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Matriz de Eisenhower: como definir prioridades no trabalho?

Homem negro careca com óculos e expressão pensativa.
Tecnologia e Negócios

Matriz de Eisenhower: como definir prioridades no trabalho?

Organizar as tarefas pode ser um desafio para quem se vê envolto em afazeres e não consegue tornar a rotina eficiente. Você já ouviu falar na Matriz de Eisenhower? É uma estratégia de priorização de tarefas que vem sendo utilizada em empresas e tem o poder de mudar a forma como você se relaciona com as demandas.

Um dos primeiros passos para organizar tarefas é fazer uma lista de pendências, correto? Mas como escolher o que vai ser feito primeiro, principalmente em uma rotina em que não se tem tempo suficiente para fazer tudo?

A Matriz de Eisenhower pode te ajudar. Esse é o tema do nosso post de hoje. Quer saber como? Continue a leitura!

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma técnica que tem o objetivo de ajudar a priorizar as tarefas do dia a dia, para, assim, fazer uma melhor gestão da carga de trabalho.

Também é conhecida como matriz urgente/importante ou matriz Eisenhower e tem esse nome em homenagem a Dwight D. Eisenhower, 34º presidente dos Estados Unidos e um general de cinco estrelas. Ele era bastante conhecido por atingir os mais impressionantes níveis de produtividade, sendo referência para o gerenciamento de tempo e estabelecimento de metas.

Com essa estratégia, todos são capazes de avaliar suas tarefas e priorizá-las, para que a sua realização seja mais efetiva, aproveitando melhor o tempo e evitando sobrecargas desnecessárias.

Como a Matriz de Eisenhower ajuda a priorizar tarefas?

Podemos resumir que a Matriz de Eisenhower funciona com base em dois princípios unânimes: urgência e importância. O intuito dessa estratégia de organização é fazer com que você não perca tempo com tarefas menos urgentes e importantes e foque suas melhores energias e habilidades no que realmente importa.

Leia também: 10 técnicas de gestão de tempo infalíveis para ter resultado focado.

Entendendo o quadro de prioridades do Método Eisenhower

Compreendendo o conceito da Matriz é hora de organizar o que precisa ser feito seguindo a metodologia que a estratégia propõe. Faça a sua lista de tarefas e, em seguida, organize-a segundo os quadrantes da Matriz de Eisenhower.

Quadrante 1: urgente e importante

No quadrante 1 devem ficar aquelas atividades que devem ser feitas de imediato e que, se não forem realizadas, comprometerão as suas metas a longo prazo, ou seja, não executá-las imediatamente poderá trazer consequências negativas.

Elas devem ser a sua prioridade no início do dia.

Quadrante 2: importante, mas não urgente

Neste quadrante você deve colocar aquelas tarefas que não são urgentes, mas são importantes para a empresa. A dica é planejá-las para outro momento, já que elas não afetam a sua meta a longo prazo e podem ser realizadas depois.

Quadrante 3: não importante, mas urgente

As tarefas que não são importantes, mas são urgentes são aquelas que devem ser concluídas rapidamente, mas não afetam diretamente a sua meta a longo prazo. Aqui é a oportunidade perfeita para delegar para outra pessoa da sua equipe.

Quando delegamos tarefas, estamos diminuindo a sobrecarga de trabalho e, ao mesmo tempo, oferecendo à equipe a chance de treinar outras habilidades.

Quadrante 4: não importante e não urgente

Neste quadrante você deve colocar todas as atividades que são consideradas de baixo valor, ou seja, aquelas que não são nem importantes e nem urgentes. Essas distrações podem estar tomando o tempo e atrapalhando a execução de tarefas mais prioritárias.

Essas tarefas podem ser eliminadas da sua lista, já que não farão diferença alguma nos resultados.

Com esses quadrantes preenchidos você vai conseguir visualizar melhor quais são as tarefas prioritárias e garantir a ordem de execução correta, fazendo com que sejam concluídas de maneira mais rápida.

Urgência x Importância: como diferenciar e priorizar

A maior dificuldade em utilizar a matriz Eisenhower pode estar em saber definir quais tarefas são urgentes e quais são tratadas como importantes. Mas não se preocupe, nós vamos te ajudar a entender melhor:

  • Tarefas importantes: Podemos definir que todas as atividades que tenham relação com os objetivos e metas são importantes, como, por exemplo, a criação de um projeto novo ou aquele relatório mensal;
  • Tarefas urgentes: São todas as atividades que possuem um prazo ou tem uma data limite que, se for perdida, consequências negativas acontecerão.

É claro que há a possibilidade de uma tarefa ser tanto importante quanto urgente, como um projeto que deve ser entregue até sexta-feira – isso é importante – e conforme essa sexta-feira vem chegando, ela vai se tornando mais urgente.

Quando utilizar a Matriz de Eisenhower?

Você pode utilizar a Matriz de Eisenhower toda vez que precisar organizar as suas tarefas, para planejar, priorizar, delegar ou agendar suas atividades, sejam elas diárias ou semanais. Você só tem a ganhar e a empresa também, com melhores resultados e maior produtividade.

Matriz Eisenhower e produtividade: uma união para alcançar resultados

Com o uso dessa estratégia para organização das tarefas diárias é possível gerenciar melhor o tempo no dia a dia e melhorar o rendimento no trabalho, direcionando os esforços de maneira mais eficiente.

Vale a pena também apostar na aplicação de ferramentas de automação de processos, para otimizar ainda mais as tarefas que não demandam planejamento ou análise intensa antes de serem executadas.

Outras técnicas de gestão de tempo e organização podem ser aplicadas, para evitar interrupções desnecessárias que custam caro à produtividade.

Em resumo, a matriz Eisenhower vem para ajudar no gerenciamento de tarefas e tempo de indivíduos e empresas. Vale a pena experimentar e medir os resultados.

Gostou das dicas de hoje? Esperamos que elas te ajudem a olhar para as tarefas de um jeito diferente e que os resultados apareçam em um curto espaço de tempo. Até o próximo post!

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