Gestión de contratos: qué es y cómo funciona + consejos imperdibles

La brújula es uno de los instrumentos más importantes para la navegación marítima. En alta mar, los navegantes confían en su orientación precisa para tomar decisiones importantes sobre la ruta que deben tomar hasta su destino final. Sin embargo, para que cumpla su función, es fundamental mantener la brújula calibrada y en buenas condiciones de uso.

Sus contratos también pueden generar un mar de incertidumbre, disputas innecesarias, ineficiencias y despilfarro de recursos financieros si no se preocupa por mantener una brújula que le dé claridad sobre los derechos y obligaciones de las partes involucradas y cuáles fueron los plazos y las responsabilidades asumidas.

En este texto descubrirás qué es la gestión de contratos. También analizaremos cómo la gestión eficiente de sus contratos desempeña un papel fundamental (y, a menudo, de ahorro) para usted y su empresa.

La brújula es uno de los instrumentos más importantes para la navegación marítima. En alta mar, los navegantes confían en su orientación precisa para tomar decisiones importantes sobre la ruta que deben tomar hasta su destino final. Sin embargo, para que cumpla su función, es fundamental mantener la brújula calibrada y en buenas condiciones de uso.

Sus contratos también pueden generar un mar de incertidumbre, disputas innecesarias, ineficiencias y despilfarro de recursos financieros si no se preocupa por mantener una brújula que le dé claridad sobre los derechos y obligaciones de las partes involucradas y cuáles fueron los plazos y las responsabilidades asumidas.

En este texto, descubrirás qué es gestión de contratos. Además, discutiremos cómo gestión eficiente de sus contratos desempeña un papel fundamental, y a menudo un salvador, para usted y su empresa.

En resumen, la gestión de contratos es el conjunto de procesos que abarcan todo el ciclo de vida de los contratos en una empresa. Esto incluye todo, desde las solicitudes iniciales, la redacción, la firma y el cumplimiento de las obligaciones, hasta la rescisión o la renovación. Uma gestión eficiente de contratos garantiza la seguridad, aumenta la productividad de la organización y ayuda a reducir los costos.

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La importancia del contrato

¿Qué es un contrato, de todos modos? Los contratos son acuerdos celebrados por dos o más personas, ya sean personas físicas o jurídicas, con el propósito de establecer las reglas y condiciones para regular, constituir o terminar una transacción legal en particular.

El contrato, por lo tanto, es el instrumento utilizado para formalizar la intención de las partes de lograr ciertos objetivos, a menudo complementarios entre sí, como: donar y recibir un bien, comprar y vender un producto, proporcionar y recibir la prestación de un servicio, otorgar y utilizar una licencia de software...

Debido a que crean obligaciones que pueden exigirse a las partes contratantes, los contratos deben prepararse de acuerdo con cada situación específica, a fin de representar de manera clara y objetiva los términos y condiciones negociados, siendo un instrumento de seguridad y protección para las partes involucradas de que se cumplirá lo acordado. Por lo tanto, una vez que se cumplen los requisitos y principios legales, el contrato se convierte en ley entre las partes.

En las empresas, el volumen de contratos celebrados puede ser complejo y requerir altos costos para administrar estos instrumentos y cumplir con lo acordado. Por lo tanto, una gestión eficiente de los contratos significa garantizar la seguridad, aumentar la productividad de la organización y reducir los costos.

¿Qué es la gestión de contratos? Comprenda su ciclo de vida completo

Gestión de contratos es el conjunto de procesos multidepartamentales que comprenden todo el ciclo de vida de los contratos. Esto abarca desde las solicitudes comerciales iniciales, la preparación del documento, su firma, el cumplimiento de las obligaciones y su rescisión, hasta las renovaciones, cuando proceda. Hablamos sobre gestión eficiente de contratos cuando los equipos responsables gestionan todo el ciclo del contrato de manera ágil, controlada y al menor costo, de principio a fin, manteniendo una organización estructurada de los instrumentos contractuales.

Veamos en qué consiste cada etapa del ciclo de vida de un contrato:

Preconcepción: solicitud

El ciclo de vida del contrato comienza con la solicitud de un contrato, ya sea para establecer los términos y condiciones para la compra de un insumo para la cadena de producción, la adquisición de una herramienta para automatizar tareas, la ejecución de un servicio de consultoría o incluso la celebración de un contrato con su cliente para ofrecerle bienes y servicios, por ejemplo.

Una de las dificultades encontradas en esta fase es la descentralización de los procesos. Cuando el departamento jurídico no cuenta con un canal específico que centralice la recepción de solicitudes de redacción y revisión de contratos de manera organizada, es muy probable que una demanda se «pierda» en el camino o que se envíe sin la información necesaria para su ejecución, lo que requerirá más tiempo o modificaciones por parte del equipo.

Al mismo tiempo, sin la estandarización de los procesos, es mucho más difícil obtener indicadores de desempeño y, por lo tanto, más difícil medir la eficiencia de los servicios prestados al cliente interno.

Diseño: negociación y preparación de documentos

Este es el momento en que se acuerdan los términos del acuerdo a concluir y deben formalizarse en un documento.

Al redactar un contrato, su contenido debe reflejar de manera confiable lo acordado entre las partes. Al leer el borrador del contrato, cualquier persona, esté o no involucrada en ese negocio legal, debe poder comprender la intención y la voluntad reales de las partes de una manera concreta y objetiva.

Del mismo modo, es necesario establecer de manera clara y transparente las consecuencias del incumplimiento de lo acordado. Cuanto más claro y preciso sea el documento, mejor (y más protector) será el contrato. Servirá como instrumento de referencia para la protección y la seguridad de las partes involucradas.

Por lo tanto, es fundamental que las partes involucradas conozcan y estén seguras de lo que están contratando y que el abogado que está redactando el documento comprenda muy bien el negocio legal que se está llevando a cabo.

Nacimiento: suscripción

Tras la negociación, el contrato redactado debe ser firmado formalmente por las partes involucradas. También se deben respetar todos los requisitos legales relacionados con el contenido y la forma del contrato. Por ejemplo, la firma de dos testigos es un requisito formal exigido por el Código de Procedimiento Civil de Brasil para que el contrato sea ejecutable.

Otro requisito muy importante que debe observarse es el tipo de suscripción que se utilizará. Los contratos se pueden firmar física o electrónicamente y, en este último caso, es importante prestar atención a los tipos de firma electrónica, comúnmente denominadas firmas digitales, que se proporcionan para cada tipo de contrato.

Por último, también es necesario verificar en esta etapa si las partes firmantes tienen poderes de firma y representación.

Término: implementación

Durante la vigencia del contrato, las partes deben cumplir con sus obligaciones en los términos y plazos acordados. En caso de divergencia de interpretación, incumplimiento o duda, el contrato debe consultarse a la luz del principio de buena fe objetiva e incluso mencionarse para garantizar su cumplimiento e indicar las consecuencias de su incumplimiento.

Rescisión: rescisión del contrato

El momento de la rescisión de un contrato se produce cuando vence el plazo establecido, se ha cumplido su objeto o cuando las partes ya no tienen interés en mantener la relación contractual. Un contrato también puede rescindirse porque ha sido cancelado o declarado nulo, o si existen circunstancias ocurridas con posterioridad que permitan su rescisión unilateral.

Incluso si el negocio legal entre las partes finaliza con la rescisión del contrato, también es necesario evaluar si existen motivos legales para mantenerlo archivado incluso con su rescisión. El cumplimiento de la ley de prescripción es un ejemplo de disposición reglamentaria que puede obligar a las partes a mantener los contratos archivados para su debida protección en caso de una demanda relacionada con dichos instrumentos. Consulte la legislación específica para saber durante cuánto tiempo debe conservarse su instrumento contractual en su caso.

Consejos prácticos para que la gestión de sus contratos sea eficiente

La mejor y más rápida manera de trabajar para lograr la eficiencia con respecto a los contratos es adoptar procesos digitales. A continuación, le ofrecemos algunos consejos.

En la fase de solicitud

Disponer de un sistema de recepción de solicitudes

Disponer de un sistema estructurado para recibir solicitudes de contratos es el primer paso hacia una gestión eficiente del ciclo de vida de estos instrumentos. Por lo tanto, no puede pasarse por alto la elección de una herramienta para recibir las solicitudes de contrato y registrar su progreso y entrega.

Al seleccionar su herramienta, verifique que podrá generar informes para medir el nivel de servicio brindado a su cliente interno, los plazos para presentar los documentos, el monto de los contratos negociados, la urgencia del negocio para poder priorizar el trabajo y el volumen de demanda que recibe cada abogado, por nombrar algunos. De esta manera, puede administrar mejor los recursos de su equipo y hacer ajustes en sus procesos, lo que le brinda agilidad, transparencia y, por supuesto, ¡mucha más eficiencia!

En la fase de negociación y redacción

Mantener una comunicación constante entre las áreas involucradas

La buena comunicación es la clave para una gestión exitosa de los contratos. Desde el principio del ciclo de vida, incluso durante la fase de solicitud del contrato, es fundamental proporcionar toda la información necesaria para la preparación del documento a fin de evitar la repetición del trabajo y verificar la agilidad que requiere la empresa. En la fase de redacción, redactar los términos y condiciones de manera clara y objetiva, involucrando al demandante y a las áreas operativas en la revisión del documento e informando a todos los equipos de primera línea de la operación para garantizar el fiel cumplimiento y evitar la aplicación de sanciones e incluso la terminación anticipada de la transacción legal. Durante todo el ciclo de vida del contrato, la alineación entre los equipos debe ser constante y reforzarse mediante procesos bien estructurados.

Usa plantillas automatizadas

Una forma de garantizar la agilidad en la redacción de los contratos es automatizar la preparación de los borradores. Hoy, en el mercado, tenemos varias herramientas que permiten entregar un contrato estándar, sin necesidad de la intervención del departamento legal.

Los modelos automatizados son una herramienta excelente para formalizar contratos repetitivos que siguen un patrón predeterminado. El uso de estas herramientas libera de manera inteligente las ramas de su departamento legal para que los abogados puedan dedicarse a contratos más complejos que requieren una acción profesional más individualizada y especializada.

Pero ten en cuenta que usar «plantillas» estándar no significa descargar plantillas de Internet. Es poco probable que un modelo de contrato que no se adapte a su empresa brinde la seguridad necesaria para la contratación. Para garantizar la eficiencia, se deben diseñar y desarrollar modelos automatizados para reflejar de manera personalizada los términos y condiciones que regirán el acuerdo celebrado.

Otro punto importante a tener en cuenta es que cuando una de las partes impone los términos y condiciones de un contrato a la otra, dejando solo a la otra parte la posibilidad de aceptar los términos del acuerdo o no, ese contrato será de adhesión. Los acuerdos de franquicia o franquicia, las licencias de software, los contratos de transporte y teléfono, entre otros, son ejemplos comunes de contratos de membresía. En estos casos, la ley tiende a proteger a la parte adherente, tratándola como vulnerable en esa relación. Por lo tanto, las disposiciones de estos contratos deben redactarse de manera muy clara y transparente. El artículo 423 del Código Civil brasileño establece que «cuando haya cláusulas ambiguas o contradictorias en el contrato de membresía, se debe adoptar la interpretación más favorable para el miembro».

Por último, ya sea que el contrato sea negociado o un contrato de membresía, es importante que prevea las mejores y peores situaciones posibles que puedan ocurrir durante la contratación. Por lo tanto, inserte los dispositivos de salida de manera que la posible rescisión del contrato pueda producirse razonablemente para la (s) parte (s), si corresponde. Estas cláusulas pueden ahorrarle muchos dolores de cabeza en el futuro.

En la fase de suscripción

Usa una plataforma para firmar electrónicamente

Un consejo valioso en esta etapa es la implementación de un proceso de suscripción accesible y eficiente, como firma electrónica.

La firma electrónica permite a las partes firmar documentos de manera rápida, segura y legalmente válida, sin necesidad de imprimir documentos en papel, logística de envío físico o esperar a que se firmen manualmente. Esto agiliza el proceso de firma y reduce drásticamente el tiempo de ejecución de un contrato. En la plataforma Clicksign, por ejemplo, todo lo que el firmante necesita es un dispositivo con acceso a Internet. El usuario también puede elegir qué autenticaciones se utilizarán para generar una prueba de la identidad del firmante. La digitalización del proceso de formalización también contribuye a otras fases de la gestión del ciclo de vida del contrato, como facilitar el almacenamiento y la consulta de los documentos.

En la fase de implementación

Almacene el documento firmado

Utilice el mismo software de firma electrónica para almacenar el contrato en un lugar seguro con fácil acceso a los equipos que administrarán los contratos, especialmente al área de contratación y a aquellos que se encargarán de monitorear la medición del desempeño y el pago. El archivado adecuado es importante para recuperar fácilmente la información y mantener la seguridad de los datos almacenados.

Mantenga una organización que tenga sentido para su empresa

Esto puede representar la creación de carpetas con permiso de acceso, así como la adopción de patrones de identificación en el título del documento, por ejemplo. Así, siempre tendrás un catálogo de documentos organizado de forma racional, con autonomía y practicidad.

Definir responsabilidades

Para una gestión eficiente, es muy importante definir las áreas responsables de implementar el contrato. Esto puede incluir diferentes actividades, como supervisar los plazos y las fechas, supervisar las entregas y las obligaciones que implica la contratación, medir el rendimiento, aprobar cualquier factura para completar el pago, etc. Comunica e involucra a los equipos pertinentes para garantizar la correcta implementación del contrato.

Supervise los plazos y las métricas de rendimiento de los contratos

Durante la vigencia del contrato, es necesario establecer métricas de desempeño claras e implementar un sistema de monitoreo para monitorear su progreso, asegurando el cumplimiento de los términos acordados. Esto incluye hacer un seguimiento de los plazos, evaluar la calidad de los productos o servicios entregados y realizar análisis periódicos para identificar posibles desviaciones u oportunidades de mejora. Dicha supervisión puede ser llevada a cabo por el equipo responsable utilizando un software especializado, por ejemplo. Cuanto más automatizado sea su proceso, menores serán las posibilidades de error humano. El incumplimiento de una fecha límite puede resultar en multas e incluso ser fatal para la relación comercial establecida por el contrato.

Mantener la alineación entre los equipos

Si es necesario redactar o modificar las disposiciones del contrato firmado mediante un apéndice o un correo electrónico, actualice a todos los equipos involucrados. Esto se debe a que la enmienda puede añadir, eliminar o modificar cláusulas de un contrato previamente firmado. Por lo tanto, los cambios introducidos pueden influir en los procesos que deberían adaptarse a las nuevas disposiciones.

Extraiga datos asertivos con procesos automatizados

Los procesos automatizados de firma y almacenamiento de documentos permiten extraer los informes de seguimiento de los contratos, así como las posibles fechas, la cantidad de documentos firmados por la empresa y otra información de eficiencia sobre los procesos relacionados con los contratos. Los datos de eficiencia también son importantes para mejorar los procesos de gestión, como el tiempo de negociación de los contratos y el debate sobre las cláusulas contractuales estándar, por ejemplo.

En la fase de cierre del contrato

Utilice el contrato como guía de instrucciones para rescindir la relación contractual

La gestión de los plazos contractuales es un punto importante para la gestión eficiente de los contratos. La llegada del plazo final del contrato requiere alinearse con los equipos involucrados en relación con la posible renovación o renegociación de las condiciones comerciales. Una buena práctica es iniciar el proceso de revisión lo antes posible para evitar interrumpir la prestación de los servicios o productos. Durante este proceso, es importante identificar a los equipos que deben estar al tanto de los ajustes acordados y ponerlos al día de los cambios. Tenga en cuenta los cambios del mercado o las posibles noticias impactantes en su empresa para llevar a cabo las negociaciones de manera transparente y colaborativa.

Del mismo modo, si ya no existe la intención de mantener un contrato, compruebe si es necesario notificar con antelación a las partes involucradas y llevar a cabo las auditorías finales para garantizar el cumplimiento y la liquidación de cualquier obligación pendiente. También puede ser necesario firmar un plazo de despido para formalizar la rescisión. De este modo, es posible garantizar que no haya asuntos pendientes entre las partes y cerrar el contrato sin mayores quebraderos de cabeza.

Beneficios de una gestión de contratos eficiente para su empresa

Ya sabe que la gestión eficiente de los contratos significa principalmente mantener la organización de la información, garantizar la máxima eficiencia de rendimiento para las partes y utilizar racionalmente los recursos empresariales.

Pero, ¿cuáles son los beneficios de adoptar buenas prácticas para la gestión de contratos?

Fácil acceso a la información

La organización de los contratos es fundamental para garantizar que toda la información relevante esté disponible cuando sea necesaria. Invertir en una estructura contractual organizada evita la pérdida de documentos importantes, reduce el tiempo dedicado a buscar información y facilita la consulta de las cláusulas y los plazos.

Control de costos para optimizar los recursos

La gestión eficiente de los contratos permite controlar los gastos y los recursos de una empresa, incluida la identificación de oportunidades de reducción de costos y la negociación de mejores condiciones con los proveedores y socios. Además, la alineación entre los equipos prevista en una gestión adecuada de los contratos permite a las organizaciones identificar los contratos innecesarios o inactivos. Todo esto evita gastos innecesarios y maximiza el uso eficiente de los recursos.

Seguimiento del desempeño de las partes

Los contratos establecen cronogramas y plazos para completar actividades específicas. La gestión adecuada de los contratos implica el seguimiento de estos plazos, garantizando que las partes involucradas cumplan con sus acuerdos. Esto mantiene la confianza entre las partes, evita demoras innecesarias y es esencial para la eficiencia de las operaciones comerciales. En función del cumplimiento de las expectativas, las organizaciones pueden ajustar su rumbo para realizar ajustes, implementar mejoras y tomar decisiones informadas sobre la renovación o rescisión de los contratos.

Se minimizará cualquier riesgo

La gestión eficaz incluye un análisis cuidadoso de las cláusulas contractuales, la evaluación de las obligaciones legales y el mapeo de las consecuencias de las posibles violaciones contractuales. Al anticipar y gestionar los riesgos contractuales, las empresas reducen los litigios y evitan los costos financieros asociados a las disputas legales. Hay costos de reputación que pueden ser demasiado costosos y que solo pueden evitarse con una organización eficiente de los instrumentos contractuales.

Evidencia documental que demuestre el cumplimiento normativo

Mantener registros claros y organizados de todos los contratos es esencial para crear evidencia documental que demuestre el cumplimiento de las regulaciones y otras regulaciones específicas aplicables al modelo de negocio. Esto es particularmente importante en los sectores bien regulados, donde el cumplimiento es esencial para mantener la operación en funcionamiento e implica el permiso de un organismo público regulador para actuar.

Buena relación con las partes involucradas

Tenga la seguridad de que solo tiene la ventaja de mantener una buena gestión de los contratos. Piénsalo: imagina que necesitas contratar a un profesional para tu empresa. Como finalistas, hay dos candidatos: el primero que está organizado y tiene la información en la punta de la lengua de forma clara y estructurada, y un segundo que parece organizado en los primeros minutos de la charla, se vende muy bien, pero, durante la entrevista, entorpece la comunicación y hace ruido en la organización de sus ideas. ¿A cuál contratarías?

Parece obvio que el primer candidato. Puede estar seguro de que su cliente siente lo mismo. La organización racional de sus contratos representa un activo que conquista a los clientes y mantiene una excelente relación con los proveedores y otras personas involucradas en sus actividades comerciales, además del ahorro de recursos que resulta de la eficiencia de los procesos cuando se implementan. A nadie le gusta celebrar los negocios con alguien que no sabe cómo organizarse para recordar y cumplir sus acuerdos.

Por lo tanto, las razones por las que debe adoptar las mejores prácticas que aumentan su nivel de eficiencia en la gestión de contratos son claras. Es por eso que las buenas prácticas pueden y deben aplicarse siempre, independientemente del tamaño de su organización y de sus necesidades.

Si nunca ha oído hablar de la gestión de contratos o si ha identificado una o más prácticas que no adopta, sepa que puede empezar a resolver este problema hoy mismo, especialmente para los contratos que están en vigor o que aún se están negociando/renovando.

El punto de partida para implementar buenas prácticas para una buena gestión de los contratos es el diagnóstico. Para ello, identifique en qué parte del ciclo de vida se encuentran las debilidades de sus procesos y resuélvalas. Abordaremos este problema en el tema siguiente.

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