Cómo mejorar la eficiencia operativa de su empresa: estrategias prácticas e historias de éxito
Ya sea que se trate de una tienda de abarrotes local o de una corporación multimillonaria, mejorar su eficiencia operativa es fundamental para optimizar su negocio, aumentar sus márgenes de beneficio y la viabilidad de los proyectos a largo plazo.
Esta capacidad de producir más con menos, por ejemplo, fue la clave para que Apple se recuperara tras perder mil millones de dólares en 1997 y casi declararse en quiebra.
De hecho, las ineficiencias pueden costarle mucho a una empresa. Después de todo, cada minuto que se pierde en un proceso o sistema deficiente es un minuto que no se puede dedicar a añadir valor al cliente. Cumple con Datos de IDC, las empresas pierden hasta un 30% de ingresos cada año debido a la falta de eficiencia operativa.
En palabras de Taichi Ohno, considerado el padre del sistema de producción de Toyota y del sistema Kanban:
«Los costos no existen para calcularlos. Los costos están ahí para reducirse».
Pero, después de todo, ¿qué es este concepto y de dónde viene?
Qué es la eficiencia operativa: definición y origen
En términos generales, la eficiencia operativa es la capacidad que tiene una empresa para llevar a cabo sus actividades de manera eficaz y eficiente, es decir, para llevar a cabo las tareas correctas con el menor gasto de recursos posible.
En pocas palabras, si sus costos son x y sus ingresos son y, entonces su eficiencia operativa es x/y.
Esto implica tanto el análisis de cada etapa del proceso de producción o entrega de un servicio, como la identificación de los cuellos de botella y la búsqueda de soluciones para mejorarlos.
La historia de la eficiencia operativa se remonta a finales del siglo XIX, cuando Frederick Winslow Taylor publicó su libro «Principios de gestión científica».
Taylor, considerado con frecuencia como el padre de la gestión científica, creía que la eficiencia operativa podía lograrse mediante la aplicación de métodos científicos a los procesos de producción.
Su método implicaba el análisis cuidadoso de dichos procesos, la identificación de posibles cuellos de botella y residuos, y la aplicación de técnicas de estandarización y capacitación para garantizar que cada trabajador pudiera realizar su tarea de la manera más eficiente posible.
El académico también argumentó que si la cadena de producción se optimizara de esta manera, la productividad de toda la organización aumentaría significativamente.
Otro contribuyente importante al desarrollo de la eficiencia operativa fue Henry Ford, fundador de Ford Motor Company.
El empresario se dio cuenta de que, dividiendo el proceso de producción en pasos simples y secuenciales, y utilizando técnicas de estandarización y especialización laboral, sería posible reducir el tiempo necesario para producir cada vehículo.
Con estas observaciones, Ford pudo producir automóviles a un precio asequible para el consumidor promedio, revolucionando la industria automotriz y creando un modelo que sirvió de base para muchas otras industrias.
¿Cómo medir la eficiencia operativa?
Medir la eficiencia operativa es crucial para determinar si una empresa opera con la máxima eficiencia o si hay margen de mejora.
Hay varias medidas que se pueden utilizar para evaluar la eficiencia operativa, como:
- OEE (Efectividad general del equipo): evalúa la eficiencia general de los equipos de producción de una empresa. Tiene en cuenta tres factores principales: la disponibilidad del equipo, la tasa de rendimiento y la calidad del producto. La OEE se calcula multiplicando estos tres factores. Una OEE del 100% significa que la empresa opera con la máxima eficiencia;
- tiempo de ciclo: es el tiempo necesario para producir un producto o servicio, desde el momento en que se recibe el pedido hasta la entrega final al cliente;
- rendimiento: cómo una organización usa sus recursos, incluida la mano de obra, el equipo y las materias primas, etc. Se puede medir de varias maneras, incluida la cantidad de unidades producidas por hora o la cantidad de servicios prestados por empleado;
- coste de producción: afecta directamente a la rentabilidad de una empresa e incluye el costo de la mano de obra, el equipo, las materias primas y otros costos asociados con la producción;
- nivel de existencias: es la cantidad de inventario que una empresa tiene disponible en un momento dado. Mantener niveles de inventario excesivos puede ser una señal de ineficiencia, ya que la empresa puede estar gastando dinero en inventario innecesario o estar sufriendo la obsolescencia del inventario. Por otro lado, mantener niveles de inventario demasiado bajos puede afectar negativamente a la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda de los clientes.
Al monitorear cuidadosamente estas medidas, las empresas pueden identificar las áreas deficientes e implementar cambios para mejorar su eficiencia.
3 estrategias prácticas para aumentar la eficiencia operativa
La eficiencia operativa es un indicador de rendimiento importante para las empresas. De acuerdo con Bain & Company, todas las empresas deben incorporar una mentalidad de eficiencia en su cultura para evitar agregar recursos excesivos que solo brindan beneficios limitados.
En este artículo, exploraremos tres estrategias prácticas que pueden ayudar a su empresa a aumentar su eficiencia operativa.
1) Automatización
UN automatización es una de las maneras más eficaces de aumentar la eficiencia operativa. Permite completar las tareas rápidamente y con mayor precisión, eliminando los errores humanos y reduciendo el tiempo necesario para realizar las tareas.
Además, la automatización también permite a los empleados centrarse en actividades más complejas y estratégicas, lo que aumenta la productividad y la eficiencia general del equipo.
«La primera regla de cualquier tecnología utilizada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará la ineficiencia».
Bill Gates, fundador de Microsoft
Algunas áreas que se pueden automatizar incluyen el servicio al cliente, la administración de inventario, la facturación, la contabilidad y los contratos.
En Clicksign, por ejemplo, es posible crear y gestionar la documentación de forma simplificada a través de solución de automatización partiendo de un modelo, eliminando los puntos de fricción y dando impulso a la firma de condiciones y acuerdos importantes.
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2) Estandarizar los procesos
La estandarización de los procesos es otra estrategia importante para aumentar la eficiencia operativa, ya que garantiza que las actividades se ejecuten de manera consistente, independientemente del colaborador responsable.
De esta manera, se reduce la posibilidad de errores y se garantiza que las tareas se completen de manera efectiva. Además, la estandarización facilita la identificación y la corrección de posibles problemas, lo que ayuda a aumentar la calidad del producto o servicio ofrecido.
3) Adoptar una cultura de mejora continua
Una cultura de mejora continua es una cultura que alienta a los empleados a identificar áreas de mejora y a buscar constantemente formas de mejorar los procesos existentes.
Al adoptar una cultura de mejora continua, su organización puede identificar y eliminar Brechas que dificultan la eficiencia operativa, mejorando constantemente la calidad del producto o servicio ofrecido.
Más que eso, ayuda a crear un entorno de trabajo más colaborativo y fomenta la innovación, lo que puede generar nuevas oportunidades de crecimiento para su empresa.
Casos de la implementación exitosa de esta estrategia
La eficiencia operativa es fundamental para garantizar que una empresa sea competitiva y pueda ofrecer un producto o servicio de calidad a un precio asequible.
Además de Apple, muchas otras instituciones se han beneficiado de este concepto para mejorar sus negocios. Entre ellas se encuentran:
🚘 Toyota
Toyota es una de las empresas más conocidas por su búsqueda de eficiencia operativa. La empresa es pionera en el método de producción ajustada, también conocido como»Fabricación ajustada«, cuyo objetivo es eliminar los residuos y maximizar la eficiencia del proceso de producción.
El método de producción ajustada de Toyota se considera uno de los más eficientes del mundo y a menudo se cita a la empresa como un ejemplo de excelencia en la eficiencia operativa.
📔 Amazonía
Amazon ha invertido mucho en tecnología y automatización para optimizar sus procesos de logística y servicio al cliente.
Por ejemplo, adoptó el uso de robots para separar y empaquetar los pedidos, lo que redujo el tiempo necesario para procesar y enviar los pedidos.
Además, la empresa utiliza inteligencia artificial y análisis de datos para comprender las preferencias de los clientes y ofrecer una experiencia de compra personalizada.
🍟 McDonald's
McDonald's ha desarrollado un proceso de producción estandarizado para garantizar que los alimentos se preparen de manera rápida y consistente en todas sus tiendas de todo el mundo.
La empresa utiliza la tecnología para optimizar sus procesos de pedidos y el servicio al cliente y ha implementado el modelo de quiosco de autoservicio para reducir las colas y brindar una experiencia de compra más rápida y eficiente.
Maximice su eficiencia operativa con las soluciones de Clicksign
Las soluciones de Clicksign ofrecen una gama de funciones para ayudar a maximizar la eficiencia operativa de su empresa.
Desde la firma electrónica hasta la integración y la automatización, estas soluciones pueden ayudar a simplificar los procesos, ahorrar tiempo y aumentar la rentabilidad.
Con el Suscripción a Clicksign, es posible enviar documentos para que se firmen de forma remota, lo que elimina el tiempo y los recursos que se necesitarían para imprimir y enviar registros físicos.
Ya con Integración de Clicksign, reduce la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones (Google Drive, Zapier etc.), conectar herramientas empresariales, a través de API, para ayudar a reducir los errores humanos y ofrecer una experiencia positiva al cliente.
Por último, con el Automatización de Clicksign, los documentos se crean en función del contenido estándar, en el que solo algunos datos variables del firmante (quien firma) se modifican a través del flujo con un formulario o un flujo con una hoja de cálculo.
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