KPI: o que é e como pode melhorar a gestão do seu negócio?

KPIs são Indicadores-Chave de Performance, tanto que é isso que significa em inglês (Key Performance Indicator), língua em que usamos sua sigla. Mas você sabe porque essa ferramenta de gestão é uma das mais importantes a serem aplicadas ao seu negócio? E como esses indicadores podem levar sua empresa ao sucesso?

As empresas que acompanham periodicamente suas estratégias de perto, em diversas áreas, têm mais chances de serem bem sucedidas, e por isso o KPI é importante. Que tal entender a fundo sobre esse assunto e já começar a planejar a melhora de desempenho de sua equipe?

O que é KPI?

Já pincelamos acima que o acrônimo KPI significa Key Performance Indicator e, traduzido, é o que conhecemos como Indicadores-Chave de Performance. Até aí nada muito esclarecido, mas tenha calma.

É possível afirmar que o KPI é uma forma de medir se uma ação tomada está, efetivamente, atingindo os objetivos planejados pela instituição.

Isto é, eles são utilizados para avaliar se iniciativas, atitudes ou ações adotadas pela empresa estão superando as expectativas do público quanto ao que foi anteriormente prometido – porque sim, houve uma promessa em forma de planejamento de atuação.

Já diria Robert Kaplan, “o que não é medido não é gerenciado”, ou então, completava Peter Drüker (pai da administração) que “se você não mede algo, você não pode entender o processo. Se você não entender o processo, você não consegue aperfeiçoá-lo”.

E é justamente sobre essas premissas que os Indicadores-Chave de Performance se baseiam para melhorar a condução de um negócio. O uso dos KPIs corretos podem ser extremamente eficazes como uma forma de crescimento do seu negócio baseado em boas práticas (advindas de hipóteses e experimentação) — o famoso Growth Hacking.

KPIs primários e KPIs secuncários

É importante você saber que existem indicadores-chaves que os C-Levels da empresa querem ver, e os indicadores-chaves que os gerentes, gestores e supervisores preferem para o desenvolvimento de estratégias e resultados. Num exemplo voltado para a área do marketing, estes são eles:

1. KPIs primários: leads, tráfego, custo de aquisição por lead, taxa de conversão, receita total, receita por compra;
2. KPIs secundários: custo por lead em cada estágio do funil; assinantes da newsletter; assinantes do blog; visitas recorrentes no blog; custo por visitante; origem do tráfego (orgânico, pago, redes sociais, direto, email e outros); preço médio por transação;

Porém, existem também os KPIs práticos, que são:

• pageviews;
• visitas por página;
• taxa de bounce rate;
• melhores landing pages;
• page rank;
• palavras-chave mais pesquisadas (que têm ligação com seu negócio);
• conteúdos mais lidos/visitados;
• tráfego;
• visitantes (novos x recorrentes);
• interações sociais.

Existe diferença entre KPI e Métricas?

A linha é tênue, mas sim, eles são coisas diferentes que se complementam. Vamos explicar.

Os KPIs não são o mesmo que métricas ao ponto que eles são absolutamente importantes para o seu negócio e o que ele objetiva com X ação.

As métricas, por sua vez, representam apenas algo que pode ser medido, e não relação com o objetivo final.

Porém – e aqui está o pulo do gato que gera a confusão e une as duas expressões –, o fato é que, se as métricas tornam-se relevantes para uma estratégia, então elas podem virar indicadores-chaves de performance.

Se você sabe o que tem de ser medido (a métrica), ela será então um indicador-chave importantíssimo às decisões inteligentes advindas de suas análises.

Afinal, como escolher um bom e efetivo KPI?

Preliminarmente, é preciso saber o que é relevante para a visão do seu negócio. Ou melhor, qual é o seu objetivo negocial ao buscar estabelecer métricas e KPIs.

Defina o que seu negócio busca otimizar, e em qual setor, lembrando que o KPI por ser aplicado a todos:

• no marketing digital e vendas: custo por lead (CPL), leads por canal, ticket médio, taxa de conversão, retorno sobre o investimento (ROI), etc;
• na gestão de estoque: taxa de rotatividade, precisão de previsão de demanda, custo de retenção, média de dias para vender o estoque, prazos de execução, índice de qualidade de fornecedor, etc;
• no seu escritório de advocacia e contabilidade: indicadores de marketing jurídico ou contábil (voltamos ao primeiro da lista), JPIs de aquisição de clientes, KPIs de relacionamento com o cliente, KPIs de produtividade interna do escritório, indicadores financeiros, etc.

Para escolher o KPI perfeito para seu negócio, analise essas 5 características:

1. Disponibilidade de mensuração

É óbvio, mas é uma das características mais importantes: você precisa ser capaz de mensurar e analisar uma métrica para que ela se torne um indicador-chave que demonstre corretamente as performances.

Por exemplo, se estamos falando de quantificar leads como KPI, é preciso começar a gerá-los. Quer saber o ticket médio? Meça o ticket atual, se tiver dados concretos e concisos (Um ERP de gestão e a integração de sistemas por APIs é super importante nessa mensuração!).

2. A importância do KPI para seu negócio

O KPI escolhido tem que estar intimamente ligado a uma estratégia do negócio e a um objetivo principal a ser atingido.

Quer vender mais? O KPI tem que de mostrar como está o crescimento. Quer entender por que seu escritório, mesmo com X funcionários, não está sendo tão produtivo? Escolha um KPI ligado à análise da produtividade diária, e só assim serás capaz de otimizar isso.

Identifique as dores do seu negócio e cure-as.

3. Fuja dos indicadores estabelecidos por “capricho”

Nunca, jamais, opte por indicadores de vaidade. Eles não mostram resultados, mas levantam palmas. Não funciona, não tem objetivo, e tampouco plano de melhoria.

Comentários, curtidas e compartilhamentos em redes sociais, por exemplo, não são importantes. Eles apenas parecem. O que está por trás disso é o que você tem de focar.

4. O poder de ajuda na tomada de decisões assertivas

Dados e informações são sua base forte. Suas escolhas inteligentes vem daí! Tenha uma boa mensuração, mas também um capital humano que saiba interpreta-los coerentemente e indicar o melhor caminho para a empresa.

5. A periodicidade da mensuração

É preciso medir KPIs com religiosidade, pois apenas assim, pelo acompanhamento, é possível entender o que funciona e o que não funciona.

Ademais, as decisões também devem ser periódicas.

Faça-se essas perguntas antes de definir os indicadores-chaves:

• o objeto é específico?
• é possível medir o percurso para alcançá-lo?
• é uma meta relevante para meu negócio?
• quanto tempo será necessário para conseguir o objetivo?

Como monitorar KPIs?

Planilhas, dashboards, quadros interativos e o que mais fizer sentido para a realidade da sua equipe! O mais importante é ter uma base de dados concreta, que permita medir os objetivos de uma forma real, isto é, que garanta que eles reflitam a realidade do negócio.

Trabalhe com objetivos e estratégias que condizem com sua empresa e o futuro que você pretende dar a ela, e sempre com dados concretos! A um futuro de sucesso, e além!

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