Firma digital: qué es, cómo adquirirla y ventajas
Hace algunos años, especialmente tras el inicio de la pandemia de la COVID-19 en el año 2020, la sociedad necesitaba familiarizarse con una tecnología que pasaría rápidamente a formar parte de nuestras rutinas, como enviar un correo electrónico, hacer una videollamada e incluso acceder a las redes sociales: la firma electrónica, o, como se le llama comúnmente, firma digital.
Se inserta abruptamente en un contexto de relaciones y negocios virtuales, con comentarios de advertencia como «¡necesitamos contratar una plataforma de firma digital!» o preguntas curiosas como «¿has usado alguna vez una firma digital?» se escucharon en masa en reuniones corporativas virtuales. Esto provocó un gran revuelo en la rutina de las empresas, que se vieron obligadas a adaptar sus procesos a una realidad remota. Por no hablar de los despachos de abogados, que se llenaban de consultas urgentes con la clásica pregunta: «¿tiene validez legal una firma digital?».
Bueno, estamos en 2023 y firmar documentos en papel, enviar contratos para servicios de correo e incluso administrar archivos y armarios llenos de polvo ya parecen tareas difíciles de recordar en la memoria.
Pero, ¿alguna vez te has detenido a pensar? ¿Qué es una firma digital?
¿Qué es una firma digital?
Para responder a esa pregunta, primero analicemos rápidamente la dinámica de una firma escrita.
Suponiendo que decidió alquilar un apartamento nuevo y, después de meses de investigación e innumerables visitas, finalmente encontró una propiedad perfecta para vivir. Así, tras negociar el precio y otras condiciones de alquiler, llegó el momento tan esperado para firmar el contrato inmobiliario.
Luego recibes el borrador impreso del documento, manipulas el bolígrafo y haces una firma que solo tú sabes hacer. Por lo tanto, mediante esta firma escrita, usted expresó su voluntad de aceptar todos los derechos y obligaciones previstos en este contrato y, en consecuencia, de alquilar la propiedad.
Bueno, la firma digital, al igual que la firma escrita, es una forma de registrar tu expresión de voluntad. Ella es una registro electrónico ágil, segura y auditable, lo que nos permite identificar y dar fe de Autoría de la manifestación y, además, garantiza que el contenido del documento firmado No te dejes modificar una vez finalizadas las suscripciones.
¿Cómo firmo digitalmente un documento?
Para entenderlo mejor, analicemos la dinámica de una firma digital.
Suponiendo también que decidiste alquilar un apartamento nuevo, pero ahora has elegido una agencia inmobiliaria moderna y ágil, que lleva a cabo todo el proceso de negociación y firma del contrato de forma digital a través de la plataforma Clicksign.
Tras la negociación, la inmobiliaria debe enviar el contrato para su firma a través de la plataforma. La persona responsable subirá el documento a Clicksign, ingresará sus datos de identificación personal y elegirá métodos de autenticación que debes completar durante el proceso de suscripción.
Los métodos de autenticación son las formas que proporcionan las plataformas de firma electrónica para que una persona se autentique dentro de un proceso de firma, es decir, para que una persona realice una firma digital.
El método puede ser más simple, como un token por correo electrónico, o más seguro y sofisticado, como la biometría facial y el PIX. Cuantos más formularios seleccione, más seguras serán sus suscripciones.
Una vez realizado este rápido proceso, recibirá un enlace de correo o WhatsApp y, después de ver el contrato, debe confirmar sus datos de identificación personal y realizar una autenticación predefinida.
Por ejemplo, si la agencia inmobiliaria elige el método del token por correo electrónico, recibirá un código en su correo electrónico y deberá ingresarlo en la plataforma para completar el proceso. Ahora, si la inmobiliaria elige el método de biometría facial, debes realizar la autenticación biométrica de tu rostro en la propia plataforma de Clicksign.
Entonces, después de recibir el enlace del contrato, vea el documento, confirme sus datos y realice la autenticación, ¡eso es todo! ¡Has contratado una suscripción digital!
¿La firma digital tiene validez legal?
Las firmas digitales son totalmente válidas y se aceptan en cualquier tipo de documento.
Es importante decir que la firma digital y la firma electrónica son sinónimos, esto se debe a que no existe ninguna disposición legal que los califique o diferencie como tipos de suscripción diferentes. Basta con consultar rápidamente las normas legales que regulan o solo citan esta tecnología, como la Medida Provisional núm. 2.200-2/2001, la Ley 14.063/2020, o incluso el Código Civil y el Código de Procedimiento Civil, para comprobar que el legislador puede utilizar ambos términos para referirse a la misma tecnología.
Es decir, independientemente de si el legislador usa el término «firma electrónica» o «firma digital», sepa que está usando una de estas palabras para referirse a un registro electrónico que permite identificar y certificar la autoría de la expresión de deseos.
Lo que hay, de hecho, es una clasificación de la firma digital (o electrónica) en tres tipos diferentes.
Como acabas de leer, hay varias maneras de autenticar un firmante (la persona que firma) dentro de un proceso de firma electrónica. Teniendo en cuenta estas variables, la legislación brasileña las clasificó en tres especies distintas:
La firma electrónica calificado Es el que utiliza un certificado digital ICP-Brasil* como método de autenticación.
ICP-Brasil es la Infraestructura de Clave Pública de Brasil, que representa el sistema de certificación digital del país y permite la emisión de certificados digitales utilizados para la identificación virtual de los ciudadanos. Estos certificados se pueden comprar a través de una autoridad de certificación, es decir, un emisor de certificados digitales.
La firma electrónica, por otro lado. avanzado es uno que utilice otros certificados no emitidos por ICP-Brasil o incluso otros medios para probar la autoría e integridad de los documentos electrónicos, ofreciendo un alto nivel de seguridad y garantizando la identificación del firmante de una manera única.
Por último, la firma electrónica no sofisticado Es el que, como su nombre lo indica, ofrece la forma más sencilla de autenticar al firmante, utilizando formas menos refinadas de identificar al firmante, como a través de un correo electrónico o incluso la dirección IP del dispositivo utilizado en el momento de la autenticación.
Pero, después de todo, ¿a qué suscripción suscribirse?
Como regla general, cualquier documento puede firmarse con cualquier tipo de firma electrónica, siempre que no exista una disposición legal que exija el uso de un tipo específico de firma electrónica, sobre todo porque la legislación brasileña no ha establecido una jerarquía entre los diferentes tipos de firmas digitales, dejando que las partes decidan la opción más adecuada para la situación y el documento que están firmando.
Sin embargo, hay situaciones en las que la legislación exige el uso de un tipo específico de firma digital para firmar ciertos documentos.
Por ejemplo, al firmar actos de transferencia y registro de bienes inmuebles, se debe utilizar una firma electrónica calificado O el avanzado, según lo definido por la ley.
Por regla general, dichos documentos requieren el uso de una firma calificada, sin embargo, si estamos ante un instrumento privado para la compra y venta de una propiedad como título público, también se puede usar una firma electrónica avanzada, como en la hipótesis creada por la Ley No. 14.620/2023, que prevé el Programa Mi Casa, Mi Vida y asuntos relacionados.
Pero ese no es el único ejemplo.
Cuando respetamos la legislación aplicable a registros públicos (las notarías), descubrimos que hay varias leyes reglamentarias, a nivel federal y estatal, que prevén el uso obligatorio de firma electrónica cualificada.
Cabe señalar que la legislación aplicable a las notarías es compleja y desigual, ya que la Oficina de Asuntos Internos —a nivel federal— y las Oficinas de Asuntos Internos de los Estados —a nivel estatal— tienen facultades para regular, entre otras cuestiones, el uso de firmas electrónicas en los documentos electrónicos que deben recibirse en los registros públicos.
Por ejemplo, cuando observamos las normas aplicables a los registros públicos en el estado de São Paulo, es posible observar que documentos como los registros y las modificaciones de actos constitutivos, o el Actas de reuniones de las personas jurídicas, que deben presentarse en la oficina de registro civil de las personas jurídicas, entre otros requisitos técnicos, deben tener una firma electrónica calificada.
Este es solo un ejemplo, ya que la misma situación puede ocurrir en otros estados brasileños, y siempre se debe consultar la legislación aplicable para el registro deseado.
Por lo tanto, siempre se recomienda consultar la legislación aplicable al tipo de documento que está firmando, para saber si se debe utilizar un tipo específico de firma digital.
¿Cuáles son las ventajas de usar una firma digital?
Es posible abordar varios aspectos a la hora de abordar las ventajas del uso de la firma electrónica, como la reducción de costos y gastos relacionados con el almacenamiento y la gestión de documentos físicos, la compra de papel, los gastos con impresoras, la reducción del tiempo y los costos logísticos con el transporte de documentos para su firma, sin mencionar la reducción del impacto ambiental y la ocupación de los espacios físicos.
Sin embargo, hablemos de los aspectos legales de las firmas digitales, que también aportan ventajas a quienes utilizan esta tecnología.
Exención de la firma de dos testigos en los títulos ejecutivos extrajudiciales
Esta es una gran innovación también introducida por la Ley núm. 14.620/2023, que, al actualizar el Código de Procedimiento Civil, prescindió de la firma de los dos testigos en los títulos ejecutivos firmados digitalmente.
En otras palabras, cuando se firman electrónicamente órdenes ejecutivas extrajudiciales, como títulos de crédito (letras de cambio, pagarés y duplicados), ya no es necesario recopilar las firmas de dos testigos que no sean las partes contratantes.
Esta innovación demuestra una evolución significativa de la legislación relativa a la tecnología de firma digital.
Esto se debe a que el requisito de dos testigos se deriva de una lógica análoga a la de las firmas escritas, que considera la presencia de dos testigos, entre otros factores, un elemento de seguridad para dar fe de la integridad del documento firmado.
Sin embargo, no tiene sentido llevar la lógica analógica al entorno de la firma electrónica. Esta cuestión puede abordarse en varios aspectos, como la falta de rúbricas, la colocación de las firmas y, sin duda, la ausencia de dos testigos.
Esto se debe a que la firma de dos testigos no tiene ningún impacto en la seguridad e integridad del documento firmado electrónicamente, que es la razón principal de la existencia de este requisito cuando se considera una realidad analógica de las firmas escritas.
Lo que nos lleva al último tema de este artículo:
La seguridad y la garantía de integridad de los documentos firmados electrónicamente
Es posible que haya escuchado que las firmas digitales, además de ser ágiles y prácticas, son más seguras que las firmas escritas. Pero, ¿alguna vez te has detenido a pensar en los motivos?
Vamos a ver. Al hablar de la seguridad de los documentos firmados electrónicamente, observamos que la tecnología de firma digital proporciona niveles de seguridad, confiabilidad y verificación impensables para la realidad analógica de las firmas escritas.
Esta cuestión radica en los tres factores de seguridad que conforman la tecnología de firma electrónica y que son esenciales para su funcionamiento. Son los siguientes:
Vale la pena señalar que cada plataforma tiene sus propias especificaciones y peculiaridades a la hora de garantizar la verificación de dichos factores, sobre todo porque no existe una forma única y correcta de garantizarlos.
Empecemos por autenticidad del firmante. Se demuestra a través de los diferentes métodos de autenticación que ofrecen las plataformas. La elección de los métodos depende del usuario propietario del documento, quien definirá el nivel de seguridad de la autenticación de los firmantes.
El segundo factor de seguridad es la forma en que enlace entre el firmante y el documento. No existe una única forma correcta de demostrar este enlace, pero en Clicksign todos los documentos firmados tienen un historial completo de firmas, que es Log do Documento.
Es en el registro donde se registra en detalle todo el proceso de autenticación de los firmantes, que contiene información como los datos de identificación, la dirección IP del dispositivo utilizado en el momento de la autenticación, la fecha y la hora de las respectivas autenticaciones, además de los métodos de autenticación que seleccionó el usuario propietario del documento y que llevaron a cabo los firmantes.
De esta manera, la plataforma emite un registro que funciona como enlace entre el documento y los firmantes, con el propósito de demostrar que las firmas electrónicas de ese documento específico son legalmente válidas.
Por último, tenemos el integridad. Una vez más, no existe una forma única, correcta y eficaz de garantizar que no se hayan realizado cambios en el documento una vez finalizado el proceso de firma. Clicksign, por ejemplo, utiliza dos factores de seguridad para garantizar la integridad.
Cada documento firmado en Clicksign tiene un Código hash, una tecnología de alta seguridad, un cálculo matemático, que se utiliza para cifrar el documento original firmado. Por lo tanto, cada documento firmado tiene un código único que garantiza que no se haya realizado ningún cambio en su contenido después de que los firmantes hayan firmado el documento.
Además de la inclusión del código, cada documento firmado en la plataforma contiene el Certificado digital de Clicksign, que indica, de forma auditable, que el documento se firmó en la plataforma, y también es posible incluir la autenticación con un sello de tiempo, una elección que queda a discreción del usuario propietario del documento.
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Clicksign es la primera empresa de firma electrónica de Brasil. Nuestras soluciones son ideales para quienes desean reducir costos y agilizar los procesos. Porque, desde cualquier lugar, a través de un dispositivo con acceso a Internet, es posible suscribirse en menos de 1 minuto.
A través de nuestra plataforma, puede firmar documentos con cualquier tipo de firma electrónica requerida por la ley, de acuerdo con las necesidades de los clientes. Porque utilizamos las tecnologías más avanzadas para brindar mayor seguridad y validez legal a los documentos firmados.
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