Conciliação bancária e sua relação com a gestão contábil de um negócio

Quando falamos sobre conciliação bancária, falamos sobretudo de um cenário comparativo do controle financeiro em um empreendimento. Entendemos que, em qualquer empresa, ter controle de finanças sobre o que entra e o que sai é algo crucial. É através da excelência da sua gestão contábil que se torna possível extrair uma série de informações e dados poderosos para o futuro.

Pensando nesse nível de relevância, entender como funciona a conciliação bancária na era da contabilidade digital é um passo significativo para seguir as tendências do mercado e deixar, assim, sua empresa atualizada sobre os assuntos do meio. Dessa forma, para te ajudar, selecionamos um conteúdo completo sobre o tema para que possamos entender, juntos, a correlação dessas duas áreas empresariais.

Neste artigo, você entenderá o que é conciliação bancária, qual sua importância e como é seu funcionamento na prática. Além disso, discutiremos sobre as propriedades que devem fazer a conciliação bancária e, mais do que isso, como ela é significativa e deve ser feita dentro das empresas.

Não deixe de conferir também nossa publicação sobre a “Contabilidade na era digital: como funciona na prática?”

O que é uma conciliação bancária e qual a sua importância na gestão contábil?

A conciliação bancária nada mais é do que parte do processo de controle financeiro de uma empresa. Neste processo, é realizado um comparativo entre valores de entrada (o que é ganho) e valores de saída (o que é gasto). Na prática, são analisados os extratos bancários para fidelidade de informações, e é justamente daí que se encontra a relação da nomenclatura do termo.

Ainda sobre a terminologia, o fato de conciliar é, justamente, tentar entender como caminha a associação entre ganhos e perdas de uma empresa. Quando falamos sobre “perdas” e “saídas”, não estamos lidando literalmente com prejuízos, mas também com investimentos, aspecto tão comum – e importante – para quaisquer negócios.

Esta é uma etapa de extrema importância para que haja controle interno sobre as questões financeiras e pode ser realizada através de diversos softwares existentes no mercado ou até mesmo por planilhas de Excel. Seja como for elaborada, a conciliação bancária é importante para:

• perceber fraudes com mais antecedência;
• ter exatidão sobre as entradas e saídas de curto a longo prazo;
• controlar as taxas e juros totais;
• detectar erros gerais;
• oferecer saúde financeira para seu negócio;
• ter informações fiéis sobre assuntos contábeis.

É importante mencionar, ainda, que esse processo faz parte do setor de contabilidade de uma empresa, mais precisamente sobre as questões contábeis digitais. A contabilidade digital refere-se aos novos processos de automação, os quais as empresas se submeteram nos últimos anos.

Falamos mais sobre o assunto no nosso post sobre Transformação Digital e Gestão de Documentos: entenda a relação!

Como é feita a conciliação bancária?

Erroneamente, a conciliação bancária é tida como vagarosa e um pouco complexa. A verdade é que, mesmo que um empreendimento não tenha suporte suficiente, é importante ter preparação para receber tal processo de gestão. Para elucidar, selecionamos um exemplo prático sobre um tipo simples de conciliação bancária.

Imagine o seguinte cenário: você possui um supermercado que, em uma semana, recebeu pagamentos de R$ 1.000 no crédito e, em outra, R$ 2.000. Ao final das semanas, você precisa anotar todos os valores recebidos em crédito em um controle mínimo de planilhas para, posteriormente, conferir se tais valores foram recebidos na sua conta.

Esse mínimo processo é conhecido como conciliação bancária. Em níveis mais complexos, essas etapas devem ser feitas com maior controle e organização de informações e valores. Por outro lado, é importante mencionar que essa gestão não precisa ser difícil, pelo contrário. As planilhas no Excel, por exemplo, resolvem devidamente as questões de conciliação.

Por quem e quando deve ser feita a conciliação bancária?

A conciliação bancária deve ser feita por toda e qualquer empresa com fluxo de caixa – em outras palavras, quase todo empreendimento. A frequência ideal é a cada 15 dias, diferente dos processos de fluxo de caixa que devem ser feitos todos os dias. Algumas empresas optam por fazer sua conciliação bancária mensalmente e até anualmente, a depender das necessidades de cada negócio.

Para determinar a frequência ideal para seu empreendimento, é importante saber diagnosticar como o setor contábil da sua empresa está funcionando. Basicamente, se quando você realiza a conciliação bancária não há problemas encontrados, isso significa que sua empresa não necessita que a conciliação seja realizada com tanta frequência.

Uma dica interessante é começar de forma quinzenal até que seu negócio tenha sustentação suficiente para aumentar o período entre as conciliações.

Como deve ser feita a conciliação bancária nas empresas?

Entendido os principais aspectos da conciliação bancária, é o momento de entender como esse processo deve ser feito na prática. O primeiro aspecto a ser mencionado é planejar e desenvolver planilhas para preencher os campos de acordo com a necessidade da sua empresa.

Nesta planilha, você deverá ter períodos de análises pré-definidos e incluir as contas bancárias da empresa. Em seguida, você precisará inserir os dados obtidos até o momento para que a análise seja iniciada. Você encontra planilhas prontas facilmente, mas é interessante alterá-las de acordo com as particularidades da sua empresa.

Até o momento, o processo pode ser feito por qualquer colaborador presente no setor financeiro de uma empresa, por outro lado, a análise deve ser limitada para o contador. Uma opção bastante utilizada pelas empresas é contratar um serviço terceirizado, facilitando ainda mais esse sistema de controle financeiro.

A automação da conciliação bancária também é uma realidade para o setor financeiro, o que favorece a simplificação dos processos em 100%. Mais do que facilitar, toda e qualquer automação também colabora para que haja efetividade e eficiência. Quer saber mais sobre automação empresarial? Falamos mais sobre o assunto neste post: “Entenda o que é automação e como ela pode revolucionar sua empresa”.

No blog da Clicksign você tem acesso a mais artigos sobre gestão contábil e tudo o que envolve automação de processos. Não deixe de conferir! E, finalmente, se você deseja digitalizar os seus processos, como fazem as principais empresas do mercado, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, não perca tempo e conheça agora nossos Planos e Preços.