Um dos principais desafios das instituições de ensino é garantir a renovação de matrícula de seus alunos. No meio educacional, a retenção de estudantes e o combate à evasão escolar são fatores preocupantes, especialmente complexo por conta da natureza do negócio.

Apesar do ensino remoto ter sido necessário durante os anos de pandemia e ter  potencial de ser tão eficaz quanto a aprendizagem tradicional, essa foi uma situação completamente inesperada por esse setor. A indústria da educação se viu diante de um enorme desafio e foi necessário encontrar soluções para serem aplicadas não só na educação digital, como também dirigidas à área de gestão escolar.

Como você já deve saber, o momento certo para investir em esforços de captação e retenção  de alunos é agora. A sazonalidade do mercado educacional está aquecida e o calendário escolar deixa evidente que o momento mais difícil para as escolas já passou. Atualmente, estamos em uma curva de crescimento significativo.

Que tal descobrir mais sobre esse assunto e como implementar a renovação de matrícula online na sua instituição? Neste artigo, você entenderá sobre a  importância da digitalização através das melhores táticas para garantir a continuidade de seus alunos na sua escola. Confira!

Renovação de matrícula online: o que é e como fazer? 

Renovação de matrícula, por definição, é o ato do aluno garantir a sua permanência na instituição por mais um ano, ou período, através de vagas nas turmas existentes ou nas turmas posteriores.

De modo geral, essa renovação é uma ação que possui vital importância para a continuidade da sua instituição educacional, pois é o ponto crucial para a sua estabilidade financeira.

Pode-se dizer que essa é uma das principais dores dos alunos e de seus responsáveis, já que esse processo é visto muitas das vezes como algo altamente burocrático. Para viabilizar essa renovação e pensando em formas de facilitar esse processo, as instituições implementaram as matrículas online.

A matrícula online se popularizou com o isolamento social provocado pela pandemia de COVID-19, no qual a eficiência e conveniência passaram a ser qualidades altamente valorizadas. Essa tecnologia permite que haja uma interação maior entre escola e responsáveis, sendo a sua execução feita por meio de um portal, plataforma, aplicativo ou até mesmo de formulários.

Embora o processo tradicional, feito de forma manual e burocrática, ainda seja o mais comum nas instituições de ensino, cada vez mais pais e alunos buscam por qualidade e diferenciais que otimizem a sua experiência nesse tipo de operação. Como é o processo de matrícula da sua escola? Você ainda está aceitando inscrições por meio de formulários impressos e digitalizados?

Caso você ainda não tenha percebido a importância de se destacar nesse setor, a implementação de soluções tecnológicas pode alavancar os resultados da sua gestão, inclusive na retenção dos alunos e em como aumentar o índice de matrículas.

Investir em soluções que agilizem as etapas de renovação e utilizar sistemas que automatizam os processos administrativos, gerenciando em poucos cliques as tarefas da secretaria, do financeiro e até mesmo da comunicação com professores e alunos, pode ser um divisor de águas para conduzir a sua instituição para o próximo nível. 

Para isso, no entanto, é necessário contar com uma solução de assinatura de documentos online, como a Clicksign, pioneira em assinatura eletrônica no país. Com ela, é possível ter mais autonomia nos processos, evitando perdas e manuseio de papeladas, reduzindo trabalho repetitivo, dando mais segurança para aplicação da LGPD na educação e, ainda, auxiliando a sua instituição a ter um diferencial que possa ser explorado no marketing escolar de matrículas.

Quer ver na prática como funciona esse grande diferencial mercadológico? Conheça o case de sucesso See-Saw. Por fim, entre as inúmeras possiblidades dessa ferramenta, podemos citar a sua aplicação em diversas operações, como:

Vantagens de se ter um sistema de renovação matrículas online

Você deve se lembrar das filas, dos atrasos e das solicitações de documentações no período de matrículas e rematrículas, mas você sabia que esse estresse causado por esse período pode ser eliminado?

Uma instituição que está por dentro das transformações tecnológicas sabe que se adaptar traz muitos benefícios, portanto, aqui estão cinco benefícios que vão fazer toda a diferença na perfomance dessa gestão:

Com a grande busca por agilidade e tempo, os pais têm procurado uma experiência diferenciada para a educação de seus filhos. A demanda social atual faz com que a implementação de formulários em papel seja obsoleta e ultrapassada.

1. Fácil e instantâneo:

Antigamente, se um responsável precisasse fazer uma matrícula em alguma instituição de ensino era necessário que houvesse a presença do mesmo para o ato de matrícula, o que, em muitos casos, gerava inúmeros inconvenientes para a instituição e para as famílias. 
A conveniência da renovação de matrícula online diminui o índice de churns e permite que todos os envolvidos nesse processo se concentrem mais nas atividades estratégicas que são as que, de fato, geram receita e trazem a excelência na prestação do serviço.

2. Informação não se perde:

Você já deve ter visto casos de insatisfação de responsáveis com as instituições de ensino por erros no preenchimento das suas informações ou de dados não fornecidos.

Com um sistema de renovação de inscrições online, essas informações ficam armazenadas em um local confidencial e seguro, porém de fácil acesso. Dessa forma, não há necessidade de procurar o estabelecimento físico, as informações ficam disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar, principalmente, minimizando as falhas de comunicação entre os envolvidos.

3. Informações disponíveis e organizadas:

Com a automatização dos processos não há necessidade de que a sua instituição use planilhas engessadas e pouco personalizadas para armazenar as informações dos seus alunos.

Através do sistema online, é possível manter as informações organizadas, protegidas com dupla criptografia, em consonância com as legislações vigentes e disponíveis de maneira simples e rápida.

4. Facilidade de comunicação:

Erros de comunicação são muito comuns, mas precisam ser evitados para que a relação entre escola-aluno não seja deteriorada.

Afinal, tanta coisa pode acontecer entre o momento de matrícula e a hora em que a aula começa, que a instituição de ensino precisa ter cautela. Com um sistema remoto, a escola passa a ter um contato mais rápido e constante com os responsáveis e ainda permite que todas as informações estejam disponíveis de forma acessível e cristalina.

5. Simplicidade de conectividade e execução:

Essa é uma das grandes vantagens desse modelo. É importante que as suas informações de matrícula estejam facilmente dispostas e facilmente vinculadas ao sistema de dados da sua escola.

Quando os responsáveis fazem a matrícula, as informações são enviadas para um banco de dados em nuvem e, assim, a sua instituição será notificada da necessidade de rematrícula e o passo a passo da vida acadêmica de seus alunos. 

Dessa forma, não há necessidade de deslocamento para a escola, ao invés disso há uma plataforma que facilita a troca de informações.Além desses benefícios, com a digitalização dos processos você também terá acesso mais fácil aos documentos e autorizações escolares, que são evidências históricas da sua instituição que precisam estar sempre de fácil acesso.

A sua instituição de ensino precisa de um “gás” no período de renovação de matrículas?

O período de matrículas é um momento crucial de qualquer instituição de ensino e, por isso, é fundamental ter um planejamento antecipado para deliberar sobre os procedimentos adotados pela escola e sobre as necessidades dos responsáveis e estudantes. 

Dito isso, um sistema de matrícula online é uma ferramenta indispensável para otimizar as matrículas e reduzir os problemas recorrentes. Com o uso do sistema de matrícula online  é mais fácil obter resultados satisfatórios, pois essa é uma solução que permite a automatização dos processos de matrícula e rematrícula. Além disso, ele também facilita a rotina administrativa, pois permite que haja coleta de dados sistematizados através de uma plataforma digital.

Através desse artigo, você teve a oportunidade de conhecer algumas dicas para otimizar o processo de matrícula em sua escola e, para que você não perca a janela de oportunidades que esse momento de sazonalidade tem, é necessário agir! 

Portanto, como gestor educacional, aproveite para fazer um teste grátis na plataforma Clicksign e faça como fazem as principais empresas do setor de educação, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, com a renovação de matrícula online. Não perca tempo e impulsione o seu faturamento!