Automação de contratos: o que é, para que serve e como utilizar

A automação de contratos é muito mais do que uma simplificação das etapas pelas quais os contratos passam até serem assinados. Trata-se de um jeito totalmente tecnológico de otimizar a criação e gestão desses documentos, automatizando o ciclo de vida dos contratos e transformando a maneira como as empresas gerenciam seus acordos comerciais.

Neste artigo, entenda o que é a automação de contratos, para que serve e como utilizá-la para levar mais eficiência aos seus processos de criação e assinatura de documentos e, ainda, acelerar o fechamento de vendas e acordos.

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O que é automação de contratos?

A automação de contratos se refere ao uso de tecnologia para automatizar e agilizar o processo de criação, gestão, finalização e armazenamento de contratos. Isso envolve a utilização de softwares ou outras ferramentas que substituem tarefas manuais e repetitivas por processos automatizados, garantindo maior eficiência, precisão e conformidade. 

Como funciona e para que serve a automação de contratos?

A automação de contratos funciona por meio de várias etapas integradas, geridas por plataformas especializadas em gestão contratual. Nesse sentido, você pode encontrar automações focadas na criação automatizada de contratos usando formulários com campos variáveis, soluções que incorporam a assinatura eletrônica e até sistemas com armazenamento centralizado dos documentos.

Com uma solução robusta de automação de contratos, é possível automatizar todo o ciclo de vida do contrato, incluindo a elaboração e revisão, o envio para signatários e testemunhas, bem como o armazenamento e controle. Tudo isso facilitando a validação e execução dos contratos de maneira segura e legalmente válida.

Por exemplo, a ferramenta de automação pode auxiliar na criação de documentos para assinatura por meio de fluxos com formulário ou planilhas que coletam os dados de quem irá assinar o contrato, gerando modelos de documentos para assinatura de forma automatizada.

Benefícios da automação de contratos para o seu negócio

Deixar para trás a gestão manual de contratos traz uma série de vantagens às empresas que adotam a automação. Em muitos casos, essas vantagens se refletem uma sobre a outra. Vamos conhecê-las:

Maior produtividade e redução de custos com padronização dos processos 

A automação de contratos estabelece padrões nos processos, garantindo um modo de operar consistente e confiável. Uma vez que um método ou fluxo provou ser eficaz, ele pode ser repetido com sucesso. É importante destacar que, mesmo com fluxos padronizados, os contratos ainda podem ser personalizados para cada cliente. 

Com processos automatizados e padronizados, há um aumento significativo na eficiência e agilidade e na redução de custos operacionais, permitindo que gestores mantenham equipes mais enxutas e focadas em atividades estratégicas.

Afinal, a automação de contratos permite que se rastreie os mais variados fluxos de trabalho e se tenha maior facilidade e controle na condução das etapas de criação, revisão e aprovação/assinatura, resultando em maior produtividade e melhor utilização dos recursos.

Maior segurança na gestão da informação e proteção de dados

Uma das principais vantagens da automação de contratos é a centralização das informações. Todas as versões dos contratos, desde a criação até a execução e renovação, são armazenadas em um repositório centralizado, em nuvem. Isso torna muito mais seguro – e fácil – encontrar a informação que se deseja. 

Além disso, plataformas automatizadas utilizam criptografia e outras medidas de segurança para proteger informações sensíveis contra acesso não autorizado e violações de dados. Ou seja, a automação ajuda a garantir a conformidade com regulamentações internas e externas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), ao monitorar e controlar o acesso e o uso das informações contratuais.

Acelerar o fechamento de vendas e acordos

Este é o principal benefício para empresas que buscam reduzir o tempo para concluir acordos contratuais. Com a automação, é possível trazer mais agilidade e eficiência a cada etapa do processo, diminuindo consideravelmente a necessidade de trabalho manual. 

A criação dos contratos, por exemplo, é feita de forma rápida e eficiente por meio de modelos pré-definidos e/ou formulários com campos variáveis. Na etapa de revisão, os contratos podem ser encaminhados automaticamente para as partes relevantes, seguindo uma sequência predefinida de aprovações. 

A inclusão de soluções de assinatura eletrônica também acelera significativamente a finalização dos contratos, como vamos ver a seguir.

Como a assinatura eletrônica pode otimizar a automação de contratos?

A assinatura eletrônica pode se integrar perfeitamente ao processo de automação de contratos, permitindo que o envio dos documentos para assinatura aconteça automaticamente após a conclusão de outras etapas do processo.

Dessa forma, é possível ganhar maior agilidade na hora de fechar acordos e contratos e ainda contar com uma solução segura e que proporciona validade jurídica aos documentos assinados.

Na Clicksign, você pode utilizar a solução de automação para criar fluxos automatizados de geração e envio de contratos para assinatura a partir de formulários ou planilhas. É possível, ainda, recolher assinaturas e aceites por meio do WhatsApp, com muito mais facilidade e rapidez para fechar negócios. 

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