Contabilidade Online x Tradicional: a evolução digital do mercado contábil

A Contabilidade está diretamente ligada à análise de fatos e atos de natureza econômico-financeira, visando auxiliar no planejamento, controle, estudando as suas consequências e melhores práticas.

Esse setor está presente desde os primórdios da civilização, em que já era usual a prestação de contas, escrituração fiscal e contábil, registros de transações financeiras, cálculos de impostos, acompanhamento de contas, receitas e despesas. Sendo essas algumas das atividades mais comuns associadas à área. 

Com relação a execução dessas atividades, as mesmas demandavam tempo e, ocasionalmente, geravam um aumento considerável de custos e de mão de obra. Porém, mesmo sendo uma área conservadora, a implementação de tecnologias foi necessária. 

Segundo uma pesquisa publicada por uma empresa americana, houve uma mudança considerável no comportamento profissional, já que 72% das pessoas usam a tecnologia móvel para lidar com questões do dia a dia.

Dito isso, esses processos contábeis digitais são fundamentais para que o seu negócio tenha uma boa saúde financeira e esteja em conformidade com a lei. 

Neste artigo você vai entender como é importante a implementação da contabilidade online, as suas vantagens, como aplicar na sua empresa, e saber  diferenciar os seus diferentes tipos de execução. Vamos lá?

O que é contabilidade tradicional?

Esse método de contabilidade acontece de forma analógica, em que as informações contábeis e os conjuntos de dados financeiros semelhantes são armazenados em cópias impressas ou armazenadas em um disco rígido local, sendo todos os documentos dispostos fisicamente nos escritórios. 

Atualmente, a contabilidade tradicional remete a algo convencional e comum, já que os seus processos demandam mais tempo para execução e para a elaboração. Esses processos ocorrem da seguinte forma: os clientes e os funcionários repassam as informações por meio de um telefone, o escritório elabora a documentação necessária, as informações são checadas por ambas as partes e posteriormente esse ciclo se retoma.

Trata-se de um modelo que é caracterizado por um atendimento presencial, feito dentro do escritório de contabilidade, através de uma rotina de tarefas e protocolos. Nessa rotina, há um grande acúmulo de informações e volume de papéis, que podem deixar o trabalho suscetível ao erro e a possíveis problemas.

A aplicação desse modelo em sua empresa faz com que haja uma certa deficiência em relação à competitividade no mercado, pois esse é um modelo considerado ultrapassado e de alto custo.

O que é contabilidade online?

Esse método nasceu através das mudanças de comportamento da sociedade, pois a mesma acompanha esses comportamentos, transformando-se e se adaptando de acordo com as necessidades sociais. 

A contabilidade online tornou-se, portanto, conhecida pela automação dos serviços contábeis, gerando a diminuição dos custos para os escritórios. Nesse modelo, os serviços prometem ser mais rápidos, mais fáceis e ilimitados. Esses avanços tecnológicos ajudam a diminuir a  necessidade de deslocamento, a burocracia e outros problemas que a contabilidade tradicional trazia.

Um marco importante para a implementação desse modelo foi feito através do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), da Receita Federal, que determina que os contribuintes cumpram as suas obrigações fiscais de modo digital, através da assinatura online, mas que sejam validados juridicamente por certificado digital.

Para que você entenda mais sobre essa digitalização, aqui estão três artigos que podem te ajudar: Tudo sobre a digitalização de documentos, Entenda o TTRT-e e como o contador transfere seus clientes  e A contabilidade na era digital.

Além disso, quando falamos de contabilidade digital precisamos falar da Contabilidade 4.0. Esse modelo é feito através da junção evolutiva dos anteriores, através de um conjunto de funções automatizadas que alteram o modo como os profissionais lidam com a execução de suas atividades.

Com esse modelo, não há gastos com papéis, com tempo e muito menos com uma baixa eficiência. Esse é o modelo certo para quem quer crescer, atualmente, com o seu escritório e precisa estar em evidência no mercado.

Quais são as principais diferenças entre esses dois modelos?

Saber e entender a diferença entre contabilidade online e tradicional irá te ajudar e auxiliará o seu negócio a escolher o melhor modelo com base no que mais se adequa aos seus objetivos.

Para começarmos a falar sobre essas diferenças, é preciso deixar evidente as suas definições: 

“a contabilidade tradicional é um modelo que abrange processos de contabilização das transações financeiras de um negócio e são tradicionalmente registradas, as transações, de forma manual em papéis colunares. Já a contabilidade online, também conhecida como contabilidade em nuvem, possui o seu processo de execução feito através de softwares e de tecnologias”.

Portanto, aqui estão algumas das diferenças entre esses dois modelos:

1. Velocidade de operação:

A contabilidade online possui o uso da nuvem, o que acaba fazendo com que o modelo opere em alta velocidade. Essa alta velocidade é feita através da inserção de dados no softwares, possibilitando relatórios mais rápidos, diferentemente do modelo tradicional.

2. Backups:

A contabilidade tradicional possui uma desvantagem nesse quesito, pois há uma grande chance de perda de dados. Esses dados podem ser perdidos por conta do seu armazenamento local e em forma de papel, já que pode haver fatores externos que danificam os mesmos.

Com relação à contabilidade online, esse risco é reduzido pois o armazenamento é feito através de softwares, no disco rígido e em outras unidades que possibilitam o backup de dados.

3. Custos:

Em questões financeiras, a contabilidade online chega a ser mais econômica. Isso se dá pela maior acessibilidade do software e de licenças de contabilidade. Já a contabilidade tradicional requer diversos gastos com materiais de escritório, sendo esse um dos principais gastos para as pequenas e médias empresas. 

Além disso, para que não haja dúvidas, aqui está um comparativo referente as suas diferenças:

10 benefícios dos contadores digitais em relação aos contadores tradicionais:

Com o cenário mundial, a adequação dos diversos setores à implementação da tecnologia foi algo de extrema urgência. Segundo o relatório de Tendências do trabalho divulgado pela Microsoft, o comportamento social mundial teve uma alteração significativa, pois cerca de 85% dos funcionários brasileiros afirmam que a sua produtividade não foi afetada pelas mudanças na forma de trabalho, híbrido e remoto.

“Não há como apagar a experiência vivida e o impacto duradouro dos últimos dois anos, pois a flexibilidade e o bem-estar se tornaram inegociáveis para os funcionários. Ao abraçar e se adaptar a essas novas expectativas, as organizações podem direcionar sua equipe e seus negócios para o sucesso a longo prazo”.

Jared Spataro, vice-presidente corporativo de Trabalho Moderno da Microsoft

Em relação ao setor de contabilidade, a adequação às essas tecnologias não seria diferente. A abordagem contábil tradicional foi afetada e deu espaço para a contabilidade online, aqui estão alguns benefícios dos contadores digitais:

1. Flexibilidade:

Atualmente, os contadores online oferecem pacotes que cabem no seu bolso. Você pode definir que tipo de benefícios quer, pode escolher e alterar os pacotes sem que haja custos. Além disso, ainda há pacotes que você paga apenas quando utilizar, garantindo assim  a sua fidelização e a abordagem certa para o seu negócio.

2. Melhor planejamento:

Essa vantagem permite que você tenha acesso aos seus documentos 24 horas por dia, 7 dias por semana, e que possa administrar as suas finanças planejadamente de acordo com a sua necessidade do momento. Aqui você pode fazer planejamentos curtos,  médios e longos sem precisar sair de casa e tendo tudo registrado na palma da sua mão. 

3. Reduz o tempo de execução das tarefas:

Com o uso das inovações tecnológicas e dos softwares de otimização, você tem a redução do tempo de execução das tarefas e consequentemente uma maior liberdade para gerir-las. Já que o tempo para elaborar uma cotação ou um pagamento dispensa terceiros e pode ser feito através de qualquer dispositivo móvel.

4. Decisões melhores:

Com o uso das informações certas você pode tomar decisões melhores e isso também vale para o seu negócio. A contabilidade on-line fornece as informações para tomar melhores decisões, o que significa que você gasta menos, gera mais receita e, ainda, obtém mais lucro.

5. Segurança:

A utilização de softwares permite uma maior segurança, pois tudo é feito através da criptografia de nível bancário como padrão. Dessa forma, os seus dados estão seguros quanto possível e não estão suscetíveis a vírus ou hackers.

O impacto da digitalização no sistema contábil tradicional:

A automação e a implementação de novas tecnologias no setor de contabilidade trazem diversos benefícios para os clientes e para os escritórios, pois trazem a inovação para os pequenos e médios negócios e possibilitam uma maior adesão mercadológica através da implementação da contabilidade online.

Até pouco tempo atrás os contadores faziam a execução manual dos processos nas empresas, mas não é esse o cenário que vemos, atualmente, nos maiores escritórios de contabilidade. Esse profissional tem deixado os seus processos manuais e tem se tornado um profissional com características estratégicas e criativas fortes. 

É nítido que a contabilidade 4.0 veio para ficar e para se expandir cada vez mais, porém é necessário cautela na escolha dos softwares e na adesão de documentos online. 

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