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20 ferramentas para controle de atividades remotas

imagem de uma mulher japonesa utilizando um notebook
Negócios

20 ferramentas para controle de atividades remotas

O controle de atividades remotas é uma das maiores preocupações dos gestores agora que o trabalho remoto e híbrido chegsaram para ficar. No entanto, a tecnologia para o ramo empresarial já avançou bastante e existem inúmeras ferramentas para realizar esse monitoramento de produtividade mesmo à distância.

A Clicksign listou opções de plataformas que podem melhorar a maneira de trabalhar da sua equipe, permitindo que cada colaborador escolha de onde deseja realizar suas atividades sem comprometer em nada sua performance. Continue a leitura e descubra quais são estas alternativas.

Conheça 20 ferramentas para controle de atividade remotas

Separamos as melhores opções de ferramentas de controle de atividades remotas que podem ajudar empresas de diferentes setores. Confira quais são!

Ferramentas de produtividade e trabalho a distância

A gestão de tarefas também pode ser otimizada no home office!

1. Basecamp

Essa é uma ferramenta para gestão completa de projetos e entre suas funcionalidades podemos citar o controle de atividades, organização de metas, bate-papo em grupo e armazenamento de arquivos relacionados à demanda. Com uma interface intuitiva, o software permite a criação de diferentes espaços para clientes e times, facilitando a organização e o acesso às informações de onde estiver.

Não apenas seu time pode utilizar essa opção para acompanhar a evolução das tarefas, mas também seus clientes, visto que o Basecamp tem a opção de adicioná-los ao banco de dados para que seja possível receber notificações das atividades em que se está marcado. No entanto, essas pessoas de fora da empresa só terão acesso àquilo que seu time permitir, então, não se preocupe.

Existe uma versão gratuita que limita os recursos a serem usados, mas, normalmente, as empresas optam por pagar o software para acessar todas as funcionalidades dessa plataforma.

2. Trello

O Trello é outra plataforma para gerenciamento de tarefas. Sua interface funciona a partir da criação de quadros em que a equipe pode criar cartões com suas demandas. Esse software utiliza o método Kanban – uma forma de organização que utiliza lembretes para garantir o fluxo de tarefas – para oferecer aos usuários uma solução de gestão simples e intuitiva de se trabalhar.

Dentro dos quadros, os integrantes de cada time podem criar checklists, adicionar notas, arquivar documentos relacionados à atividade e muito mais.

Apesar de existir uma versão gratuita dessa interface, ela é limitada em recursos e em quantidade de pessoas cadastradas na equipe. Você pode escolher pagar uma taxa anual e utilizar todas as ferramentas, além da possibilidade de cadastrar até 100 colaboradores na plataforma para que todos estejam integrados no fluxograma de demandas.

3. Asana

O Asana é mais uma das ferramentas para controle de atividades remotas que a sua equipe pode utilizar. O software também tem como base a metodologia Kanban. Um diferencial é a integração com outros aplicativos de gestão e a possibilidade de visualizar, através de gráficos, o tempo utilizado para realizar cada tarefa cadastrada na plataforma.

Essa opção também possui uma função de fórum de discussão em que a equipe pode colocar comentários sobre a demanda e entender a melhor forma de realizar aquele trabalho. É possível também escolher entre mais de 50 templates para que a interface se adapte da melhor forma a cada projeto.

A versão gratuita limita o acesso para até 15 colaboradores e, também, a quantidade de tarefas cadastradas. No entanto, existem opções pagas para liberação de mais funções.

4. To do-ist

O To do-ist é uma ferramenta para gerenciamento de atividades por meio de listas personalizáveis. Ele tem uma interface simples e fácil de navegar, que permite visualizar todas as demandas do dia e verificar o status de cada uma delas. Com essa plataforma você pode criar um plano de ação pessoal ou coletivo, conseguindo gerenciar melhor as atividades.

Assim como os demais citados, esse site tem a versão gratuita e também alguns planos pagos, que possuem outras funcionalidades.

5. Confluence

O Confluence é uma área de trabalho que a equipe pode utilizar como um espaço colaborativo. Nele, é possível criar projetos, organizar e armazenar arquivos, coordenar o time de colaboradores e agrupar todas as informações mais importantes para o andamento das demandas.

É possível também monitorar o prazo de cada atividade, bem como suas metas e quem são os responsáveis por essa tarefa. Da versão gratuita à mais completa, existem inúmeras funcionalidades nessa plataforma. Por exemplo, ao contratar o plano empresarial, tem-se acesso ao acompanhamento de dados e insights sobre a produtividade da equipe.

6. Artia

Essa é uma plataforma de gestão de tarefas que é considerada uma das mais completas do mercado. Além de oferecer as funcionalidades já vistas em outras ferramentas com o mesmo objetivo, a Artia permite o acompanhamento em tempo real das horas trabalhadas em cada demanda.

Os cartões de tarefas são customizáveis, é possível deixar comentários para outros membros da equipe em cada atividade e ainda monitorar a gestão de riscos de alguma tarefa estratégica, evitando quaisquer consequências negativas para o negócio. Suas funcionalidades ajudam a otimizar tempo e resolução de problemas.

É possível fazer um período gratuito de teste ou optar por alguns dos planos mais completos.

7. Tandem

Enquanto algumas ferramentas de produtividade e trabalho a distância apenas permitem a visualização das demandas a serem feitas, o Tandem integra a equipe em sua interface e permite que os colaboradores trabalhem ao mesmo tempo em uma mesma atividade. Isso facilita a tomada de decisão, otimiza o tempo em cada atividade e evita desencontro de informações.

Utilizando esse recurso também é possível compartilhar sua tela e deixar que outras pessoas acompanhem sua apresentação enquanto explica o que for necessário. Essa plataforma ainda pode ser integrada a outras soluções de gestão de trabalho remoto.

8. Remember the Milk

Uma ferramenta que permite a cada colaborador ou equipe listar todas as tarefas que devem ser realizadas, bem como as subtarefas, prazos e outros detalhes que melhoram a organização da empresa. O programa emite avisos para relembrar cada membro do que é mais urgente ou quais as demandas programadas para o dia. Assim, é possível ter uma visão otimizada do cenário da empresa e melhorar o autogerenciamento de tempo.

Essa é uma opção gratuita que pode ajudar – e muito! – sua empresa.

Comunicação empresarial

9. Slack

Um software de comunicação empresarial em que você, gestor, e toda sua equipe podem tirar dúvidas em grupo, fazer chamadas individuais para realizar alinhamentos e compartilhar arquivos a qualquer momento. Como é possível se conectar com qualquer colaborador por meio de ligações, muitas questões que surgem no dia a dia do trabalho são resolvidas de forma mais simples e ágil.

Dessa forma, não importa se a equipe está trabalhando de modo 100% remoto ou híbrido, os atrasos em demandas por demora para respostas não ocorrerão mais. Na versão mais completa da plataforma, o Slack ainda conta com outras funcionalidades para otimizar os processos de seu negócio e você poderá ter acesso a essas opções a partir do pagamento de uma taxa mensal.

No entanto, se não precisar de um mecanismo com tantas funcionalidades, pode utilizar a versão gratuita da plataforma.

10. Microsoft Teams

A plataforma de reuniões por vídeo chamadas da Microsoft é uma forma de integrar a comunicação de sua equipe, compartilhar arquivos e transmitir eventos em tempo real. O Teams pode ser integrado com a maioria das outras opções da empresa que o criou e tem um limite de 10GB de armazenamento na versão gratuita.

Existem planos mensais pensados para pequenas empresas que ampliam algumas funcionalidades e o número de acessos simultâneos. A Microsoft também oferece um pacote mais completo, para grandes negócios e que precisam compartilhar muitos arquivos e realizar diversas chamadas de uma vez.

11. Google Meet

O Meet é, provavelmente, a ferramenta de reuniões online mais utilizada pelo público. Ela possui funções de chamada de vídeo e compartilhamento de tela, mas o grande diferencial dessa opção é sua integração com outros programas do Google. Por exemplo, é possível programar chamadas diretamente do Google Agenda, deixando no calendário de todos os convidados o horário marcado e o link de acesso.

Para reuniões também é muito útil as opções de lousa interativa ou enquetes feitas na própria aba da chamada. Na versão paga dessa ferramenta, é possível fazer ligações de vídeo com até 150 pessoas em uma mesma sala.

12. #matrix

Essa plataforma de comunicação empresarial simula, no ambiente online, o que seria um escritório tradicional. Ou seja, são criadas salas para cada equipe, replicadas as salas de reunião e até espaços comuns da empresa, como a copa. Tudo isso pode ser acessado rapidamente, pois, como é a simulação de um escritório, as áreas acabam se integrando.

Essa ferramenta é gratuita e é uma forma mais descontraída de otimizar processos no trabalho remoto.

13. Skype

O Skype é outro software da Microsoft para realização de videoconferência e, até mesmo, funções de ligação de voz a partir de telefones comuns. É também possível conversar por chat, transferir arquivos e muito mais com acesso de diferentes dispositivos. Com essas opções a comunicação de sua empresa fica mais simples e ágil.

A ferramenta é totalmente gratuita e pode ser baixada para dispositivos de qualquer sistema operacional.

Ferramentas para suporte remoto e armazenamento

14. Team Viewer

Sabe aqueles problemas técnicos que apenas a equipe de TI conseguiria resolver? O Team Viewer serve para evitar que alguém precise se deslocar até a sede da empresa para buscar uma solução com seus colegas. Essa ferramenta de acesso remoto funciona mesmo para sistemas robustos, permitindo que outro membro da equipe acesse seu dispositivo a distância e mexa no que for necessário.

Esse software ainda possui outras funções como acesso a celulares permitidos e ainda suporte para Realidade Aumentada. Apenas por evitar desgastes e a perda de horas de trabalho para se deslocar de onde está, essa é uma opção que já otimiza muito o dia a dia de empresas com muitos colaboradores.

15. Google Drive

O armazenamento de documentos na nuvem é um dos recursos mais necessários para equipes que trabalham de modo remoto. Além de permitir que o usuário suba diversos formatos de arquivos para sua memória, o Google Drive tem diversas integrações com outras ferramentas da Google, permitindo que integrantes da equipe acessem e alterem o que precisarem, independente de onde estejam.

Apesar de ter uma versão gratuita e que é de amplo acesso do público, é possível contratar a versão empresarial da plataforma para ter mais espaço na nuvem. Afinal, uma equipe toda precisa colocar muito mais documentos online do que um usuário normal.

Aprenda mais sobre a transformação digital na gestão de documentos e entenda as vantagens de se optar por esse tipo de ferramenta!

Recursos humanos e gestão de equipe

16. The Pomodoro Tracker

O método Pomodoro é uma forma de aumentar a produtividade se baseando na criação de ciclos de trabalho mais curtos, com pequenas pausas entre eles para aumentar a eficiência de um colaborador. The Pomodoro Tracker é uma ferramenta que cronometra os momentos de descanso e a hora de produzir, ajudando a pessoa a se organizar em sua demanda sem precisar checar o tempo todo se já está na hora de concluir o ciclo.

Essa plataforma é gratuita e pode ser acessada de computadores, celulares ou tablets. Você também pode adicionar algumas tarefas no tracker para que ele mostre qual a próxima demanda a ser iniciada.

17. Clicksign Assinatura

Um dos recursos necessários para fazer uma boa gestão de forma remota é o uso das assinaturas digitais. Elas podem ser usadas para fechar contratos e assinar documentos de diversos tipos apenas com alguns cliques, sem precisar sair de onde está e permitindo que a gestão de um negócio funcione mesmo a distância.

A Clicksign Assinatura é uma aplicação que te ajuda a realizar esse processo de validação de forma rápida e segura, garantindo agilidade nas liberações de documentos e otimizando seu trabalho. É possível experimentar essa ferramenta de forma gratuita por 14 dias ou contratar o plano mensal.

18. Toggl

Essa é uma plataforma para gerenciar as horas trabalhadas por demanda. Assim, cada colaborador pode fazer um controle pessoal de sua produtividade e os gestores conseguem entender onde estão os pontos críticos da operação, ou o que necessita de mais tempo para ser realizado.

O Toggl é uma integração comum em algumas plataformas de controle de tarefas, como o Artia. No entanto, se já possui uma forma de organizar o fluxo de atividades, é possível contar com esse software da mesma maneira. Suas opções mais avançadas oferecem, inclusive, comparativos dos registros de produtividade.

19. ContaAzul

Essa é uma solução para a gestão financeira de pequenas empresas que estão trabalhando de forma remota. A plataforma permite monitorar o fluxo de caixa, organizar as finanças e ainda oferece gráficos mais completos para que fique fácil identificar qualquer mudança nas contas de seu negócio.

A ContaAzul é de grande auxílio para gestores e os setores de contabilidade. Também é possível fazer o acompanhamento de tributações e muitas outras funcionalidades que estão disponíveis perante à contratação do plano empresarial.

20. Factorial

Para o controle de horários e ponto online, o Factorial é uma excelente opção. Ele consiste em uma plataforma na nuvem que permite gerenciar os momentos em que os membros da equipe entram e saem de seu turno. É uma ótima forma de facilitar o dia a dia do setor de RH, pois ajuda a controlar as ausências e também os turnos.

Não existe uma versão gratuita dessa plataforma, mas existem pacotes de diversos preços. Os planos mais completos incluem, ainda, funcionalidades de gestão de talentos.

Veja também nosso conteúdo sobre os prós do RH digital!

Acompanhe o blog da Clicksign para ter ainda mais dicas de como melhorar a operação de sua empresa para além das ferramentas de controle de atividades remotas! Até o próximo post!

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