam assinar papéis com frequência, de maneira personalizada e profissional, poupando tempo e recursos. Vejamos, então, na prática, como isso acontece.

Por que usar uma assinatura digital no Word?

Assinar documentos é uma tarefa comum em muitas rotinas, seja ela corporativa ou acadêmica. No entanto, essa atividade pode ser demorada e custosa, especialmente quando é necessário imprimir, assinar, escanear e enviar o documento.

No caso do Microsoft Word, uma das principais vantagens da assinatura digital no Word é a agilidade e praticidade na assinatura de documentos. Com essa feature, é possível assinar um documento em poucos minutos, sem precisar passar por toda a burocracia do procedimento analógico.

Além disso, com a digitalização de documentos é possível economizar tempo e dinheiro, sendo uma alternativa sustentável à gestão de assinaturas manuscritas, uma vez que elimina a necessidade de impressão e transporte de documentos.

Com a assinatura digital no Word, é possível assinar documentos em qualquer lugar do mundo, desde que se tenha acesso à internet e a plataforma onde o documento se encontra.

Por isso, é importante que as empresas estejam atentas a essa tendência e comecem a adotar essa tecnologia em seus processos, a fim de se tornarem mais eficientes e competitivas.

Nesse sentido, a assinatura eletrônica é uma tecnologia que está cada vez mais presente no cotidiano das pessoas e das empresas, pois possibilita a autenticação de documentos e contratos com validade jurídica, dispensando a necessidade de assinaturas manuscritas.

Passo a passo para fazer uma assinatura digital no Word

Criar uma assinatura no Word pode parecer um processo complicado, mas na verdade é muito simples. Antes de começarmos, no entanto, é importante lembrar que é necessário ter um certificado digital atual (não expirado). Além disso, é importante verificar se você possui os direitos de edição no documento no qual pretende inserir a assinatura.

“Normalmente, certificados digitais são emitidos por uma autoridade de certificação (CA), que é uma entidade terceirizada confiável que emite certificados digitais para ser usado por outras partes. Há muitas autoridades de certificação comerciais terceirizadas das quais você pode comprar um certificado digital ou obter um certificado digital gratuito”. 

Microsoft Support

Neste caso, para garantir a autenticidade de uma assinatura feita no Word, é necessário um certificado digital. Esse certificado contém uma chave pública que é usada para validar a chave privada associada à assinatura digital – amplamente utilizada em contratos, acordos e outros documentos que exigem validade jurídica.

Dito isso, vejamos como é simples o passo a passo para inserir a sua assinatura e aproveitar todos os benefícios desse programa.

Passo 1) Inicie o Microsoft Word e abra o documento no qual você deseja inserir a assinatura:

Passo 2) Clique em “Inserir” na barra de ferramentas superior;

Passo 3) Selecione “Adicionar uma linha de assinatura” no menu suspenso:

Passo 4) Configure a assinatura e clique em “OK”:

Passo 5) Você verá uma linha de assinatura que é adicionada ao documento. Clique com o botão direito nela e escolha a opção “Assinar…”:

Passo 6) Finalmente, selecione o Certificado Digital a ser utilizado (caso haja mais de um) e clique em “Assinar”.

E pronto, sua assinatura está inserida no documento. Vale lembrar que, ao utilizar uma assinatura digital, o documento se torna mais seguro e confiável, pois garante a autenticidade do documento e do signatário.

Caso você não tenha e não queira adquirir um certificado digital de uma autoridade de certificação (CA) terceirizada, o Word permite criar seu próprio certificado digital. No entanto, nesse caso, outras pessoas não poderão verificar a autenticidade da sua assinatura sem optar manualmente por confiar em seu certificado autoassinado (o que pode ser um problema em eventuais litígios).

Quer ir além da assinatura no Word? Confira outras soluções de assinatura eletrônica

Sem dúvidas, é possível que um documento assinado eletronicamente tenha ainda mais segurança do que um documento assinado fisicamente, desde que seja utilizada uma plataforma confiável e que atenda às exigências legais.

Pensando isso, se você deseja ir além do Office e ter à disposição uma plataforma de assinatura eletrônica com dez tipos de autenticação (biometria facial, token, PIX, certificado digital, e-mail…) e camadas extras de segurança para formalizar negócios, experimente a Clicksign.

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