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Transformação Digital na Gestão de Documentos e seus benefícios

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Negócios / Tecnologia

Transformação Digital na Gestão de Documentos e seus benefícios

A organização e segurança dos dados e informações de uma empresa é um fator essencial, independentemente do porte ou segmento de atuação. Porém, o grande volume de informações geradas diariamente pode tornar essa tarefa um pouco difícil. Segundo o Internet Source, 19,8% do tempo de trabalho (o equivalente a um dia por semana de trabalho) é desperdiçado pelos funcionários que buscam informações para realizar seu trabalho com eficiência.

Adotar soluções tecnológicas para facilitar os processos, buscando a transformação digital da empresa, é uma alternativa que contribui para a redução do espaço físico, agilidade nos processos de consultas de documentos, acessibilidade dos dados e também eleva o nível de segurança, principalmente quanto falamos de um sistema GED e na digitalização de documentos.

Como isso funciona na prática?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema que disponibiliza acesso monitorado aos documentos de uma empresa, armazenando os arquivos digitalizados em nuvem com total segurança e controles de acesso. Com esse sistema/plataforma é possível que os documentos sejam encontrados e visualizados com um breve clique.

A utilização de uma plataforma elimina os riscos de extravio dos documentos, além do mais, ele fornece uma visão do histórico de movimentação, emissão de cópias, aprovações, revisões, versões e muito mais. Dessa forma, as atividades do cotidiano tornam-se simples e eficazes!

Para o controle de acesso, os gestores responsáveis podem escolher os colaboradores que poderão criar, editar e visualizar cada documento, para que as informações sejam mantidas em segurança, criando perfis de acesso detalhados e relacionando os usuários que podem acessar as informações. Assim, pessoas que não foram autorizadas não poderão ver ou editar os arquivos confidenciais.

Digitalização e Certificação Digital

Para que o processo de transformação digital da empresa ocorra corretamente é importante ter um processo de digitalização de documentos, descartando ou armazenando em arquivo os documentos físicos e utilizando para consultas e organização apenas os documentos digitalizados, reduzindo o tráfego de papéis. Mas atenção, digitalização de documentos não é a mesma coisa que escaneamento.

O processo de escaneamento consiste em originar uma imagem de um documento físico, ou seja, acontece a duplicação do arquivo de papel em um formato digital. O escaneamento não tem validade jurídica e o arquivo escaneado não pode ser submetido ao processo de indexação, o qual facilita a localização de conteúdos por meio de pesquisa de palavras-chave.

Já na digitalização, o objetivo é transformar o arquivo físico em um formato digital, possível de ser indexado por softwares especializados. Isso acontece porque o processo de digitalização faz a codificação binária das informações que constam no papel. Assim, é possível que um sistema de gerenciamento de documentos acesse os dados e os interprete.

Leia mais em: Documento Digital e Digitalizado são sinônimos? Vamos entender!

Os benefícios do armazenamento em nuvem

O armazenamento físico, mesmo sendo uma opção tradicional, coloca em risco a integridade e segurança das informações. Não há um controle 100% eficiente de acesso aos dados e os documentos ficam vulneráveis a desgastes e extravios.

Já o armazenamento digital em computadores também corre o risco de apresentar problemas como, por exemplo, algum problema no disco rígido e a falta de backups atualizados. Um simples falha pode desencadear muitos danos nos dados armazenados.

Com o armazenamento em nuvem de documentos digitalizados todos esses problemas são evitados, graças a infraestruturas tecnológicas mais avançadas de proteção. Com esse tipo de serviço, é possível autenticar o acesso aos dados, que são criptografados, e atualizá-los constantemente. Em caso de possíveis falhas, os arquivos permanecem intactos, já que o backup é efetuado automaticamente por rotinas auxiliares para manter a segurança das informações.

Uma das principais vantagens do GED é a segurança na hora de armazenar documentos digitais. O sistema oferece garantia de que os arquivos da organização estarão guardados em um ambiente seguro e livre de ameaças digitais que são comuns na atualidade. Esse é um fator muito importante, tendo em vista que os dados precisam ser protegidos de terceiros mal-intencionados.

Agilidade e Simplificação do trabalho

O modo como os dados são disponibilizados na nuvem influencia diretamente na agilidade e a eficiência da execução das tarefas. Quando se adota um sistema de gestão de documentos na nuvem, por exemplo, a necessidade de usar servidores pode diminuir, trazendo economia para o negócio.

Além disso, contribui na hora de tornar a empresa não somente eco friendly, mas também mais ágil e produtiva, visto que a busca por um arquivo pode durar apenas alguns segundos nesse sistema. Portanto, uma solução de gerenciamento eletrônico traz redução de custos, sustentabilidade e aumento de eficiência nos processos do negócio.

O que minha empresa ganha com isso?

Você organiza seus documentos em um único lugar, localiza rapidamente as informações necessárias a qualquer momento, otimiza espaço físico da sua empresa, ganha mais produtividade no seu dia-a-dia evitando a circulação de papéis, controla, armazena e recupera informações em um clique.

A eBox Digital é uma empresa especializada em processos de gestão física e digital de documentos, presente há mais de 6 anos no mercado, com tecnologia própria, para pequenas, médias e grandes empresas. Os documentos são digitalizados com certificação digital, conforme Decreto Federal nº 10.278 e o sistema GED utiliza a plataforma Azure da Microsoft, líder no segmento de infraestrutura em nuvem com 99.9% de disponibilidade garantida, informações geo-replicadas e Banco de Dados e Tráfego 100% criptografados.

Além de uma infraestrutura física e digital de ponta, a eBox é a única do segmento com duas certificações ISO integradas: ISO 27001 em gestão de segurança da informação e ISO 27701 adequada à LGPD.

Quer saber mais sobre o sistema GED, Digitalização de Documentos e como esses processos podem ajudar a sua empresa a proteger e gerir as informações de forma ágil e segura? Acesse www.eboxdigital.com.br ou entre em contato pelo (11) 4280-5520 e pelo e-mail contato@eboxdigital.com.br

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