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Assinatura Eletrônica para Instituições de Ensino Superior

Funcionário de Instituição de Ensino utilizando assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica / Educação

Assinatura Eletrônica para Instituições de Ensino Superior

Instituições de ensino, há muito, enfrentam uma realidade contrária à sua forma de lidar com os processos. Já não é novidade a insatisfação de alunos e cobrança para que instituições de ensino acompanhem a modernidade.

Em tempos de reclusão social, universidades que não usavam a tecnologia a seu favor tiveram que reformular sua rotina em um curto período de tempo, para não caírem em prejuízos. Essas implementações foram muito bem recebidas pelo público universitário, uma vez que a flexibilidade de estudo expandiu em um novo conceito de processo pedagógico.

Nesse cenário, uma das funcionalidades mais procuradas tornou-se a Assinatura Eletrônica.

É natural surgir dúvidas acerca dessa ferramenta, que viabiliza a resolução de dezenas de transações em menos de um minuto. Nesse post, vamos falar sobre como evitar o trabalho redobrado com a Assinatura Eletrônica em universidades!

Os diferentes tipos de assinatura eletrônica

Para ficar mais fácil de entender, é importante definir rapidamente que não existe apenas um tipo de assinatura eletrônica. Na realidade, existem três, que são diferenciadas especificamente por seus pontos de autenticação de documentos.

A lei 14.063 de 2020, que configura a validade jurídica da assinatura eletrônica, reconhece três tipos: a assinatura simples, avançada e a qualificada.

1. Assinatura Eletrônica simples

Utiliza recursos básicos para reconhecer e armazenar dados em segurança.

2. Assinatura Eletrônica avançada

Armazena dados em segurança e faz uso de pontos de autenticação como Biometria, Selfie, Pix, Token (por exemplo), ou de certificado digital.

3. Assinatura Eletrônica Qualificada

Também conhecida como Assinatura Digital, ela faz uso especificamente do certificado digital e é considerada a modalidade de maior nível de segurança.

Você tem liberdade para escolher a modalidade que mais for conveniente para você e seus alunos, uma vez que todas as assinaturas estão em conformidade com a lei 14.063 e a Lei Geral de Proteção de Dados!

Assinatura digital vs. assinatura eletrônica

A Assinatura Eletrônica na gestão administrativa

Temporadas de matrícula podem levar semanas caso aconteçam de forma tradicional. Além disso, existem documentos contratuais que, em uma só pasta, acumulam diversos arquivos, com uma rubrica em cada página, prontos para serem esquecidos em meio a várias outras pastas no interior de algum escritório.

Em uma universidade, quando o ensino é voltado predominantemente a jovens, pedidos de pós-graduação, bolsas ou até mesmo pesquisas, não podem esperar o momento ideal para serem assinados presencialmente. A era da agilidade sugere uma sociedade inquieta e acostumada com a instantaneidade do mundo moderno.

Dentro dos processos tradicionais, a desorganização e espera prolongada é notável. A Assinatura Eletrônica emerge como uma solução assertiva para esmiuçar o consumo de papel, extravios, fraudes e adiamento de projetos.

Quer saber como? Vejamos alguns exemplos:

Transferência de curso ou disciplina

A mudança do curso é mais recorrente do que parece e pode envolver alguns trâmites que, por sua vez, podem dar dor de cabeça – como a inclusão ou exclusão de algumas disciplinas já estudadas, por exemplo.

Cada questão levantada nesse processo depende de uma assinatura de ambas as partes e a transferência não é algo que pode ser adiado. Para evitar o acúmulo de trabalho com pilhas de arquivos em análise, desfalque da atenção nos demais assuntos administrativos, filas e insatisfação, imagine oferecer esse procedimento em uma “área do aluno”, por exemplo.

Virtualmente, seus estudantes conseguem solicitar, assinar e formalizar a transferência, tudo online e de onde ele estiver. Além de ágil, você coloca a autonomia na palma da mão dos seus alunos, evitando esperas maçantes e retrabalho.

Termo de compromisso de estágio

Como se não bastasse todas as etapas desse processo de contratação, a burocracia para validá-lo é ainda maior. Por vezes, os alunos correm risco de perder seus estágios caso não possam comparecer para assinarem o compromisso até a data máxima prevista.

Ao menos é fácil evitar esse tipo de coisa: toda a entrega da documentação, formulários e relatórios pode ser feita através da própria plataforma da instituição em um procedimento automatizado – até mesmo a análise pode ser feita automaticamente, caso você queira usar o máximo que a tecnologia pode oferecer.

No mais, o que resta é formalizar em apenas um clique, que todos os dados e informações de ambas as partes do contrato são verificadas e validadas de acordo com sua veracidade.

Termo de contrato

Muito mais do que apenas um “processo de matrícula”, é importante encarar esse momento como um acordo contratual também. Tanto matrícula quanto rematrícula podem e devem ser oferecidas virtualmente, o que revela o nível de flexibilidade e organização em equilíbrio na instituição.

Além disso, agiliza o processo a ponto de minimizar a taxa de desistências e disparar a precisão em converter alunos e potenciais alunos. É simples e rápido, em menos de um dia a universidade ganha um novo estudante matriculado e, por sua vez, o estudante já desfruta de todos os recursos oferecidos pela escola.

É exatamente isso o que aconteceu no caso do Colégio Bandeirantes. Sendo um dos colégios mais tradicionais de São Paulo, a instituição conta como sua parceria com a Clicksign influenciou drasticamente em seu processo de matrículas.

Anualmente era necessária uma grande preparação, uma quadra era fechada e virava um hall social. Disponibilizávamos sofá, atendimento às dúvidas, e até um posto bancário para o responsável fazer o pagamento, assinar contrato e concluir toda essa tramitação” – alega Alexandre Cury, gerente de TI do Colégio Bandeirantes.

Ainda que a experiência não fosse negativa, há de convir que nem todos os pais e alunos podiam comparecer ao evento – principalmente em se tratando da cidade de São Paulo.

Por mais que fosse por um bom motivo, existia um incômodo para fazer o deslocamento. Chegar de algum lugar para o outro é sempre um pouco mais difícil; trânsito, compromissos, e muitos outros fatores fazem com que estar presencialmente em um lugar e em uma determinada hora seja complicado”.

Esse é o impacto da Assinatura Eletrônica

Muitas vezes, o acúmulo de trabalho é resultado de uma usabilidade ultrapassada. Pilhas de documentos para análise e gerenciamento, coleta minuciosa de assinaturas, revisões de erros e reimpressão de documentos por invalidez de alguma assinatura: tudo isso já não condiz com a rotina ritmada da atualidade.

Universidades que preservam os processos tradicionais estão expostas a erros diários, insatisfação de funcionários e alunos, maior tempo gasto para resolver coisas mínimas e menos tempo para questões que de fato exigem atenção.

Além disso, a vida universitária já é frenética o suficiente; muitos alunos trabalham e estudam ao mesmo tempo e o favoritismo em relação ao ensino híbrido é uma prova concreta de que é momento de mudar e inovar. Instituições que adotam a modernidade como parte da sua rotina decerto retêm alunos e assumem a frente líder do mercado educacional.

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