Fazer uma boa gestão do tempo no trabalho é um dos ativos mais preciosos dos dias atuais, afinal, estamos sempre sendo bombardeados de informações, distrações e tarefas para serem resolvidas em curtos prazos.

Não ter um controle temporal pode gerar um efeito “bola de neve” nas demandas diárias e fazer com que os custos de execução de cada uma delas aumente ,gerando, então, insatisfação nos clientes, acúmulo de tarefas, maior estresse e baixa qualidade de vida.

Por isso, criamos este conteúdo para mostrar como a gestão do tempo é importante e como as empresas podem otimizar processos e alcançar melhores resultados. Continue a leitura.

O que é a gestão do tempo?

Chamamos de gestão do tempo todos os processos e técnicas que são empregados para aprimorar a realização de tarefas nas empresas ou no dia a dia, com o objetivo de obter maior produtividade e melhor aproveitamento desse ativo.

Mas, não é apenas sobre fazer mais atividades em menos tempo, é sobre ter o controle para focar nas atividades corretas e que mais fazem sentido para a execução dos projetos e, também, para o que faz mais funciona na vida pessoal. É saber tudo o que precisa ser feito e o que não precisa ser feito, sabendo quanto tempo vai durar.

Por que a gestão do tempo é tão importante?

Uma boa gestão do tempo oferece mais resultados no dia a dia de uma empresa, mas também é responsável por oferecer mais qualidade de vida para os profissionais. Pense bem: a falta de organização prejudica prazos, acumula tarefas, faz cair a produtividade e isso gera muito estresse, noites mal dormidas e muitos outros problemas. Acredite, a gestão do tempo ajuda a colocar cada coisa em seu lugar e faz com que as pessoas vivam de forma melhor e mais saudável.

Além disso, sabendo corretamente quanto tempo dura cada atividade é mais fácil precificar o seu trabalho e entender o quanto cada atividade vale, o que é fundamental para negociar com seus clientes.

Por fim, uma boa gestão do tempo gera redução de custos (de tempo e dinheiro) e aumenta a satisfação dos clientes, já que os projetos são executados dentro dos prazos e feito com a qualidade que eles merecem.

Como fazer a gestão do tempo no trabalho?

Para melhorar a gestão do tempo no trabalho é preciso organizar as tarefas, a fim de focar no que é preciso ser executado e deixar de lado atividades desnecessárias. Automatizar processos é uma forma de melhorar a produtividade da equipe, evitando que se gaste tempo com processos manuais e que sejam custosos Mas, evitar distrações e cuidar da saúde também são fatores que impactam diretamente em uma boa gestão do tempo. Confira algumas técnicas de gestão do tempo a seguir:

1. Organize as tarefas

Uma das principais atitudes para fazer uma boa gestão do tempo é ter uma visão geral das tarefas que precisam ser realizadas no dia, tendo um real controle do que precisa ser feito ou não dentro daquele período de trabalho.

Dê preferência para listar o que precisa fazer no dia anterior, para começar o dia com mais foco e com as atividades mais direcionadas. Use o que for mais confortável: anotar, usar aplicativos, quadros na parede… o que importa é selecionar as tarefas que precisam ser realizadas.

É claro que, para conseguir organizar melhor o tempo no trabalho, é preciso evitar colocar muitas tarefas que são impossíveis de concluir, porque isso pode gerar frustração e atrapalhar ainda mais a produtividade. Para evitar, é importante definir as prioridades, que falaremos mais no tópico a seguir.

2. Priorize o que fazer

Um segredo para melhorar a gestão do tempo é priorizar o que deve ser feito e, principalmente, o que não precisa ser feito naquele momento para evitar gastar tempo com atividades que não são fundamentais. A Matriz de Eisenhower é uma técnica bastante utilizada e que ajuda a ter uma visão clara de como separar as tarefas através de quatro pilares:

• Urgente e importante: são aquelas tarefas que têm um prazo determinado e não realizá-las no momento pode trazer consequências no andamento dos projetos. Elas precisam ser executadas imediatamente.
• Importante, mas não urgente: as atividades que não demandam atenção imediata, mas devem ser realizadas. O gestor pode planejá-la em outro momento, definindo datas.
• Não importante, mas urgente: atividades que outra pessoa pode realizar e podem ser delegadas, por exemplo, atender telefonemas, solicitar documentos etc.
• Não importante e não urgente: atividades de baixo valor e que podem ser eliminadas, não têm valor produtivo.

3. Automatize as tarefas

A automação de tarefas é uma tacada de mestre para reduzir o tempo gasto em tarefas demoradas e o segredo é usar o tempo otimizado para trabalhos que geram mais impacto na rotina e tenham mais propósitos. Quais são as tarefas manuais que tomam seu tempo? É uma boa hora de se perguntar e entender como substituí-las. Assim você poderá liberar mais tempo na agenda e otimizar os processos da sua empresa. Algumas dicas na prática:

• crie modelos de e-mail padrão para responder sem precisar começar do 0;
• busque por softwares que gerencie as atividades;
• aprenda a automatizar o processo de vendas e de contratos;
• use aplicativos facilitadores etc.

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4. Faça um levantamento do uso do tempo

Quanto tempo leva para executar cada tarefa? Muitas pessoas já se perguntaram isso e a única forma de descobrir é fazendo um real levantamento de indicadores de performance, para entender os gaps e o que pode ser feito para melhorar cada vez mais a produtividade, afinal, é mais difícil recuperar o controle do tempo se não sabemos onde ele está sendo gasto.

Ferramentas como o Harvest ajudam a entender e acompanhar o tempo durante as atividades. Aqui, vale ser o mais específico e detalhado possível para ver realmente onde cada minuto está indo.

Faça este levantamento e analise minuciosamente cada tempo gasto para ver quais os espaços que não estão sendo otimizados e procure por soluções mais práticas.

5. Saiba dizer não quando necessário

Preencher cada minuto da agenda pode parecer produtivo, mas não caia nesta cilada. Ter muitas ocupações pode ser prejudicial na hora de gerir melhor o tempo das atividades, além de criar um estado de alerta e causar sérios problemas na saúde mental por acúmulo de funções.

Então, mesmo que pareça tentador, aprenda a dizer não quando algo não pode ser inserido imediatamente na programação do dia a dia ou dos projetos da empresa. Busque maneiras inteligentes de resolver o problema, negocie o tempo. Pode ser desconfortável no início, mas é importante saber dizer não a coisas que não são ideais e focar nas atividades que você pode dizer “sim”.

6. Otimize reuniões

Existe uma pesquisa britânica demonstrando que, na Inglaterra, os profissionais chegam a gastar um ano de suas vidas em reuniões inúteis. É muito tempo, não acha?

Determine uma pauta para as reuniões, faça um check-list sobre os assuntos a serem tratados e determine um horário para o fim. Desta forma ,a equipe aproveita melhor o tempo e tudo fica mais dinâmico, sobrando tempo no dia para fazer as demais atividades do seu cronograma.

7. Delegue tarefas

De volta ao ponto de priorização de tarefas, é muito importante determinar o que não é para ser feito por você e que outra pessoa poderia resolver. Isso ajuda muito a organizar melhor o tempo e divide as responsabilidades com outras pessoas. Vale a pena focar apenas no que precisar ser feito exclusivamente por você.

8. Evite distrações

Existem momentos e atividades “sugadoras” de tempo, que tiram o profissional do foco e fazem com que ele se perca em meio às atividades, tomando tempo que poderia ser utilizado em outras demandas. Podemos enumerar várias delas ,como notificações de aplicativos, e-mails, redes sociais, interrupções desnecessárias.

Durante as atividades, desative as notificações do celular e dê atenção plena para o que será feito, dedicando todo tempo para elas. Separe um momento no seu dia para ler e-mails e outras notificações. Não se preocupe, os e-mails e redes sociais ainda estarão lá quando você terminar e, se for algo urgente, provavelmente irão telefonar.

9. Cuide da saúde e evite sobrecargas

Não é possível fazer uma boa gestão do tempo se a pessoa está se sentindo sobrecarregada e não consegue sair do “sufoco” de uma visão desorganizada das coisas. Por isso, cuidar da qualidade de vida é primordial para que seja possível viver de forma saudável e conseguir conciliar as atividades empresariais com as pessoais. Para isso:

• organize as atividades e se permita fazer pequenas pausas entre elas, para respirar e refrescar o cérebro (ele precisa disso!).
• durma bem, uma noite de sono pode ser regeneradora;
• invista em uma boa alimentação e beba água, o corpo precisa de nutrientes para trabalhar de forma plena;
• movimente-se e faça alongamentos;
• inclua atividades que dão prazer na rotina, sua mente e corpo agradecem.

10. Organize o ambiente – offline e online

Um ambiente organizado externamente ajuda a organizar a mente e preparar o cérebro para estar mais focado. Imagine trabalhar com uma mesa cheia de papéis e objetos que não vão ajudar no seu dia a dia? Não dá, não é mesmo? As chances de perder o foco e começar o dia de forma ruim são grandes.

O mesmo vale para o computador, organize as informações que você precisa para trabalhar, de forma que não perca tempo procurando o que precisa. Otimize de forma inteligente e de uma maneira que o sistema trabalhe a seu favor.

A gestão de tempo só será eficiente se houver dedicação, disciplina e foco, contando com as ferramentas que agilizam o dia a dia e fazem com que ele seja utilizado estrategicamente. Com esses passos que trouxemos, temos certeza de que os dias na empresa serão mais produtivos e todos conseguirão cumprir seus objetivos e metas de forma organizada.

E aí, gostou das nossas dicas? Continue acompanhando nosso blog, porque sempre trazemos dicas para seu negócio prosperar de forma prática e rápida. Até o próximo post!