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Gestão de contratos: veja como é simples tornar esse processo mais eficiente.

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Jurídico / Negócios

Gestão de contratos: veja como é simples tornar esse processo mais eficiente.

Com uma gestão de contratos eficiente é possível analisar, identificar e minimizar riscos. Enquanto a falta de conhecimento sobre o fluxo acaba gerando desperdícios de recursos. Por isso, a gestão é essencial para a sua empresa manter competitiva, independente do ramo de atuação.

Conheça mais sobre o assunto e torne esse processo mais eficiente e o melhor: tecnológico. 

Mas afinal, o que é a gestão de contratos?

Hoje em dia é praticamente impossível viver sem o auxílio da tecnologia no nosso dia a dia. E não é diferente sob o ponto de vista das organizações. Afinal, graças a tecnologia conseguimos automatizar processos, facilitar trâmites e agregar valor a produtos e serviços. Vivemos em uma era digital que está em constante atualização, e a forma de lidar com contratos também está evoluindo, desde a formulação até a sua assinatura. 

Você já sabe que o contrato é formado por dois elementos essenciais, sendo um estrutural, referente à possibilidade de alteração dos contratos devido a sua características de pluralidades, quando tem mais de duas partes envolvidas, e o outro funcional, que trata os interesses dos contratantes, com a finalidade de criar, alterar ou excluir determinadas obrigações e direitos. 

Para administrar essas minúcias de forma inteligente e eficiente foi desenvolvido o gerenciamento de contratos: uma metodologia que agrupa recursos, técnicas e procedimentos administrativos com a finalidade de acompanhar o cumprimento do que foi estabelecido no instrumento legal. A boa prática dessa técnica tem como objetivo supervisionar os contratos ao longo de todo o seu ciclo de vida: elaboração do documento, assinatura e finalização.

Quando bem aplicado, a gestão de contratos acaba exercendo uma função de cuidar de todos os estágios contratuais, visando à sua efetivação apropriada, ajudando, assim, na prevenção de ocorrências de perdas de danos à empresa, contribuindo para evitar prejuízos decorrentes da supervisão parcial ou inapropriada do fluxo de contratos. 

Então, investir em uma plataforma automatizada para monitorar prazos e vencimentos, centralizar informações e acompanhar a elaboração dos contratos ajuda no fluxo para que o mesmo seja mais ágil, seguro e eficiente.

Como era a gestão de contratos antes e depois da internet?

Você já deve imaginar como era doloroso cuidar dos contratos sem a ajuda da tecnologia. Para quem não conseguiu visualizar, é só imaginar aquela enorme pilha de papéis para serem preenchidos e revisados. Antes do avanço da internet, quem atuava com gestão de contratos tinha uma tarefa árdua para gerir todas as etapas de formulação e análise dos documentos. Qualquer demanda, até mesmo aquelas mais simples, tomavam um bom tempo e recursos, tornando o processo lento e cheio de retrabalho. 

Após a evolução da internet, novos métodos foram inseridos a esse processo, gerando um novo modelo de organização de trabalho, com benefícios oriundos da otimização digital, como, por exemplo, a facilidade de se encontrar diversos modelos de contratos disponíveis, fóruns de consultoria e grupos de troca de informações profissionais. 

Com essa modernidade e rapidez do pós internet, a segurança e legitimidade dos signatários foram otimizadas com a adoção de assinaturas digitais. Antes disso, essas assinaturas eram – e ainda são, já que esse processo ainda existe, apesar de ser pouco utilizado – feitas manualmente, e o seu reconhecimento é feito em cartório por meio de reconhecimento de firma. 

A assinatura eletrônica veio para ficar. Não é à toa que vem sendo cada vez mais adotada por ser mais prática e contar com a mesma validade jurídica. Sem contar que os processos digitais trazem novas possibilidades de gestão, centralizando e automatizando os processos, reduzindo custos e trazendo melhores resultados. 

E aí, funciona mesmo? 

O gerenciamento de contratos contribui de modo significativo na lucratividade da empresa, maximizando os seus lucros, pois a ausência do acompanhamento durante a vigência do documento pode gerar problemas com relação a fornecedores. Outro exemplo da importância dessa administração é quando o negócio descumpre o prazo de entrega de alguma mercadoria para um cliente por desatenção às datas estabelecidas. A consequência desse erro leva a empresa a arcar com as sanções impostas no contrato, que na maioria das vezes são as temidas multas. 

Por isso a implementação da gestão de contrato tem algumas funções muito importantes, como reduzir custos, evitar prejuízos, contribuir para a melhoria real dos lucros e muito mais. A prática eleva a eficiência geral da companhia, melhorando a imagem para os clientes e fornecedores.

E os estágios da gestão de contratos?

Para que a gestão de contratos tenha a eficácia esperada, é preciso implementar algumas técnicas, dispositivos e procedimentos em cada etapa do fluxo contratual. Veja abaixo os estágios da gestão contratual. 

Planejamento do contrato

Nessa primeira fase do gerenciamento de contratos são estipuladas todas as condições, cláusulas, objetivos, riscos, sanções e obrigações das partes envolvidas, como os prazos por exemplo. Esse planejamento deve ser bem feito para não gerar problemas ao longo de todo o fluxo de tramitação.

Redação prévia do contrato

Agora é redigida a primeira versão do contrato e isso varia de empresa para empresa, já que o método de elaboração vai depender da disponibilidade de recursos humanos na empresa. Existem companhias que contam com departamento jurídico ou contrata prestadores de serviços advocatícios, enquanto outras adotam modelos confiáveis de contrato que podem ser adaptados conforme a necessidade. 

Independente de qual for a escolha, o processo de escrita e revisão de contrato devem ser rigorosos para assegurar que ambiguidades e vaguezas sejam evitadas. 

Negociação

É o momento decisivo para o fluxo de contratos, em que há a discussão detalhada de todas as cláusulas do documento. Tudo o que já foi feito até agora poderá ser modificado pelas as partes envolvidas na contratação. 

Quando não é bem gerenciada, essa etapa costuma demorar muito, travando o processo. É importante que a empresa estabeleça um canal de comunicação dinâmico e interativo para que o documento possa ser revisado rapidamente por ambas as partes. 

Aprovação do contrato

Chegou a hora de aprovar o contrato. Se o contratado e o contratante estiverem de acordo com as cláusulas, é só assinar o documento. A assinatura é o selo jurídico que atesta a aprovação do contrato. 

Efetivação contratual

Contrato assinado? Então, está tudo pronto para o documento ser executado. Nesse momento a companhia deve providenciar todos os materiais, procedimentos e serviços necessários para que a efetivação aconteça e atenda as cláusulas. Costumar ser a fase mais longa do processo, visto que o acompanhamento deve ser crucial para que o contrato seja integralmente cumprido por ambas as partes. 

Implementação de revisões e aditivos

Revisões e aditivos são indispensáveis. Por mais cuidadoso e bem planejado que o documento seja, sempre vão faltar cláusulas ou prazos suficientes para atender todas as demandas que surgem ao longo da fase de efetivação. 

Após uma análise do documento, se houver necessidade, revisões são feitas e novos termos são adicionados para que se adeque às demandas das partes envolvidas. Tudo isso deve ser registrado e anexado ao contrato original.

Encerramento de contrato

Enfim a última etapa do gerenciamento do contrato que tem por objetivo averiguar se o contrato estabelecido foi cumprido integralmente. É muito importante que o documento seja revisado pelas partes para que não passe nada despercebido sobre as cláusulas definidas. Todas as pendências devem ser resolvidas para eficácia do documento. 

A gestão de contratos é indispensável em qualquer companhia, facilitando o cumprimento adequado das obrigações contratuais, assegurando que a empresa terá recursos para realizar o que foi acordado. Você já sabe: de alguma maneira o contrato vai impactar no orçamento da sua empresa, então, é melhor cuidar bem de todo o fluxo. E para isso, use o Fluxia: o módulo na plataforma de assinatura eletrônica de documentos Clicksign. O Fluxia automatiza e organiza o processo de contratação, agilizando a geração e assinatura de documentos.

Gostou do artigo? Fique ligado no blog Fluxia para acompanhar as novidades que vão ajudar você a automatizar e melhorar os processos na sua empresa.  

Comments (2)

  1. Quero conhecer melhor o aplicativo e saber da politica de preços. Obrigado

    27/03/2020 at 4:59 pm
    |Responder
  2. Quero conhecer melhor o aplicativo e conhecer a politica de preços. Tenho um cliente interessado.

    27/03/2020 at 5:00 pm
    |Responder

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