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Documentação física ou documentos online: qual pesa mais no seu bolso?

pessoa utilizando calculadora para analisar custos de armazenagem de documentos
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Documentação física ou documentos online: qual pesa mais no seu bolso?

Será que manter documentos físicos realmente vale a pena em 2022?

Documentos moldam o histórico, a imagem e até mesmo o legado que sua instituição de ensino carrega. Isso porque são arquivos, recorrências e contratos que norteiam o ponto mais primário do ecossistema histórico e, por isso, uma série de fiscalização e cuidado são dispensados em sua preservação.

Mas você sabe quanto custa um modelo de armazenagem tradicional? Asseguramos que, para além de custo financeiro, existem outros desafios que as instituições enfrentam: a integridade e conformidade da sua instituição em relação às legislações vigentes também estão em xeque. Será que vale o risco? É sobre isso que vamos conversar no post de hoje.

Quanto vale a evidência histórica da sua instituição?

Em 2020, uma matéria do G1 mostrou a realidade de uma escola bilíngue em São Paulo, que perdeu anos de documentos, contratos e históricos escolares em uma enchente. Além dessa possibilidade, diversos outros fatores devem ser levados em consideração: uma vez que existem chances de roubos, fraudes e até mesmo danos do tempo em documentos que precisam, por lei, serem mantidos em segurança e em local propício para integridade física — se assim for sua forma de armazenamento.

A gente perdeu muitos documentos importantes que estavam na nossa sala nos andares de baixo. Então essa foi uma decisão de segurança também”, alega Luciana, sócia da instituição, segundo a matéria do G1.

Outro ponto é o prejuízo com a fiscalização e com os próprios pais e alunos da sua instituição de ensino. Contratos são evidências imprescindíveis para a transparência e, qualquer ato ou termo deverá ser previsto nas entrelinhas de cada documento: é o principal argumento quando, porventura, uma intervenção judicial é feita (assim como também é a principal defesa de ambos os lados do acordo).

Uma pesquisa da AIIM (Association for Information and Image Management), mostra que há um gasto no total de $20,00 dólares para arquivar documentos manualmente, $120,00 para localização de documentos arquivados e $220,00 dólares para refazer um documento físico perdido — anualmente, por funcionário.

Isso, sabendo que são necessárias diversas mãos de obra para especificamente esse tipo de gestão, que leva-se 25 horas para apenas recriar um documento e que, a cada 20 documentos físicos, 1 deles exige retrabalho por erros, extravios ou perdas ocasionais.

Faça as contas! Vale a pena?

Além dos custos operacionais dessa gestão, entram os riscos de multas por má preservação e gerenciamento desses documentos. Conjuntamente com isso, também é importante pontuar a lentidão desse ecossistema. Se a secretaria não tem mais espaço, existe um prazo excessivo para a entrega de documentos e assinatura de contratos, essa rotina realmente atua no máximo de performance que sua equipe pode oferecer?

E quanto aos contratos perdidos pela lentidão interna?

Também é prejuízo. Potenciais alunos que a sua instituição perde por uma infraestrutura ultrapassada, reflete diretamente no seu fluxo de caixa. O fato da sua gestão gastar muita energia com questões que poderiam ser resolvidas com armazenamento em nuvem, por exemplo, pode comprometer:

  • O andamento de projetos
  • A integridade e consistência dos dados
  • Entrega de resultados
  • Calendário pedagógico
  • O nível de sustentabilidade da sua instituição
  • Seu destaque frente outras escolas e universidades
  • O acúmulo excessivo de demandas
  • A sobrecarga da secretaria

Esse congestionamento interno é tão nocivo porque, involuntariamente, impacta na imagem que a sua instituição vai carregar. A gestão manual é repetitiva e muitas vezes redobrada, já que fica propensa à uma margem de erro inflada.

Como converter a perda em lucratividade?

A organização é um dos pilares mais essenciais de todo o projeto, empresa, instituição e etc. Em seguida, surge a praticidade como fator quase obrigatório, haja vista que hoje vivemos no que é considerada a Era da agilidade. O perfil comportamental de todo o tipo de consumidor, baseia-se na lei do menor esforço.

Por fim, a diminuição de custos operacionais emerge como a chave de ouro de uma gestão de sucesso. Um exemplo disso é a própria Nubank: um banco digital, simples e moderno, que consegue oferecer seus serviços gratuitamente (ou por um preço mínimo) — justamente por não gastar com espaço físico, papelada e procedimentos tradicionais. Resultado? Alta aderência dos usuários pela facilidade, flexibilidade e baixo custo.

Por onde começo?

Otimize! Você sabia que, nesse período de matrículas e rematrículas, diversas escolas do país já estão adiantadas no processo com a assinatura digital? A operação é simples e evita filas, super loteamento e possíveis desistências dos pais e alunos da sua instituição. Você prefere esperar que o responsável do seu aluno tire um dia para sair do trabalho mais cedo, só para assinar a rematícula? Ele pode assinar instantaneamente de onde estiver, em menos de 1 minuto.

Com seus processos oferecidos digitalmente, você consegue:

  • Maior agilidade na efetivação de matrículas e termos de autorização
  • Praticidade e clareza na emissão de contratos (tanto para funcionários e fornecedores, quanto para pais ou alunos).
  • Custos mínimos
  • Validade e amparo jurídico, configurado pela lei 14.063/2020

E o que muda nos meus documentos?” Fácil!

  • Armazenamento em nuvem, mais segura do que armazenamento físico
  • Controle e localização ágeis e automatizadas
  • Tecnologia blindada contra acessos desconhecidos
  • Diminuição do retrabalho, vai e vem de documentos, margem de erro e acidentes

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