Fechamento de folha de pagamento: 5 dicas para agilizar!

O fechamento de folha de pagamento é um momento crucial para as finanças de uma empresa, certo? Mesmo sendo de grande importância, não podemos negar que esse processo é cansativo e toma muito tempo todo final de mês. Essa situação se agrava ainda mais quando o negócio vai bem e a equipe começa a aumentar.

Se quer agilizar esse processo e fornecer soluções que evitem que o departamento pessoal da sua marca fique sobrecarregado, continue conosco. Preparamos um post com dicas imperdíveis para que o fechamento mensal seja feito com menos dificuldade e mais praticidade, afinal o capital humano e a tecnologia caminham juntos no mundo dos negócios!

O que é fechamento de folha de pagamento?

Quem está iniciando no mundo dos negócios pode ainda não ter se familiarizado com o termo, mas a Clicksign explica: é o momento de calcular a remuneração dos funcionários – o que inclui o pró-labore dos sócios e proprietários da empresa. Todos os meses, nos últimos dias úteis, os responsáveis pelos pagamentos somam os valores a ser repassado.E não pense ser uma conta simples, sempre existem valores que variam e que não podem ser desconsiderados. Esse processo minucioso garante que ninguém receba valores diversos do que é devido, mantendo a transparência e a legalidade do financeiro de uma empresa. Falhas nessa hora podem até mesmo acabar gerando processos trabalhistas, por isso é essencial encontrar formas de otimizar cada etapa e minimizar confusões.

5 dicas para deixar o fechamento de folha de pagamento mais prático!

Alguns detalhes e ferramentas fazem toda a diferença quando chega o momento de organizar a remuneração de toda a equipe. Veja nossas 5 táticas!

1. Não deixe para organizar documentos em cima da hora

Uma das situações mais estressantes para esse processo é quando as documentações, relatórios e comprovantes estão todos desorganizados. Acaba sendo difícil de achar cada informação necessária, averiguar os descontos e entender a situação particular de cada colaborador.Para evitar isso, a melhor solução é aderir ao uso de documentos digitais. Os arquivos ficam organizados, de fácil acesso e não ocupam espaço físico – não terá mais problemas com perda de informações relevantes. Além disso, é possível poupar recursos ao parar de consumir tanto papel. Os sistemas de gestão agilizam a vida de toda a equipe.Confira dicas fundamentais para otimizar sua gestão de documentos!

2. Fique de olho no ponto eletrônico durante todo o mês

Operações repetitivas acabam desgastando qualquer profissional. Por isso, não cometa o erro de deixar que, na última semana do mês, precise conferir cada folha ponto. Essa prática aumenta as chances de erro, por acabar cansando qualquer pessoa. Também acaba ocupando muito tempo, não sendo nada ágil realizar esses processos todos de uma vez.Uma boa estratégia é fazer uma conferência em intervalos menores de tempo: fica menos exaustivo, mais prático e não sobrecarrega quem está responsável. Contar com um sistema integrado de gestão também é uma excelente opção, pois ele gera relatórios mais precisos e que otimizam a contagem das horas trabalhadas. Esse serviço acaba minimizando desencontro de informações ou enganos que reflitam num erro no pagamento.

3. Não esqueça de segmentar as variantes da folha de pagamento

Quem fica responsável pelo setor financeiro não pode falar que o serviço está muito calmo, afinal, todo mês aparece um novo fator que altera os valores a serem repassados. Tenha uma relação de todas as variantes que precisam ser calculadas. Alguns exemplos dela são:

• pagamento de férias;
• parcela do 13º salário;
• licença maternidade;
• dias faltados (e os que foram abonados);
• comissão;
• horas extras.

Tudo isso precisa estar "na ponta da caneta" para que não tenha nenhum erro na próxima etapa. Lançar esses casos em seus relatórios conforme eles forem surgindo irá poupar muito tempo ao fim do período – e evita esquecer alguma situação específica.

4. Diferencie o salário bruto do líquido

Esse é o momento mais importante, pois é o cálculo não só representa a remuneração dos funcionários. Quando separamos o montante líquido, acabamos entendendo quanto de imposto e taxas serão pagas por aquele período. Fica atento a essa parte, é uma boa prática para manter a saúde financeira da empresa.Apesar de não ter como evitar esse trabalho, ele fica muito mais simples com os relatórios criados para as etapas anteriores. Assim, garantirá que não ocorra atrasos nas transferências e que não tenham problemas com sindicatos ou a Justiça do trabalho. É essencial também que os colaboradores tenham a compreensão do que se trata essa etapa, pois evita confusões por acabarem acreditando que estão sendo lesados.

5. Use assinaturas digitais para os holerites

O fechamento de folha de pagamento tem como resultado, além dos pagamentos nas contas de cada colaborador, os holerites. Esse documento é o comprovante que especifica cada valor, desconto ou extra que aquela pessoa recebeu. É indispensável que todos os funcionários assinem o seu, mostrando que estão cientes e de acordo com o salário recebido no mês.Com o aumento das empresas em trabalho remoto ou os empreendimentos digitais, fica impraticável manter o modelo de assinatura tradicional. O sistema de gestão de documentos que contribui no começo dessa operação, reaparece como protagonista nessa etapa também! Aderir ao uso de assinaturas digitais irá facilitar diversos processos, inclusive na assinatura do holerite. Com um documento eletrônico, cada funcionário pode usar sua marca criptografada para assegurar que recebeu o salário. Nem mesmo será preciso sair de casa!Essa opção pode ajudar até mesmo se você tem um modelo de negócio que ainda conta com espaço físico, evita o acúmulo de papel e o desperdício de recursos. As soluções digitais são uma forma de deixar procedimentos do dia a dia ainda mais seguros.O que achou dessas dicas para o fechamento de folha de pagamento? A Clicksign tem um blog repleto de conteúdos sobre sistemas de automação que podem fazer a diferença nos resultados de seu negócio. Confira também o post sobre empreendedorismo verde e conheça essa tendência empresarial!