Privacy Policy

Updated in September 2024

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This Privacy Policy (“Policy”) sets out how Clicksign collects, stores, shares and deletes Personal Data obtained by Clicksign through the Site or Platform and is treated in accordance with the guidelines of Law No. 13,709/18 (General Personal Data Protection Law) and provisions of this Policy.

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ATTENTION — Please read the content of this Policy carefully before providing any Personal Data to Clicksign. If you do not agree with any of its terms, we advise you to discontinue accessing and using the Site and Platform, as they prevail over any previous proposals, contracts, and understandings regarding privacy and protection of Personal Data.

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Acceptance of the terms of this Policy is necessary to enjoy the functionality of the Site and the Platform in their entirety, in accordance with your User profile.

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A Clicksign poderá atualizar esta Política de Privacidade, sempre que necessário, para refletir alterações em suas práticas de privacidade e proteção de dados. Quando forem feitas alterações substanciais, elas serão informadas aos Usuários cadastrados.

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TERMS THAT WE USE IN THIS POLICY

As palavras e expressões listadas abaixo, quando grafadas com letras maiúsculas, terão as seguintes definições, para fins desta Política.

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“Clicksign” represents Clicksign Document Management S.A., registered with the CNPJ/MF under number 12,499,520/0001-70, with headquarters at Av. Marcos Penteado de Ulhoa Rodrigues No. 939, 8th floor, Tamboré, Barueri, SP 06460-040, Brazil.

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“Customer”: individual or legal entity that creates an account on the Platform and acquires a license to use the Platform.

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“Cookies”: arquivos de texto armazenados no seu dispositivo (computador ou celular) para que o site funcione de forma mais eficiente e para fornecer informações à Clicksign.

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“Personal Data (s)”: means any information that can identify a natural person or that makes them identifiable.

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“Data Protection Legislation” means all legislation applicable to the processing of Personal Data, which includes, without limitation, the LGPD, Law No. 12,965/14 (Civil Framework of the Internet) and Law No. 8,078/90 (Consumer Protection Code).

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“Platform”: digital environment developed by Clicksign including the software, systems, applications, processes and networks administered by Clicksign and accessible through the site www.clicksign.com que oferece soluções de assinaturas eletrônicas e gestão de documentos. which offers electronic signatures and document management solutions.

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“Signer”: person who uses the Platform to sign a document.

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“Owner”: is the natural person to whom the Personal Data subject to Treatment belongs.

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“Data Processing”: means any and all operations with Personal Data carried out by Clicksign, such as collection, storage, evaluation, classification, processing, modification, reproduction, sharing, transmission, extraction or deletion.

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“User”: individual who uses the Platform to, depending on the profile and degree of access granted, create, upload, send, receive, access, sign, archive, delete, perform download e gerenciar documentos eletrônicos. and manage electronic documents.

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PERSONAL DATA PROCESSED BY CLICKSIGN

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1. Collection of Personal Information. The Personal Data processed by Clicksign may vary according to the User's profile, whether an authorized User of a Client or a Signer, and their interaction with the Platform and Site. Each tool or feature of the Site and Platform has a purpose, which requires or enables the Processing of specific Personal Data. This Data may be collected directly from the User, obtained through third parties to authenticate the Signer, or may be collected automatically while browsing the Site, through cookies or other technologies.

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‍2. Personal Data that we collect directly from Users. Clicksign may collect Personal Data directly from the User, when creating an account, signing a document and/or interacting with our service, for example. The data collected may include registration data such as full name, social security number, e-mail, telephone, address or financial data, such as the full name of the person responsible for the payment, information about payment methods, including bank details.

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COOKIES

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‍3. Personal Data that we collect and process on behalf of our Clients.A Clicksign utiliza cookies e tecnologias semelhantes para possibilitar o funcionamento do site e da Plataforma, aprimorar a experiência do Usuário, compreender a forma de utilização dos serviços e, quando aplicável, personalizar conteúdos, funcionalidades e comunicações. Os cookies utilizados pela Clicksign poderão ser classificados nas seguintes categorias: (I) Cookies necessários, essenciais para navegação e acesso a áreas seguras; (ii) Cookies de preferências, que memorizam escolhas do Usuário, como idioma; (iii) Cookies de análise e monitoramento de desempenho, utilizados para compreender a utilização do site e da Plataforma e aprimorar sua performance; (iv) Cookies de publicidade e marketing, utilizados para personalizar anúncios, conteúdos e comunicações; (v) Cookies de redes sociais e de terceiros, relacionados a serviços de análise, marketing, redes sociais e outras funcionalidades integradas ao site e à Plataforma. Clicksign may receive, from Clients, Personal Data to authenticate Signatories, such as full name, social security number, e-mail, cell phone, date of birth, biometrics, photo, Internet Protocol (IP) address.

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‍4. Personal Data that we collect automatically.A Clicksign poderá utilizar cookies de terceiros relacionados a serviços de análise, marketing, redes sociais e outras funcionalidades integradas ao site e à Plataforma. Os cookies de terceiros são gerenciados diretamente pelos respectivos fornecedores, motivo pelo qual recomenda-se que o Usuário consulte diretamente as políticas de privacidade  e demais condições aplicáveis aos respectivos fornecedores. Some Personal Data is collected automatically, such as: IP address, browser for accessing the Site/Platform, date and time of access, location of the User, the User's actions on the Site, information regarding the User's mobile device used to access the Site, connection provider, among others.

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5. Gerenciamento de cookies. O Usuário poderá gerenciar suas preferências de cookies por meio do banner de cookies ou da Central de Preferências do site e/ou da Plataforma, podendo aceitar, recusar ou configurar determinadas categorias de cookies, quando aplicável. Entretanto, o bloqueio de determinadas categorias poderá impactar funcionalidades do site e da Plataforma ou mesmo impossibilitar o seu uso. As provided in our Terms of Use, to use the Platform, the User must be 18 (eighteen) years of age or older and/or be legally capable. Clicksign does not intentionally collect or request Personal Data from children under 18 (eighteen) years of age or who are not legally capable. It is the User's sole responsibility to verify the Data included in the Platform, guaranteeing the necessary parental permissions and authorizations for its Treatment.

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COMPARTILHAMENTO DE DADOS

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6. Blogs e redes sociais. Quaisquer Dados Pessoais que o Titular opte em compartilhar em blogs, fórum ou redes sociais da Clicksign poderão ser tratados por qualquer pessoa que tenha acesso, sem nenhum controle ou interferência da Clicksign. A Clicksign não terá nenhuma responsabilidade por essas informações. Information may be collected that is stored directly on the device that the Site visitor is using, called cookies. The collection of information such as browser type, time spent on the Site, pages visited, language preferences, and other anonymous traffic data are used by Clicksign to allow the customization of browsing preferences, providing a better experience for the User and visitor to the Site. If you wish to control which of your information is collected through cookies, you can choose your preferences on the cookie banner of the Site itself or reject them. However, this may cause inconvenience in the use of the Site or even make browsing impossible.

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7. Compartilhamento de Dados com Terceiros. Para atingir as finalidades descritas nesta Política, a Clicksign poderá compartilhar Dados Pessoais com certos terceiros, operadores ou suboperadores de Dados Pessoais. A Clicksign não vende ou divulga os Dados Pessoais que coleta para fins monetários. Todos os terceiros que receberem Dados Pessoais da Clicksign estão sujeitos a obrigações contratuais de proteção destes Dados, como, por exemplo, implementar medidas técnicas e organizacionais de segurança, de modo a garantir um nível adequado  de segurança. Alguns dos terceiros que têm acesso aos Dados Pessoais podem estar localizados em outros países ou podem tratar dados fora do Brasil. O compartilhamento pode ser feito com: (i) Consultores e empresas de tecnologia e TI autorizados a gerenciar a Plataforma ou Site, provedores de hospedagem e prestadores de serviços, inclusive empresas de armazenamento de dados na nuvem; (ii) Empresas prestadoras de serviço de suporte à Clicksign, incluindo empresas de cobrança, de análise de risco e de crédito, auditores, comunicação, marketing e eventos; (iii) Empresas financeiras, meios de pagamento e bancos, para operacionalizar as operações de pagamento ou cobrança; (iv) Reguladores, autoridades e outros terceiros, se necessário, para cumprimento de obrigação legal ou para exercício de direitos da Clicksign ou de terceiros; (v) Parceiros Clicksign, no caso de serviços integrados aos serviços Clicksign ou realização de eventos conjuntos; (vi) Empresas do mesmo grupo societário do qual a Clicksign faça ou venha a fazer parte; (vii) Fornecedores Clicksign, para administração de base de dados, suporte a sistemas de TI e suporte às atividades organizacionais da Clicksign.

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TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

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8. Transferência internacional de dados. A Clicksign utiliza servidores AWS nos Estados Unidos com os melhores padrões de segurança disponíveis no mercado e compromete-se a observar os mecanismos e controles previstos na Legislação de Privacidade e Proteção de Dados para transferência internacional de Dados Pessoais.

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DATA SHARING

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9. Blogs and social networks.Ao solicitar a exclusão de um dado, de um documento carregado na Plataforma ou mesmo da sua conta, os dados ficam armazenados por certo período por segurança, caso tenham sido apagados indevidamente, e depois são excluídos definitivamente. Any Personal Data that the Owner chooses to share on Clicksign blogs, forums, or social networks may be processed by anyone who has access, without any control or interference from Clicksign. Clicksign will have no responsibility for this information.

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‍10. Data Sharing with Third Parties.A Clicksign irá manter os Dados Pessoais armazenados na Plataforma enquanto for necessário para (i) licenciar o software aos Usuários, como a manutenção das contas; (ii) atender exigências ou autorizações da legislação vigente, como uma obrigação legal, investigação ou ação judicial ou administrativa; (iii) proteger interesses da Clicksign, como mitigar danos, investigar violações aos Termos de Uso, promover a segurança da Plataforma e evitar fraudes. Poderemos armazenar Dados Pessoais conforme descrito nesta cláusula, mesmo depois de solicitações de exclusão de informações ou cancelamento da Conta, conforme nossa documentação.  To achieve the purposes described in this Policy, Clicksign may share Personal Data with certain third parties, operators or sub-operators of Personal Data. Clicksign does not sell or disclose the Personal Data it collects for monetary purposes. All third parties that receive Personal Data from Clicksign are subject to contractual obligations to protect this Data, such as implementing technical and organizational security measures to ensure an adequate level of security. Some of the third parties that have access to Personal Data may be located in other countries or may process data outside Brazil. Sharing can be done with: a. Consultants and technology and IT companies authorized to manage the Platform or Site, hosting providers and service providers, including cloud data storage companies; b. Companies providing Clicksign support services, including billing, risk and credit analysis companies, auditors, communication, marketing, and events; c. Financial companies, payment methods and banks, to operationalize payment or collection operations; d. Regulators, authorities and other third parties, if necessary, to comply with legal obligations or to exercise Clicksign's or third party rights; e. Clicksign partners, in the case of services integrated with Clicksign services or holding joint events; f. Companies in the same corporate group of which Clicksign is or will be a part; g. Clicksign suppliers, for database administration, IT system support and support Clicksign's organizational activities.

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INTERNATIONAL DATA TRANSFER

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11. International data transfer.Os dados pessoais de Signatários de Documentos podem ser pseudonimizados no ambiente de produção da Clicksign e para prestar suporte. Clicksign uses AWS servers in the United States and Brazil with the best security standards available in the market and undertakes to observe the mechanisms and controls provided for in the Privacy and Data Protection Legislation for the international transfer of Personal Data.

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‍12. Data Deletion.Quando do término do tratamento, a Clicksign pode anonimizar os Dados, caso decida por seu armazenamento.

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‍13. Data Storage and Retention Time.A Clicksign adota standards de mercado para proteger os Dados Pessoais de uso indevido ou destruição, perda, alteração, divulgação, aquisição ou acesso acidental, ilegal ou não autorizado, incluindo o estabelecimento de variados níveis de permissões de acesso aos seus sistemas e controles adequados por senha. Para mais informações sobre as medidas de Segurança implementadas na Plataforma Clicksign, consulte nossa Política de Segurança Cibernética. A segurança dos seus Dados também depende da adoção de medidas razoáveis por você no uso de seus dispositivos e softwares, incluindo a guarda de sua senha de acesso em local seguro, não a compartilhando com terceiros. Clicksign will keep the Personal Data stored on the Platform as long as necessary to (i) license the software to Users, such as maintaining accounts; (ii) meet the requirements or authorizations of current legislation, such as a legal obligation, investigation, or judicial or administrative action; (iii) protect Clicksign's interests, such as mitigating damages, investigating violations of the Terms of Use, promoting the security of the Platform and preventing fraud. We may store Personal Data as described in this clause, even after requests to delete information or cancel the Account, according to our

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SAFETY

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14. Pseudonymization of the Data.O Titular de Dados Pessoais tem os seguintes direitos garantidos pela Legislação de Proteção de Dados: (i) Direito de Confirmação: direito de confirmar se a Clicksign trata seus Dados Pessoais; (ii) Direito de Acesso: direito de acessar os Dados Pessoais que a Clicksign mantém; (iii) Direito à Retificação: direito de solicitar a correção de Dados Pessoais quando estes estiverem incompletos, inexatos ou desatualizados; (iv) Direito à Anonimização, Bloqueio ou Eliminação: direito de requerer a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto em lei; (v) Direito à Portabilidade de Dados Pessoais: direito de requerer a portabilidade dos seus Dados Pessoais a outra Plataforma, na forma da legislação vigente, contanto que isso não afete nossos segredos industriais e comerciais; (vi) Direito à Eliminação de Dados Pessoais: direito à eliminação dos Dados Pessoais tratados com seu consentimento, na medida do permitido em lei; (vii) Direito à Informação: direito de receber da Clicksign informações sobre as entidades públicas ou privadas às quais seus Dados Pessoais tenham sido compartilhados e direto de saber as consequências quando não consentir com o tratamento de seus Dados Pessoais;  (viii) Direito à Revogação do Consentimento: direito de requerer à Clicksign a revogação do seu consentimento. The personal data of Document Signers may be pseudonymized in the Clicksign production environment and to provide support.

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FALE CONOSCO

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‍15. Anonymization of Data.Se tiver uma solicitação relacionada aos seus direitos quanto ao Tratamento de seus Dados Pessoais, por favor, entre em contato conosco por meio do nosso Canal de Atendimento a Titulares de Dados Pessoais. Quando a Clicksign tratar seus Dados Pessoais em nome de um Cliente ou terceiro, são eles os responsáveis pela definição de como seus Dados devem ser Tratados e por atender suas solicitações enquanto Titular. Neste sentido, as solicitações que envolverem Dados Pessoais recebidos de terceiros ou de nossos Clientes serão encaminhadas ao respectivo terceiro/Cliente para resposta adequada. At the end of the treatment, Clicksign may anonymize the Data, if it decides to store it.

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‍16. Safety.A Clicksign possui Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO) formalmente nomeada que é Livia Pazianotto Torres. Paula Santos de Abreu é a Encarregada substituta. Caso necessário, entre em contato através do e-mail dpo@clicksign.com. Clicksign adopts market standards to protect Personal Data from misuse or destruction, loss, alteration, disclosure, acquisition, or accidental, illegal or unauthorized access, including the establishment of varying levels of access permissions to its systems and appropriate password controls. For more information about the Security measures implemented on the Clicksign Platform, see our Cyber Security Policy. The security of your Data also depends on the adoption of reasonable measures by you when using your devices and software, including keeping your access password in a secure place, not sharing it with third parties.

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Clicksign has a formally appointed Personal Data Officer (DPO). If necessary, contact Livia Pazianotto Torres via e-mail