Modernize sua Instituição de Ensino com Assinatura Eletrônica

No cenário dinâmico e altamente digitalizado das instituições de Ensino Superior, a busca por soluções que otimizem processos e melhorem a experiência de alunos e colaboradores é uma prioridade crescente. 

A assinatura eletrônica desponta como uma ferramenta essencial nesse contexto, oferecendo agilidade, segurança e eficiência na gestão de documentos acadêmicos e administrativos. Desde a matrícula até a emissão de certificados, passando por contratos de estágio e convênios, a digitalização dos processos com o uso da assinatura eletrônica transforma a rotina das universidades.

A assinatura eletrônica como pilar da transformação digital nas universidades

Ao incluir a assinatura eletrônica em seus processos, as instituições de Ensino Superior fortalecem sua presença no cenário digital, acelerando tarefas que antes demandavam tempo e esforço. O que antes poderia levar dias ou até semanas, agora é concluído em minutos, eliminando a burocracia e facilitando a vida de todos os envolvidos.

Essa mudança vai além de simplificar processos burocráticos: adotando a assinatura digital, as instituições podem criar um ambiente acadêmico mais conectado, sempre ao alcance dos estudantes.

É importante lembrar, também, que a assinatura eletrônica possui validade jurídica, sendo reconhecida pela legislação brasileira. Isso significa que os documentos assinados eletronicamente possuem o mesmo valor legal que os documentos físicos assinados à mão, desde que sigam as diretrizes estabelecidas. Saiba mais sobre a validade das assinaturas eletrônicas aqui.

Essa garantia jurídica proporciona segurança tanto para a universidade quanto para os alunos e colaboradores, assegurando a autenticidade, a integridade e a confiabilidade dos documentos assinados digitalmente.

Benefícios da utilização da assinatura eletrônica nas universidades

De fato, essa é uma tecnologia que pode fazer a diferença tanto na gestão dos processos administrativos quanto na experiência direta com os estudantes. 

Vamos entender mais sobre seus benefícios abaixo.

Redução de custos e otimização de tempo

Com a digitalização dos processos por meio da assinatura eletrônica, as universidades reduzem significativamente os custos com papel, impressão, manuseio e arquivamento de arquivos físicos. Além disso, o tempo gasto em processos de assinatura, que antes podiam levar dias ou semanas, é reduzido para minutos, permitindo maior agilidade no andamento das atividades administrativas e acadêmicas.

A eliminação de processos manuais também impacta diretamente nas despesas operacionais da universidade. As atividades envolvidas na coleta de assinaturas físicas – como a movimentação de documentos entre departamentos, o envio por correio ou transportadoras e o acompanhamento do status de assinaturas – são trabalhosas e consomem tempo e recursos. 

Com a assinatura eletrônica, essas etapas são digitalizadas e monitoradas em tempo real, o que diminui o tempo de processamento e reduz a necessidade de mobilização de pessoal para essas tarefas.

É possível pensar, ainda, em automatizar a criação e envio de documentos.  Algumas soluçõespermitem que sejam gerados documentos para assinatura a partir de outros documentos modelos, que podem ser preenchidos com uma coleta de dados totalmente digital. 

Matrículas e contratos mais rápidos 

A assinatura eletrônica facilita o processo de matrícula, permitindo que os alunos assinem os documentos necessários de qualquer lugar, sem a necessidade de deslocamento até a instituição. Além disso, documentos como contratos de estágio, convênios e acordos com parceiros externos também podem ser assinados de forma remota, sem interrupções no calendário acadêmico.

Essa é uma vantagem especialmente interessante para alunos de Ensino a Distância (EAD) e para aqueles que vivem em outras cidades ou países. 

Aumento da satisfação e engajamento dos alunos

Além dos benefícios administrativos, as universidades podem utilizar a assinatura eletrônica para se conectar de forma mais assertiva com os estudantes, usando até o WhatsApp como meio de envio e assinatura de documentos.

Essa facilidade agiliza os processos burocráticos e acaba também tornando a comunicação mais direta, acessível e em sintonia com as expectativas dos alunos. Em vez de precisar acessar plataformas específicas ou ir até a universidade para assinar documentos, o aluno pode fazer todo o processo de assinatura de documentos a partir de seu celular, em apenas alguns toques. Isso inclui matrículas, contratos de estágio, autorizações de atividades e diversos outros documentos acadêmicos.

Dessa forma, as instituições conseguem aumentar a satisfação dos alunos, que passam a ter uma experiência acadêmica mais simples e conectada. Isso também contribui para maior engajamento dos estudantes, que sentem que suas necessidades estão sendo atendidas de forma ágil e moderna.

Assinatura integrada ao site ou app da universidade

Em casos em que a universidade já possui um site ou aplicativo em que o estudante pode gerenciar seus documentos, é possível também que a assinatura eletrônica seja integrada a este sistema.

É possível, por exemplo, utilizar soluções que ofereçam uma API que pode ser incorporada a sistemas internos ou softwares do mercado de educação, transformando a experiência de assinatura em um processo cada vez mais fluido.

Além disso, é possível customizar a ferramenta para assumir a identidade visual da sua instituição, inspirando confiança e familiaridade nos estudantes que precisarem assinar ou resgatar documentos.

É importante também observar se a API permite recolher assinaturas em documentos ou aceites em termos utilizando o WhatsApp. Isso é um importante recurso que traz agilidade e eficiência para os processos da universidade e também tem validade jurídica.

Proteção de dados sensíveis

A assinatura eletrônica é uma aliada na proteção de informações pessoais e informações acadêmicas confidenciais. A tecnologia utiliza criptografia avançada para proteger esses dados, auxiliando para que somente as partes envolvidas tenham acesso ao conteúdo dos documentos.

A coleta de dados de forma virtual também auxilia no maior sigilo das informações, evitando a exposição desnecessária de dados sensíveis no processo de preenchimento manual de documentos.

Dessa forma, é fundamental encontrar ferramentas e soluções que possuem, as bases de dados 100% criptografadas e estejam em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Comece a utilizar a assinatura eletrônica na sua instituição

As instituições de nível superior têm à disposição diversas soluções digitais que, quando aliadas à assinatura eletrônica, podem transformar a forma como gerenciam e assinam documentos, além de otimizar a comunicação com o corpo discente.

Na Clicksign, você pode contar com diversas funcionalidades para simplificar e agilizar os processos documentais da sua instituição, garantindo uma experiência fluida, otimizando operações e reduzindo custos.

Tudo com total segurança e validade jurídica, permitindo que sua instituição avance cada vez mais.

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