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Tutorial: Como assinar documentos com certificado digital

Tablet com a página de efetivação da assinatura digital sendo mostrada em sua tela
Assinatura eletrônica / Tecnologia

Tutorial: Como assinar documentos com certificado digital

Uma dúvida que vem pairando a cabeça de muitas pessoas – e, provavelmente, a sua também – é como assinar documentos com certificado digital. O desenvolvimento tecnológico latente traz a necessidade de soluções ágeis e confiáveis para administrar empresas e seus clientes, e por isso a assinatura digital tem ganhado força.

Suponhamos que agora que você já saiba qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica de um documento, e partindo ao próximo patamar, queremos te ensinar um passo a passo de como, de fato, impulsionar e otimizar seu tempo e do seu signatário ao aprender a assinar digitalmente um documento por meio de certificado digital. Vem conosco!

Assinatura digital: o que preciso para fazê-la?

Acreditamos que se você entrou neste post é porque já tem conhecimento do que é a assinatura digital, mas de toda forma não custa nada ter seu conceito e funcionalidade frescos na mente.

Basicamente, a assinatura digital utiliza um certificado digital para sua efetivação. O processo de assinatura é resultado de uma operação matemática, que utiliza criptografia e permite aferir a origem e integridade do documento eletrônico.

Assim, o certificado digital não é uma forma de assinatura, mas sim um meio funcional para a sua validade. Vinculado ao documento eletrônico, a assinatura é considerada quebrada em caso de qualquer alteração – e essa é a chave de ouro da assinatura digital.

O certificado digital, por sua vez, nada mais é do que uma vinculação pessoal de um individuo a uma unidade certificadora, que no caso é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, o ICP-Brasil.

O ICP-Brasil, quando solicitado pelo assinante, emitirá um certificado digital único, exclusivo, pessoal e intransferível à cada signatário, pessoa física ou pessoa jurídica.

Assinatura Digital x Assinatura eletrônica

Como assinar um documento com certificado digital em 5 passos

Existem alguns pequenos detalhes aos quais você deverá se atentar quando visa assinar documentos com certificado digital. Em um primeiro momento, será uma novidade, mas depois você perceberá a praticidade que isso trará ao seu dia a dia!

Passo 1: escolhendo o modelo e o tipo de certificado digital

Atualmente estão disponíveis vários modelos e tipos de certificado digital junto à autoridade certificadora, ou seja, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, então é necessário que você, signatário, decida em qual deles irá armazenar suas informações pessoais e profissionais.

Temos um conteúdo mais extenso sobre o que é cada tipo de certificação digital e como obtê-las, então nos despendemos neste tópico a citar os formatos disponíveis:

  • Certificado digital de assinatura tipo A: A1 e A3: com validade jurídica (mais comuns);
  • Certificado digital tipo S: sigilo à transação;
  • Certificado digital tipo T: carimbo de tempo;
  • Certificado digital CF-e-SAT: cupom fiscal eletrônico;
  • Certificado digital OM-BR: equipamentos metrológicos regulados pelo INMETRO;

Às autenticações digitais de contratos e documentos empresariais, como é o caso, interessa o certificado digital do tipo A, pois como relatado, diz respeito à assinatura eletrônica:

  • pessoas jurídicas: e-CNPJ;
  • pessoas físicas: e-CPF (OBS: os certificados de entidades de classe profissionais serão atrelados à pessoa física, ok?);

Vale lembrar que este certificado deverá estar instalado em seu computador, e do signatário, ok?

Passo 2: baixar a plataforma de assinatura da Clicksign

A plataforma de assinatura da Clicksign é chamada “Web PKI“, e quando esta for baixada, certifique-se de, no primeiro uso, adicionar a extensão ao Google Chrome. Este download terá de ser realizado por aquele que redigiu o documento e que enviará o documento para assinatura das outras partes para firmar negócio jurídico.

Por sua vez, o signatário apenas deverá adicionar a extensão ao navegador de internet. Mas não se preocupe, colocamos essa atividade como prioridade 1 apenas para que todo o processo fique visualizável, mas seu cliente, o signatário do documento, poderá adicionar a extensão no ato de assinatura, haja vista que a instalação da extensão aparece como passo 1 de 2:

Captura de tela mostrando a página em que é feita a instalação do plugin Web PKI no Google Chrome

Passo 3: login, upload do documento e vinculação do signatário

Aquele que redigiu o documento para que o signatário subscreva deverá fazer login na plataforma, por meio de seu e-CPF ou e-CNPJ, e fazer upload ou carregamento do documento, e intuitivamente já poderá observar na tela as opções seguintes de “adicionar signatários”.

Captura de tela mostrando a página em que é feita o envio de um documento para o processo de assinatura digital com a Clicksign

O documento a ser assinado deverá estar nos formatos DOC. ou .PDF para que seja assinado, mas indica-se a assinatura no .PDF, pela segurança da configuração e imutabilidade das informações.

Para vincular um signatário é muito simples: basta clicar em “avançar” após o upload do documento e adicionar o e-mail do signatário, seu nome e o certificado digital no campo “autenticação”. Em seguida, é preciso apenas dar sequência ao processo padrão de envio de documentos:

Captura de tela mostrando os campos em que os signatários do documento são cadastrados

Passo 4: assinatura do signatário

A parte que cabe ao signatário é tão intuitiva quanto a home do próprio Web PIK da Clicksign ou até uma assinatura física em um documento. Confira:

O signatário, ao receber o documento por e-mail, clicará no link que será liberado pela extensão do navegador lá no início citada. Ao abrir o documento, este poderá observar todo seu conteúdo, e se o ratificar clicará em “assinar”.

Ao clicar em “assinar”, a etapa 1 de 2 ficará disponível à visibilidade do firmador, que confirmará seus dados pessoais. Os dados ali presente dizem respeito àqueles fornecido para a autoridade certificadora, então é dotado de validade jurídica, logo, proteção legal.

Ultrapassando a confirmação dos dados, será necessário, então, assinar de fato, e neste momento será iniciada a etapa 2 de 2:

Captura de tela mostrando o botão "assinar com certificado" que é mostrado ao signatário

Caso a extensão já estiver instalada, não é necessário fazer o download novamente. Se ainda não estiver, a liberação dela no navegador é bem simples. Situação parecida se dará com a plataforma “Web PKI”, ok?

Se sua instalação já foi realizada, a própria plataforma dará continuidade, e caso não esteja, a janela para download será aberta automaticamente, cabendo ao signatário apenas aceitar.

Bastará, então, que o signatário selecione “assinar” que contará na parte debaixo de sua tela:

Captura de tela da plataforma Clicksign que mostra o documento a ser assinado para visualização do signatário

Para finalizar, será necessário adicionar o certificado e clicar em “assinar” pela última vez.

É importante ressaltar que, obrigatoriamente, o certificado a ser escolhido deverá ser o inicialmente vinculado ao sistema pelo operador (aquele que enviou o documento para autenticação digital).

Passo 5: comprovando a autenticação

Chegamos ao passo final da autenticação digital por meio de certificado digital, e neste momento o signatário terá acesso à informações que comprovam que sua assinatura foi efetivada. Alguns dados bem específicos serão disponibilizados:

  • log do documento: com data e versão da assinatura;
  • código hash: a criptografia da assinatura;
  • selo da ICP-Brasil;
  • PAdES: Padrão Internacional de Assinatura Digital exclusivo para .PDF – a chave de assinatura será representada visualmente no documento;

Pronto! O documento está assinado com certificado digital e sem gasto desnecessário de papel.

E aí, aprendeu como assinar documentos com certificado digital? É bem simples, fácil, prático e intuitivo, não é mesmo? Tenho certeza que seu cliente também pensará o mesmo, e ainda se sentirá juridicamente protegido.

Sobre usar ou não o certificado digital é simples: você escolhe!

A Clicksign trabalha para levar a autonomia e independência profissional a seus clientes e, dessa forma, não seria diferente: somos nós lhe oferecendo tudo o que você precisa para sua empresa, em uma estrutura movida pela tecnologia criativa.

Agora, você também pode contar com a assinatura digital na nossa plataforma. O poder de escolha é seu.

E caso possua alguma dúvida sobre assinatura digital ou certificado digital, recomendamos fortemente o acesso à nossa página de ajuda. As perguntas mais frequentes sobre nossas soluções estão ali respondidas!

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