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Lean office: 8 práticas para otimizar o escritório

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Lean office: 8 práticas para otimizar o escritório

Se você trabalha com fluxos de informações e conhecimentos, muito provavelmente tem uma metodologia ágil de organização – tanto para a produção do seu trabalho como também para a sua propagação. E acreditamos que estes seus processos seguem as técnicas de lean office, correto?

No caso de a resposta ser positiva, você está no caminho certo! Porém, se sua resposta for negativa, também temos uma boa notícia: a Clicksign preparou um conteúdo enxuto – tal como o processo que queremos ensinar – acerca do conceito, com vantagens e forma de implantação dessa metodologia de otimização de processos administrativos.

Lean Office: o que isso significa?

Antes mesmo de entender o conceito de lean office, ou escritório enxuto, é preciso saber sua origem.

Não é novidade para ninguém que a chegada das máquinas e a otimização da produção industrial se deu por meio de automatização de processos, visando maior produtividade de forma eficiente e com diminuição de erros e sem desperdícios de recursos industriais.

O conceito acima é claramente o de Lean Manufacturing e fruto de uma filosofia desenvolvida por Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota e criador do Sistema Toyota de Produção.

Seguindo esta linha de raciocínio, a filosofia do lean office é basicamente uma adaptação do modelo de gestão industrial para a otimização de processos administrativos, focando sua produção em processos de agregação de valor.

Esta metodologia busca a diminuição de desperdícios (de tempo, espaço e produção de conhecimento) e aprimoração de processos administrativos de maneira a deixá-los mais enxutos e certeiros por meio de uma “mão não humana”, mas organizacional, afinal, inteligência artificial e tecnologia também advêm de máquinas, não é mesmo?

Quais são os desperdícios do Lean Office?

Como relatado, a tradução literal de lean office é escritório enxuto, e para que você saiba o que deve ser otimizado é importante ter ciência do que está sendo prejudicado com seu dia a dia administrativo.

Todo desperdício, assim como o exagero, é extremamente ruim quando se trata de produções, e mais preocupante fica quando concebe-se que os prejuízos vão muito além de produtos físicos, e podem ser tidos como tudo que não agrega valor ao seu cliente.

Fizemos um checklist para que você risque esses erros da sua rotina e modifique seu fluxo administrativo:

  • esperas por aprovações;
  • espera pela disponibilidade de informação que deveria estar acessível;
  • movimento improdutivo: aquele que não agrega valor, seja por falta de organização, comunicação e planejamento;
  • processamentos desnecessários;
  • excesso de produção;
  • defeitos na produção e retrabalho;
  • desperdícios intelectuais;
  • sistemas frequentemente fora do ar;
  • ausência de pontualidade;
  • desorganização documental;

Você já consegue visualizar algumas mudanças que podem ser feitas? Continue a leitura!

5 Etapas de implantação de um Lean Office

Identificados quais pontos acima poderão ser otimizados, chegou a hora de buscar entender quais pilares você deve se apoiar para aplicar a automação de processos que não necessitam ser feitos especificamente por você.

Para isso, é necessário identificar pontos-chave em sua implementação e aplicá-los nas seguintes etapas:

  1. identificar o valor: nesse caso, é mutável porque são produções advindas de processos cognitivos ;
  2. mapear o fluxo de valor: trabalha-se com informações e conhecimento crescentes;
  3. fluxo contínuo: fluidez do processo por interações necessárias, continuadas e em ordem lógicas;
  4. estabelecer a produção puxada: definir produção a partir da demanda do escritório;
  5. zero defeitos: melhoria organizacional regular;

Vale destacar que essas fases podem ser implementadas em qualquer setor administrativo visando melhorias, de modo que a otimização de rotinas de trabalho só trazem benefícios ao profissional.

Benefícios de sua implantação

A implementação da filosofia e metodologia lean office traz diversos benefícios para seu escritório, para seus clientes e, consequentemente, para o seu bolso. Acreditamos justo citar 3 benefícios que englobam essas vantagens, sendo eles:

  • maior ganho financeiro pela diminuição de gastos desnecessários;
  • preservação de tempo e saúde mental para melhor contínua em processos cognitivos já que, após a implementação, a estrutura de trabalho estará padronizada;
  • melhora contínua da qualidade do trabalho realizado e assim, maior valor agregado aos clientes;

Práticas lean office para otimizar seu escritório

Neste momento você já assimilou tudo o que a metodologia do escritório enxuto tem para oferecer, é hora de saber te ter alguns exemplos usuais de como aplicá-la– gradualmente, nós indicamos! – nas atividades administrativas.

  1. advogado ágil em escritórios de advocacia;
  2. digitalização de documentos;
  3. armazenamento de documentos na nuvem;
  4. atendimento, quando possível, via WhatsApp;
  5. assinaturas de contratos online;
  6. assinatura digital e assinatura eletrônica;
  7. o uso de pagamentos instantâneos no dia a dia profissional para autenticação de contratos
  8. validação online de documentos físicos;

E aí, após ler nosso conteúdo já descobriu que você já faz o uso de alguma técnicas escritório enxuto? O futuro é agora, e as transformações digitais estão aí para serem aplicadas ao seu favor, e nisso a ClickSign também pode te auxiliar!

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