A assinatura de documentos online tem se tornado cada vez mais importante no mundo, especialmente com o aumento da digitalização dos processos. Conforme um levantamento realizado pela Zippia:

• 7 em cada 10 organizações ou tem uma estratégia de transformação digital ou está atualmente trabalhando em uma;
• 56% dos CEOs entrevistados garantem que a digitalização melhorou seus lucros;
• a adoção de um modelo digital eleva a eficiência operacional, permite uma conversão mais rápida e ajuda a atender às expectativas dos clientes;

Não é por menos que as projeções indicam um crescimento dos gastos do mercado de transformação digital a um CAGR (compound annual growth rate ou taxa de crescimento anual composto) de 19,1% nos próximos cinco anos.

Nesse contexto, a utilização do Certificado Digital surge como resposta à crescente necessidade de uma maior segurança e confiança nessas novas espécies de procedimentos.

Isso porque ele funciona como uma espécie de “carteira digital” que armazena informações pessoais, tais como nome completo, CPF, endereço e uma chave criptográfica que viabiliza a criação de assinaturas digitais únicas e confiáveis.

Através dele, é possível realizar transações comerciais, comprovar a identidade em processos online, assinar contratos e documentos eletrônicos etc. Segundo dados da ICP-Brasil, só em 2022, mais de 8 milhões de certificados digitais foram emitidos no país.

Vejamos, então, como assinar com o seu certificado, garantindo a autenticidade da assinatura e a validade das informações, poupando tempo e evitando os erros humanos tão comuns presentes na assinatura manual.

Assinatura eletrônica qualificada: o que é e como fazê-la

Em sua essência, a assinatura eletrônica qualificada é aquela que utiliza um certificado digital credenciado pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) para sua efetivação.

Logo, o ato de assinar faz parte do resultado de uma operação matemática que utiliza criptografia de ponta e permite aferir a origem e integridade de um documento. Nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001:

Art. 10.  Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

       § 1^o  As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei n^o 3.071, de 1^o de janeiro de 1916 – Código Civil.

Portanto, a ICP-Brasil é responsável pelo sistema de certificação digital do país e, por isso, é quem os emite na identificação virtual dos cidadãos, seja para pessoas físicas ou jurídicas, através de uma autoridade certificadora. 

Assinando um documento com certificado digital em 5 passos

Se você deseja assinar um documento eletrônico com certificado digital, é importante observar os cinco passos abaixo.

Passo 1: escolha o modelo e o tipo de certificado digital

Atualmente estão disponíveis vários modelos e tipos de certificado digital junto à autoridade certificadora, ou seja, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, então, é necessário que você, signatário, decida em qual deles irá armazenar suas informações pessoais e profissionais.

Temos um conteúdo mais extenso sobre o que é cada tipo de certificação digital e como obtê-las. Entre os formatos disponíveis, temos:

• Certificado digital de assinatura tipo A: A1 e A3: com validade jurídica (mais comuns);
• Certificado digital tipo S: sigilo à transação;
• Certificado digital tipo T: carimbo de tempo;
• Certificado digital CF-e-SAT: cupom fiscal eletrônico;
• Certificado digital OM-BR: equipamentos metrológicos regulados pelo INMETRO;

💡Uma dica importante é anotar a senha que será cadastrada na emissão do seu certificado, pois ela é pessoal e intransferível. Ou seja, uma vez definida não será possível alterar e nem recuperar, caso seja esquecida, levando à revogação e inutilização do mesmo.

Passo 2: instale o seu certificado digital no computador

Depois de obter o certificado, é preciso instalá-lo em seu computador ou dispositivo móvel. Esse processo é simples e pode ser feito através do próprio site da Autoridade Certificadora.

Após a instalação, lembre-se de configurar o seu navegador para utilização do certificado digital da maneira correta.

Passo 3: login, upload do documento e vinculação do signatário

Uma vez concluído o passo anterior, é preciso ter acesso ao documento a ser assinado, seja ele em um formato eletrônico ou digitalizado.

Aquele que redigiu o documento para que o signatário subscreva deverá fazer login na plataforma de assinatura escolhida, como a Clicksign – pioneira no mercado brasileiro e única 100% nacional com a certificação ISO 27001, e fazer upload ou carregamento do documento.

Na sequência, basta identificar a opção de “adicionar signatários”, como na tela abaixo:

O documento a ser assinado deverá estar nos formatos DOC. ou .PDF para que seja assinado, mas indica-se a assinatura no .PDF, pela segurança da configuração e imutabilidade das informações.

Para vincular um signatário é muito simples: basta clicar em “avançar” após o upload do documento e adicionar o e-mail do signatário, seu nome e o certificado digital no campo “autenticação”. Em seguida, é preciso apenas dar sequência ao processo padrão de envio de documentos:

Passo 4: assinatura do signatário

A parte que cabe ao signatário é tão intuitiva quanto uma assinatura física em um documento. Ao receber o documento por e-mail, este deverá clicar no link que será liberado pela extensão do navegador. Ao abrir o documento e observar todo seu conteúdo, basta clicar em “assinar” para ratificá-lo.

Ao clicar em “assinar”, ficará disponível a etapa 1 de 2 que confirmará os dados pessoais. Os dados ali presente dizem respeito àqueles fornecido para a autoridade certificadora, razão pela qual é dotado de validade jurídica.

Ultrapassando a confirmação dos dados, será necessário, então, assinar de fato, e neste momento será iniciada a etapa 2 de 2:

Importante dizer que para assinar com Certificado Digital na Clicksign é necessário ter instalado a Web PKI, componente que suporta esse modelo de assinatura no computador. Caso não possua, basta clicar em Instalar e seguir as instruções na tela.

Caso seu computador já possua a extensão instalada, essa opção não aparecerá. Bastará, então, que o signatário selecionar o seu certificado e clicar em “assinar”.

Vale ressaltar que, obrigatoriamente, o certificado a ser escolhido deverá ser o inicialmente vinculado ao sistema pelo operador (aquele que enviou o documento para autenticação digital).

Passo 5: comprovando a autenticação

Chegamos ao passo final da autenticação digital por meio de certificado digital e, neste momento, o signatário terá acesso à informações que comprovam que sua assinatura foi efetivada. Alguns dados bem específicos serão disponibilizados:

• log do documento: com data e versão da assinatura;
• código hash: a criptografia da assinatura;
• selo da ICP-Brasil;
• PAdES: Padrão Internacional de Assinatura Digital exclusivo para .PDF – a chave de assinatura será representada visualmente no documento.

Pronto! O documento está assinado com certificado digital e sem gasto desnecessário de tempo e papel.

Quais as vantagens de se assinar um documento com certificado digital?

A assinatura com certificado digital tem várias vantagens, como a segurança, a rapidez e a conveniência na verificação de autenticidade de documentos.

1. Segurança: essa espécie de assinatura oferece uma camada adicional de segurança, pois usa criptografia para garantir que o documento não possa ser alterado depois de assinado.
2. Rapidez: comparado aos processos de assinatura tradicionais, a assinatura com certificado é muito mais rápida e eficiente.
3. Conveniência: ela permite que haja a verificação da autenticidade do documento a qualquer momento, sem a necessidade de estar fisicamente presente.
4. Confiabilidade: uma vez assinado, o documento é considerado válido legalmente e pode ser usado em processos judiciais.

E aí, aprendeu como assinar documentos com certificado digital? É bem simples, fácil, prático e intuitivo, não é mesmo? Tenho certeza que seu cliente também pensará o mesmo e ainda se sentirá juridicamente protegido. Caso ainda tenha ficado alguma dúvida sobre o assunto, não deixe de assistir ao nosso conteúdo abaixo:

No fim, sobre usar ou não o certificado digital, é simples: você escolhe! A Clicksign trabalha para levar a autonomia e independência profissional a seus clientes e, dessa forma, não seria diferente: somos nós lhe oferecendo tudo o que você precisa para sua empresa em uma estrutura movida pela tecnologia criativa.

Agora que você sabe que também pode contar com a assinatura eletrônica qualificada em nossa plataforma e aprendeu como assinar um documento com certificado digital, se você deseja digitalizar os seus processos, como fazem as principais empresas do mercado, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, não perca tempo e teste já a nossa plataforma por 14 dias grátis, enviando até 30 documentos para assinatura hoje mesmo.