Otimizar os custos de TI é o que milhares de empresas em todo o mundo e em particular no Brasil, estão fazendo. Trabalhar com tecnologia da informação é muito mais do que ter uma empresa modernizada e atualizada com o que há de mais novo no universo corporativo. É uma forma de olhar para seu cliente e dizer para ele que sua empresa utiliza a tecnologia para o bem-estar dele. 

Ainda assim, a área de TI requer constantes investimentos para se antecipar às novidades. Nem todas as empresas podem fazê-los. Mas as que o fazem, entretanto, conseguem ao longo do tempo reduzir custos e tornarem-se mais competitivas. Ainda assim, existem soluções acessíveis no mercado, como as de empresas que usam tecnologia para facilitar processos de outras, que podem ser usadas para otimizar os custos de TI. 

Embora a maioria das empresas realize um planejamento financeiro que contemple muitas vezes o próximo ano, semestre ou trimestre, diversas variáveis podem ocorrer. Isso acontece diariamente, com mudanças na economia, taxa de juros ou entrada de outro player no mercado, entre outras coisas. Logo, é importante estar sempre atento. 

A seguir, vamos listar alguns passos para otimizar os custos de TI em seu empreendimento. 

Se desfaça daquilo que é ultrapassado

A sociedade está se transformando velozmente. Muito mais rápido do que podemos acompanhar. Por isso, é normal que muitos métodos e sistemas fiquem ultrapassados e caiam em desuso sem que percebamos isso. 

Dessa forma, é importante que seja feita uma força tarefa com os funcionários da área para reservar um dia e avaliar tudo o que precisa ser substituído, por estar antigo demais. Pensar nisso pode parecer insano, pois tudo que será jogado fora teve um custo. Entretanto, acredite, a longo prazo você vai notar que a produtividade do time vai aumentar com essa renovação.

Inove. Essa é uma forma otimizar os custos de TI

Estabelecer uma cultura de inovação é manter todo o time atualizado sobre o que há de novo no mercado. Mas não só isso. Inovar é uma prática que exige um olhar minucioso dos problemas ou dificuldades de um determinado cliente ou departamento interno. 

Hoje, há diversas ferramentas disponíveis que inserem a tecnologia nos processos internos de uma empresa. Essa é a forma mais fácil de inovar. Já que a tecnologia está pronta, basta aplicá-la dentro da organização. 

Automatize os processos para otimizar os custos de TI

Você já imaginou quantas atividades em sua empresa são rotineiras ou repetitivas? 

Muitas, não é?

Mas não se desespere. Isso é assim em muitas empresas. E pode ser mudado. Basta que para isso, se contrate sistemas automatizados e específicos para a área. Dessa forma, seu profissional não precisará perder tempo com tarefas que podem ser feitas por um aplicativo ou um SaaS. 

Faça investimentos para atualizar a infraestrutura de TI

Tudo o que sua empresa faz, desde o produto até a produtividade dos funcionários, que contenha recursos tecnológicos, faz parte da infraestrutura de TI. Investindo nisso, sua empresa ganha agilidade. Ela fica mais leve e veloz. 

O que, a princípio, seria uma despesa, se transforma em competitividade pois a produtividade dos profissionais que trabalham na empresa vai aumentar. Já que equipamentos mais antigos são geralmente mais lentos dos que os mais novos. 

Com isso, você vai otimizar os custos de TI, pois aumentará a agilidade em cada tarefa efetuada, ganhando em produtividade. Além disso, o custo com atividades repetitivas será menor.    

Guarde documentos na nuvem

Uma forma de otimizar os custos de TI é usar a nuvem para armazenar arquivos e documentos. Assim, os gastos com gestão e manutenção de data centers são reduzidos. Isso inclui despesas com ar condicionado e com os próprios softwares para administrar esses servidores.

Os sistemas baseados na nuvem não precisam ser instalados em cada máquina da empresa e os softwares podem ser utilizados online, de qualquer local com acesso à internet. 

Experimente usar um Software as a Service (SaaS)

Um SaaS é um tipo de software utilizado como um serviço. O que isso quer dizer? Simples. Ao invés de você comprar determinado programa em uma loja e ter que instalar esse aplicativo em cada computador da empresa, você contrata os serviços de um software que fica alojado na nuvem, totalmente online. 

E quais as vantagens de um SaaS? 

O SaaS é uma forma de otimizar os custos de TI. Porque com ele, você não precisará contratar um profissional para fazer a instalação e, muito menos, a manutenção do software. 

Outra vantagem é que por estar na nuvem, um SaaS não tem necessidade de ser acessado exclusivamente do escritório. Qualquer lugar que o profissional esteja, que tenha acesso à internet, pode servir para se trabalhar. Não existe horário fixo também. Qualquer hora do dia, mesmo de madrugada, pode ser útil ao usuário.

Utilizar uma equipe terceirizada pode otimizar os custos de TI 

Implementar e manter uma equipe de TI própria é muito dispendioso para qualquer empresa. Embora seja necessária, muitas vezes essa equipe não tem nada a ver com o setor em que a companhia atua. Assim, pode ser muito mais vantajoso contratar os serviços de uma empresa terceirizada especializada em TI. 

Isso é otimizar os custos de TI em seu negócio. Pois geralmente o atendimento é mais completo, ágil e eficaz. Além disso, não há a necessidade de se preocupar com os encargos trabalhistas, já que esta é uma responsabilidade da empresa contratada.

Tenha processos digitais

Não tem porque utilizar o tempo dos profissionais de TI com a digitalização de documentos ou para organizar os contratos e dados dos usuários e clientes de sua empresa.

Existe no mercado soluções muito mais inteligentes e eficazes para a gestão de documentos, contratos e informações importantes de sua empresa. A Clicksign, por exemplo, oferece aos seus clientes uma forma de assinar, armazenar e coletar dados eletronicamente. 

Isso libera os profissionais de TI para atuar em atividades mais pertinentes à área deles. Podemos dizer que, assim, sua empresa vai otimizar os custos de TI. 

A transformação digital já começou e a assinatura eletrônica abre as portas de sua empresa para ela. Conheça mais!

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