La importancia de la seguridad de la información a la hora de gestionar y firmar documentos

La seguridad nunca está de más. Debes haber escuchado algo parecido, ¿verdad? Bien sabemos que esta declaración es una regla básica en el contexto de la firma de documentos. La protección de los datos sensibles y la integridad de la información son esenciales para promover la longevidad y el éxito de una empresa, por ejemplo, eliminando los riesgos a la hora de cerrar contratos y generando más confianza para los clientes, socios y empleados.

En este artículo, analizaremos la importancia de la seguridad de la información en el proceso de firma electrónica de documentos y conoceremos algunas funciones importantes que protegen sus datos y la información de la empresa. ¡Compruébalo!

Seguridad de la información al enviar y firmar documentos

Garantizar la integridad, la autenticidad y la confidencialidad de los documentos enviados para su firma electrónica es fundamental para mantener el valor empresarial. Después de todo, la protección de estos documentos contra el acceso no autorizado, las filtraciones de datos y otras ciberamenazas evita pérdidas no solo financieras, como las relacionadas con la recuperación del sistema, la compensación y las multas, sino también las relacionadas con la reputación.

Como la firma electrónica de documentos implica la participación directa e indirecta de terceros, como las plataformas de firma y los servicios de autenticación de firmantes, la seguridad de la información desempeña un papel aún más crucial en este proceso.

Por lo tanto, es fundamental buscar un proveedor que ofrezca soluciones de seguridad sólidas para el procesamiento y almacenamiento de su información, evitando las ciberamenazas y garantizando que la información permanezca protegida contra el acceso no autorizado o los posibles cambios.

Recursos de seguridad de la información

Cuando busque una solución de firma electrónica, es importante que tenga en cuenta algunos factores decisivos, especialmente en lo que respecta a la seguridad que ofrecen las soluciones. Existen algunos recursos eficaces de protección de datos que pueden marcar la diferencia en su realidad y en la seguridad de los datos de su empresa. Conozca algunos de ellos:

Cifrado

Utilizada para proteger la información durante su transmisión o almacenamiento, la criptografía tiene como objetivo garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder y comprender el contenido de los datos, manteniéndolos a salvo del acceso no autorizado.

Para garantizar la protección de la información confidencial mediante el cifrado de los datos, haciéndolos ilegibles para personas no autorizadas, se utilizan algoritmos matemáticos y claves criptográficas que, en esencia, pueden ser simétricas, asimétricas o con hash.

O Código hash, por ejemplo, es una secuencia única de caracteres generada a partir del contenido de un documento mediante un algoritmo matemático específico. Actúa como huella digital del documento. Cuando se firma un documento, se genera un código hash único y se le asigna. Esto permite verificar la integridad y autenticidad de este documento original, identificar la ausencia de modificaciones después de la firma y brindar seguridad y confiabilidad en el proceso de firma electrónica.

Control de acceso a documentos y datos confidenciales

Otra consideración importante en la seguridad de los documentos digitales es el control del acceso a los datos confidenciales. En este sentido, los controles de acceso ayudan a garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos de los documentos firmados. Opciones como el límite de acceso IP y el límite de tiempo de sesión son buenos ejemplos.

Cuando se usa Límite de acceso IP, puede delimitar el acceso a la plataforma en función de una distancia determinada por la IP de cada usuario. De este modo, solo los usuarios con una IP autorizada pueden acceder a la plataforma y firmar documentos, evitando posibles ataques y presencias no deseadas.

Ya tiempo de espera de sesión permite definir un período de tiempo en el que sus usuarios pueden permanecer conectados a la plataforma de suscripción sin realizar ninguna actividad. Transcurrido ese tiempo, la sesión se cierra automáticamente para aumentar la seguridad y evitar el acceso no autorizado. Esta función es crucial para proteger la información confidencial y garantizar que solo los usuarios autenticados puedan acceder a los documentos y firmarlos.

Inicio de sesión único

El inicio de sesión único (SSO), o acceso con credencial única, utiliza un único conjunto de credenciales para permitir el acceso seguro de los usuarios a las aplicaciones y los entornos virtuales. Con este método, puede gestionar el acceso de sus empleados a su sistema a través de un «proveedor de identidad» (IdP). Obtenga más información aquí.

Sin Repudio

La falta de repugnancia es la garantía de que una persona no puede negar la autoría de un documento o transacción firmado electrónicamente. Esto significa que una vez que se aplica una firma electrónica a un documento, el firmante no puede afirmar que no firmó el documento o que la firma fue falsificada.

Para garantizar el no repudio, las firmas electrónicas utilizan métodos de seguridad que confirman la identidad del firmante. Estos métodos crean un vínculo entre la identidad del firmante y la firma, lo que hace que sea extremadamente difícil para alguien negar que ha firmado.

Esta seguridad es importante porque garantiza la confianza y la integridad de los documentos electrónicos, protegiéndolos contra el fraude y las disputas sobre la autenticidad de las firmas.

Si está buscando una solución de firma electrónica para su empresa, es importante que la seguridad de la información sea un factor decisivo y prioritario. Invierta en recursos y funcionalidades que faciliten la gestión y la firma de sus documentos y busque soluciones que ayuden a construir los estándares de seguridad que su empresa necesita. Más información sobre las soluciones ofrecido en Clicksign!