Workflow: você sabe o que é e como organizá-lo na empresa?

Entre os vários conceitos que estão em voga no setor empresarial, o workflow é o que mais está ganhando adeptos. Esse sistema auxilia na organização de tarefas do setor e até mesmo de todo o empreendimento, ele também pode otimizar a qualidade e quantidade de entregas feitas por uma equipe.

O blog da Clicksign está sempre trazendo novos métodos para auxiliar gestores a melhorar sua atuação e a de seus colaboradores. Por isso, separamos informações importantes sobre o workflow, que vão lhe ajudar a entender melhor o assunto e vão contribuir com a implementação desse método na sua empresa.

Você ainda tem alguma dúvida de que ferramentas tecnológicas podem fazer toda a diferença na rotina de seu negócio? Veja nosso conteúdo sobre o que é automação e como ela pode ajudar sua empresa!

Workflow: o que é? Entenda esse conceito do ramo empresarial

O termo “workflow” é uma expressão em inglês que pode ser traduzida como “fluxo de trabalho”. Trata-se de um sistema que ajuda a organizar as tarefas de um projeto. Esse método compreende a produção como uma cadeia de atividades que você ou sua equipe realizam regularmente e precisa ser ordenado para que as demandas sejam feitas sem entraves internos.

Dessa maneira, essa técnica de organização funciona para que a ordem dos afazeres de cada setor seja planejada de uma forma otimizada, evitando gargalos de produção.

Esse conceito ganhou tamanha popularidade por dois principais motivos: i. ele é altamente eficaz para resolver os problemas de produção; ii. ele pode ser aplicado em empresas de qualquer ramo, desde micro empreendimentos até grandes indústrias.

Qual a função do workflow no dia a dia de uma empresa?

A principal função da implementação do fluxo de trabalho é destravar a atuação de cada setor, para aumentar a agilidade na entrega dos produtos ou serviços, e fazer com que seu negócio cresça de maneira saudável. Dessa forma, é eliminado o acúmulo de funções em apenas um colaborador e as atividades podem ser realizadas com maior assertividade.

Com a aplicação correta dessa prática, você não ouvirá mais reclamações como “x projeto está parado porque tarefa y não foi feita e as outras dependem dela”, pois nesse sistema as atividades que influenciam no andamento das demais serão identificadas e priorizadas.

Uma das maneiras de elencar prioridades é com a Matriz de Eisenhower. Conheça esse método em um conteúdo completo!

Como funciona um workflow na prática?

Identificar e eliminar gargalos de produção parece uma tarefa muito difícil, certo? No entanto, o workflow tem sua própria maneira para conseguir atingir esse objetivo: é criado um mapeamento de todas as atividades daquele projeto, setor ou empresa, e mostrado a ligação entre cada demanda de maneira muito simples.

Com esse apoio visual de todas as etapas, é reorganizado o fluxo de trabalho para que a equipe chegue no objetivo de realizar suas tarefas com fluidez e agilidade.

Metodologias úteis para implementar o fluxo de tarefas

Desde a criação do conceito de workflow foram pensadas diferentes metodologias para organizar esse levantamento de atividades de um empreendimento. Separamos duas delas para que você tenha um norte sobre por onde começar a realizar esse processo!

1. Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de causa e consequência

Esse é o método mais usado quando se quer aplicar o fluxo de trabalho a um processo específico dentro da empresa ou solucionar um projeto que está travado por completo. Ele se baseia em separar o que quer mapear e identificar o problema central daquela demanda. Você pode colocar esse tópico no centro de uma folha para iniciar a criação do fluxograma.

A partir dessa ideia central você deve adicionar pontos que se ramificam lateralmente, pontue neles quais são as causas daquele erro principal. Amplie esse mapa de ideias até esgotar o levantamento sobre os motivos que fazem aquele processo estar travado.

Após essa identificação inicial, é hora de trabalhar com as informações que você levantou partindo dos problemas mais simples até o cerne da questão. Assim, poderá solucionar uma grande quantidade de gargalos em uma ordem de prioridade mais organizada e não irá despender esforços em atividades que não são importantes no momento.

2. Ciclo PDCA

Outra forma de organizar suas tarefas para aplicar um fluxo de trabalho é com o Ciclo PDCA. Essa sigla quer dizer “Plan, Do, Check, Act” (Planeje, Faça, Confira, Aja) e é caracterizado por ser um sistema que cria etapas cíclicas para mapear e gerir os processos internos de seu negócio. Ele também foca em solucionar um ponto crítico por vez e facilita a priorização de demandas da equipe.

Utilizando esse método você realizará as seguintes etapas:

1. Plan: definição de qual o problema a ser solucionado e verificação sobre o que está gerando esse impasse;
2. Do: levantamento de dados sobre aquele gargalo, como os número de produtos feitos em certo período de tempo, e ações estratégicas que podem ser realizadas para solucionar cada um dos pontos que foram identificados como causadores do problema. Nessa fase são feitos os primeiros esforços para solucionar a questão;
3. Check: análise de resultados, comparando os dados levantados sobre o problema antes da nova estratégia e os que foram observados após a implementação das ações planejadas na etapa anterior;
4. Act: é a documentação de todos os dados que foram levantados durante o processo e também o resultado alcançado com as ações realizadas com o novo fluxo de trabalho.

Esse sistema é cíclico e, portanto, após a realização da quarta fase, se inicia novamente focando em um próximo problema, mantendo sempre o andamento da produção.

E o workflow digital? Funciona da mesma forma?

O workflow digital funciona da mesma maneira da versão tradicional, mas nesse caso são utilizadas as ferramentas digitais para realizar a organização como sites ou aplicativos. Com esses utensílios você consegue criar mais facilmente os painéis de mapeamento das atividades e também separar a ordem de prioridade para sua equipe.

Esses instrumentos podem ser usados, inclusive, para designar diferentes funções aos colaboradores independentemente se eles atuam presencialmente ou de maneira remota. Assim, a comunicação interna da empresa fica mais assertiva, pois todos têm acesso às informações de organização de tarefas.

Com o fluxo de trabalho gerido digitalmente também fica bem mais simples que os gestores possam acompanhar qual o andamento de cada tarefa, aproveitando-se das ferramentas para vistoriar a produtividade da equipe e encontrar maneiras de melhorá-la.

Se quiser conhecer ferramentas para controle de atividades remotas, listamos 20 excelentes opções que te permitirão ter uma gestão moderna e assertiva!

Quais os benefícios de usar o workflow?

Como dissemos antes, existem diversas vantagens em utilizar o workflow para organizar as tarefas de sua empresa. Entre as principais, podemos citar:

• reduz a quantidade de erros durante os processos internos;
• diminui a quantidade de retrabalhos;
• diminui o volume de gastos de recurso, tempo e capital humano;
• facilita o gerenciamento das tarefas por colaborador e com a equipe como um todo;
• otimiza a comunicação interna;
• agiliza a identificação das demandas prioritárias;
• aumenta os resultados alcançados;
• melhora o acompanhamento dos dados de produção.

Sabendo disso, por que não aplicar esse sistema para destravar as demandas de seu negócio? Veja como aplicar o fluxo de trabalho em seu empreendimento!

Como criar um sistema de workflow em minha empresa?

Confira o passo a passo para introduzir o workflow como o sistema de organização de atividades de sua empresa!

1. Mapeie as principais tarefas de seu negócio

Para que você e seu time de colaboradores consigam criar uma cadeia de tarefas otimizada e que realmente minimize os gargalos de produção, o primeiro passo é fazer um levantamento de todas as atividades que devem ser realizadas no dia a dia da empresa. Pedido com fornecedores, questões burocráticas, manutenções e tudo mais deve entrar na listagem para que tenha uma noção real sobre a atuação de cada funcionário.

Não se esqueça de incluir informações sobre quais demandas dependem de etapas anteriores para serem finalizadas. Por exemplo, para a equipe de social media realize campanhas nas redes sociais com o tempo e assertividade adequados, é preciso que seu time de ações estratégicas tenha feito um planejamento sobre as próximas ações para atrair clientes. Assim, a primeira fase a ser priorizada precisa ser a de idealização do projeto e posteriormente será necessário pensar em como criar publicações de anúncio do evento.

2. Faça uma análise das dificuldades de cada setor

Um gestor deve ter noção dos pontos críticos do seu negócio, mas em instituições com muitas etapas ou com uma alta produção é difícil ficar a par de tudo o que está dificultando o dia a dia de cada departamento. Para que esses problemas sejam resolvidos, entreviste as equipes e identifique quais os principais obstáculos para a produtividade do time.

Essas informações devem ser adicionadas ao quadro de fluxo de trabalho sendo relacionados com as etapas de realização de cada processo.

Se voltarmos ao exemplo da equipe de social media, a tarefa listada é a criação de publicações para dar visibilidade a uma campanha. Já a dificuldade relacionada a ela é o atraso por parte do departamento estratégico em passar um planejamento com tempo hábil para os designers criarem uma publicidade que gere frutos. Para que se tenha êxito, isto deve ser colocado no quadro de fluxo de trabalho.

3. Levante possibilidades de resolução

Observe e analise todo o quadro de processos e de problema da sua empresa, e comece a planejar quais medidas serão tomadas. Primeiro determine a gravidade de cada gargalo e quais são as demandas mais importantes. Elenque a prioridade de finalização de cada tarefa e também o que deve ser feito para garantir que isso seja feito.

Com todo esse levantamento poderá criar uma cadeia de tarefas que serão realizadas de maneira lógica e ordenada, aumentando a produtividade e os resultados de cada setor em que essa tática for aplicada.

4. Encontre ferramentas para realizar as otimizações

Muitas vezes a resolução de um gargalo significa mudanças na linha de produção ou nos métodos de trabalho da equipe. Para facilitar o cumprimento de todas as demandas, a melhor escolha é apostar nas ferramentas automatizadas que agilizam a vida de toda a equipe.

Pesquise ferramentas de automação tanto para o setor de produção quanto para os departamentos organizacionais de sua marca, assim melhorará a atuação de seus operários e também da equipe de back off. Uma das saídas que pode escolher para agilizar processos burocráticos, por exemplo, é a assinatura digital para fechamento de contratos, o que economiza tempo de diversos membros de seu capital humano e facilita negociações com fornecedores.

Essa ferramenta permite, inclusive, a renovação automática de contrato de maneira legal e rápida. Você sabe como isso é possível? Nós te explicamos no post sobre o assunto!

5. Treine os colaboradores de seu negócio

Qualquer mudança dentro do modo de trabalho pode gerar dúvidas entre a equipe e, para evitar que isso diminua a produtividade da empresa, é indispensável oferecer treinamento para seu time. Ofereça a eles materiais para que comecem a atuar pensando em criar micro cadeias de atividades e, consequentemente, consigam gerenciar suas tarefas de maneira otimizada.

Se você utilizar as ferramentas do workflow digital e optar por incluir automações em seu negócio, é necessário também que você treine a equipe para aproveitar ao máximo os benefícios de cada sistema inovador. Dessa maneira, toda a força de trabalho será focada em melhorar a produção ao invés de perder tempo tentando entender algum software.

6. Acompanhe o resultado das ações estratégicas

Após algum tempo da implementação da criação do workflow na sua empresa e do início das ações estratégicas, fique de olho nos resultados para identificar se os gargalos na produção foram resolvidos. Os que estão funcionando podem ser mantidos e os que ainda permanecem da mesma maneira, devem ser identificados para que você encontre uma nova solução.

O segredo para criar um fluxo de trabalho organizado é você manter sua gestão flexível e adaptável, para conseguir suprir as demandas do time e também acompanhar as mudanças exigidas pelo mercado. Sendo assim, as manutenções ao modo de trabalhar serão constantes e necessárias para atingir o resultado que deseja.

Agora que você já sabe o que é workflow e como aplicá-lo em seu negócio, é hora de colocar a mão na massa e mapear o processo do seu negócio. Não perca nenhuma das dicas de gestão no blog da Clicksign em nossos posts semanais e dê um passo a mais para alcançar sucesso em sua empresa.

Até a próxima!