Assine um documento usando o Pix, saiba mais.

Blog

Dicas fundamentais para otimizar sua gestão de documentos

29-04-Dicas fundamentais para otimizar sua gestão de documentos (1)
Business

Dicas fundamentais para otimizar sua gestão de documentos

Os documentos de uma empresa são registros fundamentais de suas atividades, com valor legal e também organizacional. Manter uma boa gestão de documentos é uma questão importante para aumentar a qualidade de trabalho de diversos setores e, apesar do desafio que pode parecer empreender essa jornada, os resultados são importantes e muito produtivos.

Com algumas dicas-chave sobre o assunto você será capaz de criar mecanismos e uma cultura de gestão que pode revolucionar a maneira como sua empresa lida com o tema. Está pronto? Então vamos lá!

Como simplificar a gestão de documentos

A vida do profissional responsável pela organização de arquivos certamente não é fácil: organizar prateleiras, levantar e devolver papéis, manter sua vida útil contra o efeito do tempo, da umidade e dos insetos.

O modelo de gestão de documentos tem mudado radicalmente a organização interna em maior parte das empresas, o que ajuda muito a poupar espaço, dispêndio de trabalho e a otimizar bastante o tempo, especialmente com a chegada de sistemas digitais para fazer toda a organização. Vale a pena conhecer algumas dicas para otimizar e simplificar a gestão de documentos ainda mais:

1. Mantenha apenas documentos físicos de processos em andamento

Em maior parte das empresas os grandes e complexos arquivos já se tornaram obsoletos: o acúmulo de papéis ocupando espaço importante foi substituído pelos arquivos digitais, mas existe uma série de solicitações e atividades que ainda exigem arquivos físicos, especialmente em prefeituras e afins.

Para isso, é importante manter as cópias originais de arquivos que compõem processos recentes em andamento, como comprovantes de pagamento, protocolos, solicitações, documentos que o cliente enviou etc.

No caso de notas de compra, vale a pena ter cópias físicas para conferência, que podem ser digitalizadas e descartadas a partir do momento que seus itens são cadastrados.

Confira a validade de alguns documentos para decidir melhor quando arquivá-los:

– Comprovantes de pagamentos de contas de gás, luz, telefone e outros serviços têm prazo de 3 meses a até 50 anos de validade;
– Impostos, como IPVA e IPTU, e extratos bancários têm prazo de 5 anos de validade;
– Comprovantes de pagamentos de obrigações previdenciárias possuem 40 anos de validade;
– Recibos de aluguel, consórcios e financiamento podem ser guardados até o final do contrato;
– Notas fiscais que comprovem o pagamento por produtos ficam guardadas até o vencimento da garantia;
– Escrituras de imóveis, PIS e Carteira de Trabalho, têm validade permanente.

2. Atenção à digitalização de documentos

É importante já solicitar uma cópia digital dos documentos a entrarem no seu banco de dados, mas se este não for o caso, especialmente com recibos e afins, é importante que a digitalização tenha uma qualidade impecável.

No caso de contas pagas via internet, o comprovante de banking pode ser anexado ao arquivo em questão ou salvo no mesmo ambiente.

Escolha um padrão de arquivos que seja detalhado, fácil de se realizar buscas, que comporte alta definição e também tenha um tamanho compacto. Hoje em dia a extensão .PDF tem se mostrado uma das mais qualificadas, mas documentos em formato de impressão também podem facilitar bastante o dia a dia da empresa.

3. Crie um padrão para simplificar a gestão de dados

É importante conseguir acompanhar facilmente qualquer documento. Ao nomear os arquivos, busque sempre criar pequenas tags, etiquetas escritas para facilitar a busca. Por exemplo, “PROT” para protocolos, “PGS” para contas pagas, e assim por diante.

Para atualizar o status de andamento de cada arquivo, você pode criar pastas temporárias e adicionar outras tags na frente do nome para indicar seu andamento, como um “[OK]”.

Numerar arquivos por ordem de prioridade também é uma opção interessante, uma vez que, dentro de uma pasta, o sistema operacional costuma organizar os arquivos por ordem alfanumérica, assim você consegue organizar a visualização dos arquivos.

Cada empresa deve criar uma cultura interna bem explicada e sólida para que cada funcionário tenha autonomia de usar e subir arquivos, especialmente em momentos de trabalho remoto, onde cada colaborador precisa se organizar individualmente.

Estabeleça níveis de hierarquia na edição e acesso de documentos, assim a segurança e confidencialidade ficam preservadas.

4. Digitalize, integre e automatize processos

Hoje a assinatura digital é um recurso fundamental para atender clientes de todas as partes. Graças a essa comodidade, processos já podem ser firmados e autenticados completamente online.

Vale a pena escolher uma boa prestadora de serviços de assinatura digital, para facilitar o processo para seus clientes através de formulários práticos e opções de assinatura via apps.

É importante que o sistema seja capaz de integrar e organizar de maneira automatizada esses tipos de documentos, o que aumenta a segurança e o valor legal de seus contratos.

5. Tenha atenção ao armazenamento e a segurança

É fundamental ter um backup de todos os documentos, mas muito além de HDs físicos, que podem se deteriorar, seus arquivos precisam ficar guardados na nuvem, com espaço amplo e facilidade de acesso por todos os colaboradores.

Escolher o ambiente de armazenamento é outra tarefa vital, uma vez que a encriptação de segurança de seus arquivos precisa ser redobrada.

Automatize o envio de contratos assinados para o ambiente de nuvem e vá fazendo a migração e categorização dos arquivos mais antigos aos poucos, na medida em que vai moldando a estrutura de organização de seu ambiente.

Mais do que ter segurança na internet, é muito importante oferecer segurança ao lidar com os dados de seus clientes. Um bom investimento em um sistema que automatize o processo é a melhor maneira de otimizar e simplificar a sua gestão de documentos.

6. Tenha um sistema de gestão

Para ter uma visão geral de todo o arquivo de documentos, é fundamental dispor de algum tipo de estrutura. Você pode criar planilhas organizacionais, com atalhos para os documentos, que serão alimentadas com a entrada, modificação e saída de documentos.

O problema é que, para lidar com um volume muito grande de documentos, as planilhas exigem muita disciplina e cuidado com a interface, que nem sempre é intuitiva para colaboradores de determinadas áreas.

Felizmente, sistemas como o da Clicksign oferecem soluções completas para simplificar e otimizar a gestão de documentos, com um sistema integrado, através do qual é possível preparar formulários e padrões de contratos eletrônicos de fácil uso pelos clientes e também organizar a rotina e o acesso à diversos documentos de maneira intuitiva, com uma navegação amigável e etapas de segurança para sua empresa.

Em nossa página você conhece mais sobre nossos serviços e, em nosso blog encontra uma série de informações e dicas importantes para otimizar sua gestão, com atualizações semanais, basta nos seguir e ficar sempre em dia com as melhores dicas e novidades!

Deixe seu comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *