Tipos de assinatura digital: diferenças, usos e segurança

O ambiente corporativo brasileiro passou por uma transformação definitiva. Formalizar contratos, aprovar laudos técnicos e conduzir processos de RH com agilidade e segurança deixou de ser diferencial. Hoje, é uma necessidade operacional.

Esse movimento ganhou força com a adoção das assinaturas digitais, que redefiniram a forma como empresas firmam pactos e conduzem transações. 

Para dimensionar essa evolução, dados do governo brasileiro mostram que, até agosto de 2024, mais de 70 milhões de assinaturas foram realizadas em plataformas eletrônicas, o dobro do volume registrado no ano anterior.

Com a expansão do uso, surgem perguntas essenciais: qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital? Quando o certificado ICP-Brasil é obrigatório? E como garantir validade jurídica, segurança e confiança em cada documento assinado?

Este guia foi criado para simplificar essas respostas. Com base na legislação vigente e em soluções robustas como a Clicksign, você entende o que é possível, o que é necessário e como avançar com segurança em cada clique.

Assinatura Digital vs. Assinatura Eletrônica: diferença técnica e jurídica

Para navegar com segurança no mundo dos contratos digitais, o primeiro passo é dissipar a confusão terminológica mais comum do mercado.

Apesar do uso comum, assinatura eletrônica e assinatura digital não são sinônimos. Elas representam conceitos distintos, com impactos diretos na segurança, na experiência e na eficiência das transações.

Juridicamente, a relação entre elas é clara: gênero e espécie. Entender essa diferença não é detalhe técnico, é uma decisão estratégica para quem busca transparência, conformidade e crescimento sustentável.

O que é Assinatura Eletrônica? (Gênero)

A Assinatura Eletrônica é o termo guarda-chuva (gênero). Ela engloba qualquer meio eletrônico, não necessariamente criptográfico, utilizado para identificar uma pessoa e comprovar a sua concordância com o conteúdo de um documento digital.

Do ponto de vista jurídico, vale o que conecta a autoria ao documento. Com base na liberdade das formas e na admissibilidade das provas digitais, todo método eletrônico que assegura essa vinculação é considerado uma assinatura eletrônica.

Exemplos práticos que se enquadram nesse gênero:

• Senhas e Logins: a autenticação em um portal corporativo para dar um "de acordo".
• Biometria: o uso da digital ou reconhecimento facial para desbloquear uma ação.
• Tokens e SMS: códigos enviados ao celular para confirmar uma transação.
• Assinatura Digitalizada: a imagem de uma assinatura feita em papel e colada em um documento (embora tenha baixíssima segurança, é uma forma de assinatura eletrônica simples).

Ou seja: toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital.

O que é Assinatura Digital? (Espécie)

A Assinatura Digital é um tipo específico de assinatura eletrônica. O que a torna diferente é a tecnologia por trás do processo: o uso obrigatório da criptografia assimétrica, que garante mais segurança e confiança nas transações.

Enquanto a assinatura eletrônica genérica foca na evidência (quem assinou), a assinatura digital foca na matemática da segurança (garantindo que nada foi alterado). 

Ela funciona através de um par de chaves criptográficas (uma pública e uma privada) e, no Brasil, está frequentemente associada ao uso de um Certificado Digital.

As principais características técnicas que elevam a assinatura digital a um patamar superior de segurança são:

• Integridade (Imutabilidade): a tecnologia cria um "hash" (resumo criptográfico) do documento. Se uma única vírgula for alterada após a assinatura, o código é quebrado e a assinatura torna-se inválida automaticamente.
• Autenticidade Inequívoca: o uso de chaves criptográficas garante que apenas o portador daquela chave específica poderia ter gerado a assinatura.
• Não-Repúdio: devido à robustez da criptografia e da certificação, torna-se tecnicamente e juridicamente muito difícil para o signatário negar a autoria do ato.

Por que essa distinção importa para o seu negócio?

A confusão entre os termos pode levar a erros de compliance. Saber a diferença permite que sua empresa aplique o princípio da proporcionalidade:

Não é necessário usar a complexidade de uma Assinatura Digital (com certificado) para aprovar um pedido de férias (onde uma Assinatura Eletrônica via login basta).

Por outro lado, não se deve usar uma assinatura eletrônica simples para atos que a lei exige formalidade máxima, como certas transações imobiliárias ou atos notariais.

Em resumo, a assinatura eletrônica é o meio de validação amplo, enquanto a assinatura digital é a tecnologia de blindagem criptográfica que pode ser aplicada a esse meio.

Os três níveis de Assinatura Eletrônica no Brasil (Classificação ITI)

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e a Lei 14.063/2020 estabelecem três níveis claros para as assinaturas, classificados pelo grau de confiança e segurança: Simples, Avançada e Qualificada.

Entender essa tríade é o que permite às empresas equilibrar a experiência do usuário (UX) com a segurança jurídica necessária, evitando burocracias desnecessárias em processos de baixo risco ou falhas de compliance em contratos críticos.

Abaixo, detalhamos cada modalidade de forma objetiva, trazendo exemplos reais que traduzem o que é possível fazer na prática.

Assinatura eletrônica simples

Esta modalidade é focada na agilidade extrema. Normalmente adotada em situações de baixo risco, a assinatura simples exige uma identificação mínima das partes.

Não utiliza certificados digitais complexos. A validação ocorre através de dados que ligam o usuário à ação, como o preenchimento de uma senha, o login em uma plataforma, o envio de um e-mail de confirmação ou um código via SMS.

Quando utilizar: embora não sirva para contratos de alto valor, o registro do aceite traz agilidade a tarefas cotidianas que, antigamente, travavam fluxos internos:

• Pedidos internos de compras ou almoxarifado;
• Declarações de ciência (ex: recebimento de equipamento);
• Termos de uso e consentimento em sites e aplicativos;
• Formulários de cadastro digital e atualizações cadastrais.

Ela resolve com facilidade tarefas sem maiores exigências legais, sendo perfeita para reduzir o atrito em processos de volume.

Assinatura eletrônica avançada

Este é o ponto de equilíbrio ideal para a grande maioria das empresas privadas. Na assinatura avançada, o nível de segurança sobe degraus importantes: o signatário precisa ser individualizado inequivocamente.

Diferente da simples, aqui existem mecanismos tecnológicos que comprovam a identidade e ligam o assinante ao documento de forma que qualquer alteração posterior seja detectável. 

São usadas autenticações robustas, como biometria facial, tokens via aplicativo bancário, confirmação via WhatsApp, verificação de IP e geolocalização.

Importância da Trilha de Auditoria: plataformas como a Clicksign geram um "Log" ou trilha de auditoria detalhada. Esse documento anexo registra cada passo: quem abriu o e-mail, de qual IP, em qual horário e qual método de autenticação foi usado. Isso fornece material probatório suficiente para garantir a autoria em juízo, caso necessário.

Quando utilizar:

• Contratos de prestação de serviços (B2B e B2C);
• Procurações eletrônicas sem exigência de fé pública;
• Registros internos críticos, como aprovação de folha de pagamento e aceites de políticas de compliance;
• Operações financeiras de médio porte e contratos de câmbio;
• Contratos de aluguel e compra e venda (instrumentos particulares).

Na Clicksign, o usuário tem a flexibilidade de escolher entre múltiplos métodos de autenticação dentro da assinatura avançada, adaptando o rigor (ex: exigir uma selfie segurando documento) conforme o perfil do contrato.

Assinatura eletrônica qualificada

Este é o modelo mais rígido, burocrático, porém com o maior peso hierárquico, sendo reconhecido em todas as esferas judiciais e administrativas como equivalente à assinatura de próprio punho com firma reconhecida.

A assinatura qualificada só é possível se o signatário possuir um Certificado Digital ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), como o e-CPF ou e-CNPJ. Esse certificado deve ser emitido presencialmente (ou por videoconferência rigorosa) por uma Autoridade Certificadora credenciada.

Toda a transação é "carimbada" com data e hora oficiais, conectando o certificado às informações do documento de forma criptografada

Quando utilizar (Obrigatoriedade): existem cenários onde a lei não dá escolha, exigindo a qualificada:

• Processos judiciais eletrônicos (advogados e juízes);
• Assinaturas de documentos fiscais (NF-e) com o poder público;
• Atos de transferência de imóveis que exijam escritura pública (embora a Lei 14.620/2023 tenha flexibilizado isso para instrumentos particulares com força de escritura pública);
• Interações com a Receita Federal e Juntas Comerciais específicas.

Nos cenários que pedem máxima segurança jurídica contra fraudes complexas, o certificado ICP-Brasil se consolida como a referência nacional, garantindo o "não-repúdio" (o assinante não pode dizer que não foi ele).

Por que a segurança é tão discutida nas assinaturas digitais?

Um clique pode formalizar um contrato milionário. Parece simples. E é, para quem usa. Mas, essa facilidade só existe porque, nos bastidores, opera uma arquitetura tecnológica precisa, inteligente e segura.

Diferente de uma rubrica digitalizada ou de um aceite superficial, a assinatura digital é sustentada por três camadas tecnológicas que assegurem a integridade, autenticidade e inviolabilidade do documento.

Conheça o fluxo técnico que acontece em milissegundos para tornar cada assinatura confiável:

• Função Hash

No momento em que um documento é submetido para assinatura em uma plataforma como a Clicksign, o sistema aplica um algoritmo matemático (Hash) que lê todo o conteúdo do arquivo e gera um código único, uma espécie de "impressão digital" daquele contrato específico.

Se alguém alterar uma única vírgula, um valor ou uma data no contrato após a assinatura, o "DNA" (Hash) do arquivo muda completamente. 

O sistema detecta a incompatibilidade e invalida a assinatura imediatamente. Isso garante o princípio da Integridade.

• Criptografia Assimétrica

Esta é a tecnologia que substitui o reconhecimento de firma. Ela utiliza um par de chaves matemáticas complementares:

• Chave Privada: é exclusiva do titular (pode estar em um Token, Smartcard ou na nuvem segura da plataforma após autenticação). Ela é usada para "trancar" (assinar) o hash do documento.
• Chave Pública: é distribuída livremente. Ela serve para que qualquer pessoa (o juiz, a outra parte, o auditor) possa "destrancar" e verificar que aquela assinatura foi realmente feita pela chave privada correspondente. Isso garante a Autenticidade e o Não-Repúdio (a garantia de que o autor não pode negar o ato).

• Trilha de Auditoria (Log de Evidências)

Especialmente nas Assinaturas Eletrônicas Avançadas (aquelas sem certificado ICP-Brasil, mas com alta segurança), a "mágica" acontece aqui. A plataforma coleta e "empacota" uma série de metadados técnicos que comprovam o contexto da assinatura:

• Endereço IP da conexão.
• Geolocalização (GPS) aproximada.
• Data e Hora exata (Carimbo do Tempo ou Timestamping).
• Método de autenticação usado (Token via SMS, Biometria Facial, Login Bancário).
• Dados do dispositivo (Modelo do celular/computador, navegador).

Esse pacote de evidências é anexado ao documento final, criando um rastro probatório robusto aceito pelos tribunais brasileiros.

Legislação e validade jurídica das assinaturas eletrônicas: MP 2.200-2 e Lei 14.620

A principal barreira para a adoção da assinatura digital nunca foi tecnológica, mas sim cultural e jurídica. A pergunta que todo gestor faz é: "Se eu não usar o certificado ICP-Brasil (o famoso token pago), meu contrato tem validade em juízo?"

A resposta é SIM, e a base legal para isso é sólida, porém cheia de nuances que exigem atenção.

A validade jurídica das assinaturas eletrônicas: MP 2.200-2/2001

Esta Medida Provisória é a "Constituição" da certificação digital no Brasil. Ela divide a validade em dois caminhos distintos no seu Artigo 10:

1. Presunção Absoluta (Art. 10, § 1º): refere-se às assinaturas realizadas com certificados ICP-Brasil (Assinatura Qualificada). A lei diz que documentos assinados assim têm presunção legal de veracidade iuris tantum. Ou seja, o documento é considerado verdadeiro a não ser que alguém prove o contrário.
2. Liberdade das Formas (Art. 10, § 2º): aqui está o "pulo do gato" que viabilizou a transformação digital das empresas. A lei valida qualquer outro meio de assinatura eletrônica (não-ICP Brasil), desde que:

• Permita a comprovação da autoria e integridade;
• Seja admitido pelas partes como válido.

Isso significa que, ao utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica (Assinatura Avançada) onde ambas as partes aceitam os Termos de Uso e realizam a autenticação (via e-mail, SMS, PIX ou biometria), cria-se um vínculo contratual com plena eficácia jurídica.

A atualização da legislação das assinaturas em 2023: Lei 14.620

Para modernizar esse cenário e acabar com discussões antigas sobre a necessidade de testemunhas, foi sancionada a Lei nº 14.620/2023. Ela alterou o Código de Processo Civil para determinar que os títulos executivos eletrônicos (contratos) assinados digitalmente possuem força executiva, dispensando a assinatura de testemunhas quando a integridade for conferida por provedor de assinatura.

Isso foi um divisor de águas: a assinatura eletrônica avançada (oferecida por plataformas privadas como a Clicksign) ganhou ainda mais robustez para a execução de dívidas e contratos.

Assinaturas eletrônicas e a LGPD

A validade jurídica também passa pela proteção de dados. Plataformas sérias operam em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Diferente de um e-mail solto com um PDF anexo, uma plataforma de assinatura coleta apenas os metadados necessários (IP, geolocalização, hash do dispositivo) para provar a autoria, garantindo o "Princípio da Minimização de Dados" e protegendo a privacidade dos signatários.

Como escolher entre os diferentes tipos de assinaturas digitais?

Não existe “a melhor assinatura”. Existe a assinatura certa para o nível de risco do seu negócio. Eficiência nasce do hibridismo: usar diferentes tipos de assinatura digital e eletrônica conforme cada fluxo.

Abaixo, um guia prático para escolher com clareza e segurança.

Quando usar Assinatura Simples?

Foco: Velocidade e Baixo Risco. Ideal para situações onde a identificação do usuário já foi feita previamente ou o risco de contestação é nulo.

• Recursos Humanos: confirmação de recebimento de holerite, marcação de ponto, avisos de férias, lista de presença em treinamentos.
• Operacional: requisições de almoxarifado, ordens de serviço internas, aprovação de orçamentos de baixo valor.
• Comercial: aceite de termos de uso em sites (clickwrap).

Quando usar Assinatura Avançada? (Padrão do Mercado)

Foco: Segurança Jurídica, Rastreabilidade e Experiência do Cliente. É a escolha para 90% dos contratos privados, pois não exige que o signatário tenha certificado digital (o que poderia travar a venda), mas coleta evidências robustas de autoria.

• Vendas e Serviços: contratos de prestação de serviços, propostas comerciais, adesão a planos de saúde ou seguros.
• Imobiliário: contratos de locação (sem fiador ou com seguro-fiança), vistorias de entrada/saída.
• Financeiro: abertura de contas digitais, operações de câmbio, contratos de crédito pessoal.
• Jurídico: acordos extrajudiciais, NDAs (Acordos de Confidencialidade).

Quando usar Assinatura Qualificada (ICP-Brasil)?

Foco: Exigência Legal Obrigatória e Fé Pública. Use quando a lei determinar.

• Governo e Fisco: emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), obrigações acessórias (SPED), alterações contratuais em Juntas Comerciais específicas.
• Judiciário: atos privativos de advogados e juízes nos sistemas de processo eletrônico.
• Saúde: prescrição de receitas de controle especial (embora a assinatura avançada já seja aceita para receitas simples em muitos casos).

Assinatura Digital e ROI: os benefícios estratégicos da Assinatura Digital

Adotar a assinatura digital vai muito além da sustentabilidade. É uma estratégia financeira e operacional mensurável. Para gestores que precisam justificar o investimento, estes são os pilares de retorno:

1. Redução do Turnaround Time (Tempo de Ciclo): contratos que levavam 15 dias para serem assinados (impressão, motoboy, cartório, devolução) passam a ser finalizados em minutos. Isso acelera o faturamento da empresa (Time-to-Revenue).
   
   
2. Rastreabilidade e Auditabilidade: diferente do papel, que pode ser extraviado ou assinado retroativamente (fraude de data), a assinatura digital possui Carimbo do Tempo. Você sabe exatamente quem abriu o e-mail, quem assinou e quando. Isso é ouro para o Compliance.
   
   
3. Redução de Custos Diretos (OPEX):
   

• Impressão e Papel: zera o custo de toner e resmas.
• Logística: elimina motoboys e Correios para envio de vias físicas.
• Cartório: reduz drasticamente gastos com reconhecimento de firma (exceto quando exigido por lei específica).
• Arquivo Físico: elimina o custo do metro quadrado de salas de arquivo morto e a gestão documental manual.
  

4. Experiência do Usuário (UX): permitir que seu cliente assine o contrato pelo celular, via WhatsApp ou e-mail, sem precisar instalar nada, aumenta a taxa de conversão de vendas. Burocracia mata negócios; a facilidade digital os viabiliza.

Como validar uma Assinatura Digital?

Receber um contrato em PDF assinado gera uma dúvida natural: como garantir que o arquivo é autêntico e não foi adulterado após o envio?

Diferente do papel, onde a conferência é visual (analisando a tinta da caneta ou o selo do cartório), a segurança digital é baseada em prova matemática e metadados. Isso significa que a validação é feita por verificação lógica, eliminando a subjetividade e o "olhômetro".

O processo de conferência varia dependendo da tecnologia de assinatura utilizada (Qualificada ou Avançada):

Validando Assinatura Qualificada (ICP-Brasil)

Se o documento foi assinado com certificado digital (e-CPF/e-CNPJ), a validação é centralizada pelo governo federal.

1. Acesse o Verificador de Conformidade do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).
2. Faça o upload do arquivo assinado (geralmente em formato PDF ou P7S).
3. Resultado: o sistema governamental checará se o certificado estava ativo no momento da assinatura, se foi revogado e se o documento sofreu alterações. O relatório final dirá "Aprovado" ou "Reprovado".

Dica: o Adobe Acrobat Reader também valida essas assinaturas nativamente, exibindo um "selo verde" no topo do PDF se as credenciais estiverem corretas.

Validando Assinatura Avançada (Plataformas Privadas)

Para assinaturas feitas em plataformas como a Clicksign (que usam a MP 2.200-2/Art. 10 § 2º), a validação ocorre através do Manifesto de Assinaturas ou Página de Verificação.

1. Identifique o Código de Verificação: todo documento assinado profissionalmente possui, no rodapé ou em uma página anexa, um código hash único e um link (URL) para validação.
2. Acesse o Validador da Plataforma: entre no site da empresa certificadora (ex: Clicksign) e insira os códigos.
3. Conferência Visual e Técnica: o sistema exibirá a cópia original do documento guardada no servidor.

O que verificar: compare o Hash do documento que você tem em mãos com o Hash exibido na tela. Se forem idênticos, o documento é autêntico. Além disso, verifique na tela o status de todas as assinaturas (se todas as partes já concluíram o processo).

Alerta Importante: a Imagem não é a Assinatura

Um erro comum é achar que a "imagem" da rubrica colada no PDF é a prova de validade. Não é. Para o Google e para a Justiça, o que vale são os metadados (o código criptográfico). Um PDF pode ter uma imagem bonita de assinatura, mas se não tiver o certificado digital ou a trilha de auditoria vinculada por trás, ele pode ser apenas uma figura sem valor jurídico ("imagem colada"). Sempre utilize os validadores oficiais para ter certeza.

Conclusão: a era do papel acabou

A era dos papéis e idas ao cartório ficou para trás. Hoje, o gestor moderno precisa dominar as diferenças entre assinatura simples, avançada e qualificada para fazer negócios com agilidade e confiança.

Personalizar o uso da assinatura digital é essencial. Empresas inteligentes investem em soluções como a Clicksign, que oferecem interfaces intuitivas e segurança robusta, sem sobrecarregar o TI ou o Jurídico.

Seja para formalizar um novo contrato de trabalho, fechar uma negociação estratégica ou aprovar uma política interna, a assinatura certa existe para cada necessidade.

Transforme a gestão dos seus contratos! Crie um cadastro gratuito, teste a plataforma da Clicksign e experimente a combinação entre praticidade e segurança jurídica.

Perguntas frequentes sobre os tipos de assinatura digital?

1. Quais são os tipos de assinatura digital reconhecidos no Brasil?

Segundo a Lei 14.063/2020 e o ITI, existem três tipos: Simples (identificação básica para baixo risco), Avançada (identificação robusta e criptografia, ideal para empresas) e Qualificada (exige certificado ICP-Brasil para máxima formalidade).

2. Qual é o tipo mais seguro de assinatura?

Tecnicamente, a assinatura Qualificada é a mais segura devido ao rigor da emissão do certificado ICP-Brasil, garantindo não-repúdio absoluto. Porém, a assinatura Avançada oferece segurança jurídica suficiente para a maioria dos contratos privados, com melhor usabilidade.

3. Quanto custa uma assinatura digital?

O custo varia. Assinaturas simples e avançadas em plataformas como a Clicksign oferecem planos flexíveis e até testes gratuitos, cobrando por volume de documentos. Já a assinatura qualificada exige a compra de um certificado (e-CPF/e-CNPJ) junto a uma autoridade certificadora, custando entre R$100 e R$400 anuais por pessoa.

4. Posso assinar um contrato de aluguel com assinatura avançada?

Sim. A legislação brasileira e a jurisprudência permitem o uso de assinatura eletrônica avançada para contratos de locação e compra e venda particulares, com total validade jurídica.

5. O que garante a validade da assinatura sem certificado ICP-Brasil?

A Medida Provisória 2.200-2/2001 (Art. 10, § 2º) garante a validade de assinaturas eletrônicas avançadas, desde que as partes admitam o meio como válido. Plataformas de assinatura coletam evidências (IP, e-mail, logs) que comprovam essa concordância e a integridade do documento.