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Um guia prático para a assinatura eletrônica

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Assinatura eletrônica

Um guia prático para a assinatura eletrônica

Para ganhar espaço no mercado contemporâneo, é fundamental oferecer soluções ágeis e confiáveis a seus clientes, por isso, saber como fazer assinatura eletrônica é fundamental para auxiliar seus clientes a terem dinâmica ao fechar ou renovar contratos. Neste post você aprende como implementar esse recurso em seu empreendimento!

O que é a assinatura eletrônica e sua validade

A assinatura eletrônica é uma modalidade de autenticação digital bastante objetiva. Protegida por criptografia nas duas pontas, possui validade legal desde que executada através de um sistema que garanta sua autenticidade, os Systems of Agreement.

Ela garante maior agilidade, menos burocracia e custos e alta escalabilidade, além da oportunidade de poder ser acessada de maneira exclusiva pelas partes que contenham as devidas permissões. Também fica armazenada na nuvem para ser acessada de qualquer lugar com segurança virtual.

Temos um post que explica em mais detalhes o que é a assinatura eletrônica, que você pode conferir aqui no blog. Agora vamos ao passo a passo de como fazer uma assinatura eletrônica:

Fazendo sua assinatura eletrônica

Em poucos minutos você elabora uma dinâmica segura e objetiva para ter seus documentos assinados:

1. Faça o upload do contrato na página da plataforma

Ao escolher sua plataforma para assinaturas digitais, basta se cadastrar ou acessar sua conta e encontrar a seção de assinatura eletrônica.

Lá você encontrará um campo para fazer o upload do documento a ser assinado. É preferível que ele esteja nos formatos .PDF ou .DOC, para que preserve suas configurações e definição. Você pode convertê-lo de qualquer formato para .PDF online e fazer seu upload de sua máquina ou mesmo da nuvem.

Encontre o arquivo e aguarde a plataforma processá-lo.

2. Designe os signatários e autenticações adicionais

Nesse momento você adiciona todas as partes envolvidas no contrato, indicando dados como nome completo, data de nascimento, número de CPF, telefone e o endereço de e-mail para o qual a autenticação será enviada.

Você pode designar a função de cada parte no contrato e indicar os campos onde suas assinaturas irão constar.

Também será possível indicar quais os tipos de autenticação adicionais a assinatura eletrônica terá, como por exemplo:

  • reconhecimento facial;
  • selfie;
  • documento oficial;
  • e assinatura manuscrita.

3. Recebendo e assinando o arquivo

Cada parte irá receber seu respectivo e-mail contendo informações sobre a solicitação de assinatura, com a opção de visualizar todo o documento para entender seu teor de maneira integral.

Caso todos os dados estejam corretos e o documento fidedigno, basta gerar um token de confirmação através do link no próprio e-mail. Isso irá gerar um novo e-mail, contendo uma chave que pode ser copiada ou autenticada por outras alternativas para validar sua assinatura.

Com essa autenticação realizada, basta acessar novamente o arquivo contido no e-mail e encontrar o botão de assinatura.

Pode haver diferentes solicitações, envolvendo assinatura manuscrita ou apenas via token. No primeiro caso, você pode usar qualquer dispositivo, como computador, celular ou tablet para desenhar uma assinatura e inseri-la sobre o campo determinado.

4. Acompanhando as assinaturas

Quando seu arquivo é enviado para as partes assinarem, você pode acompanhar em tempo real quem já o assinou. Quando o arquivo estiver assinado por todas as partes, você pode baixar a cópia e armazenar em segurança seu contrato na nuvem.

Como fica o arquivo assinado?

Cada pessoa que assina seu contrato eletrônico adiciona uma nova informação à chave criptográfica que protege a autenticidade de seu documento, de forma que no arquivo final fica anexada uma página extra contendo todas as chaves de registro dos signatários.

Lá é possível verificar os dados fornecidos, data, hora e plataforma de assinatura.

De acordo com as permissões concedidas, todas as partes podem ter acesso ao documento para verificar a qualquer momento suas informações e autenticidade.

A validade da assinatura eletrônica

Hoje a assinatura eletrônica possui valor legal e, mais do que isso, já é requisito na hora de protocolar alguns tipos de documentos de natureza jurídica e contábil, transformando cada vez mais essa prática em algo mandatório junto a órgãos públicos.

De fato, a assinatura eletrônica garante até mais veracidade a um documento do que sua contraparte. Os dados que constam nos documentos podem ser validados em plataformas online e são armazenados em ambiente restrito, de forma que qualquer pessoa pode verificar sua veracidade mas apenas quem tem seu acesso pode gerá-lo.

Para quem trabalha manejando uma série de documentos, essa certamente é uma das soluções mais importantes e dinâmicas na diminuição de custos assim como para garantir maior transparência, confiabilidade e especialmente acessibilidade para as partes envolvidas.

A Clicksign oferece um conjunto especializado de soluções digitais para autenticação e, mais do que isso, soluções para seu armazenamento e segurança. Se ainda tiver dúvidas sobre como fazer a assinatura eletrônica de documentos, recomendamos que acesse nossa página de ajuda.

Aqui em nosso blog você confere as principais discussões sobre o assunto e as tecnologias empresariais emergentes para transformar seu empreendimento!

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