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Aprenda a deixar a organização de arquivos digitais mais estratégica

Colegas trabalhando juntos na organização de documentos digitais em um computador
Tecnologia / Tips

Aprenda a deixar a organização de arquivos digitais mais estratégica

Uma boa organização de arquivos digitais é essencial para que sua empresa aproveite todos os benefícios da prática do lean office, que já comentamos aqui no blog. Não basta digitalizar, é necessário saber onde e como encontrar documentos com facilidade, você não concorda?

A gestão de documentos pode ser algo bastante burocrático, mas a Clicksign tem algumas dicas que facilitarão a forma com que você, empreendedor, vai implementá-la no seu negócio, confira nossas dicas!

Arquivo digital versus documento digital

Existe uma diferença entre o conceito de arquivo digital e um documento digital, e entendê-la é o pontapé inicial para saber o que, de fato, queremos te ensinar nesse post.

O documento digital é aquele que, diferente do físico – papel – é criado em meio digital ou então transportado para esse local. Temos o post “Documento digital e digitalizado são sinônimos? Vamos entender!” que fala justamente sobre o assunto, acesse e confira!

De modo diverso, o arquivo digital é uma forma de armazenamento e gestão dos documentos digitais. Estantes de bibliotecas, armários de pastas e documentos, por exemplo, deixam mais fácil a visualização do arquivamento de algo. Pense nisso, só que no âmbito computacional no decorrer de nossas dicas, ok?

Dicas de como organizar os arquivos digitais

Correndo o risco de bater na mesma tecla, frisamos que um dos maiores ganhos do arquivamento digital é justamente economizar recursos – naturais e monetários – ligados à compra de papéis, além de otimizar o uso de espaço físico da sua empresa e fornecer maior segurança organizacional e ao consumidor.

Com a transformação tecnológica do mercado, muitos recursos físicos estão perdendo seu lugar ao sol: documentos, arquivos, processos repetitivos não são os mais usados, e tampouco os mais seguros. Não dá para correr o risco de perder dados na modernidade da informação, não é?

Como deixar meu arquivo digital mais estratégico?

Se você, sabiamente, já optou pela digitalização de processos e de documentos, chegou a hora de saber como implementar de vez uma eficiente gestão de documentos em seu negócio.

1. Opte pelo armazenamento na nuvem

Você já deu o primeiro passo que era adotar o uso de documentos digitais, mas já pensou se, inesperadamente, o computador que você usa para armazená-los simplesmente não ligar mais? Você o leva até o técnico e tampouco o SSD pôde ser salvo. Acabou a “vida útil” dos seus documentos e tudo que você otimizou foi em vão.

Situações bem menos trágicas, mas igualmente complicadas como precisar ter acesso aos documentos de qualquer lugar e não conseguir também pode acontecer (como em home office). Difícil, né? Até um fechamento de contrato pode ser prejudicado assim.

Que tal entrar de vez na onda dos avanços digitais e investir em computação na nuvem?

2. Restrinja o acesso aos documentos

Ah, tudo bem então, agora sua empresa já faz uso de arquivamento digital na nuvem e não só você mas também seus colaboradores têm acesso a esse “drive”. Também pode dar errado, e com muita facilidade!

Claramente seus colaboradores têm de ter acesso aos documentos necessários ao desenvolvimento de seu labor habitual, mas não são todos eles que precisam ter acesso a todo o arquivo digital. Limite a alcançabilidade de cada colaborador às pastas do setor que ele pertence, por exemplo, ou então permitir apenas que alguns funcionários façam as edições permanentes.

Acidentes podem acontecer, e diminuir as possibilidades de isso se dar é fundamental.

3. Monte estruturas de pastas e subpastas

Não é indicado simplesmente “jogar” os documentos digitais no drive, então organizar os destinos de cada um deles é indispensável. Separe por pastas e subpastas como por exemplo:

  • Clientes (pasta geral)- Cliente X (subpasta daquele cliente) – caso ou atividade 1 / caso ou atividade 2 /caso ou atividade 3 (cada ação que deva ser diferenciada).

4. Nomear corretamente os documentos digitais faz a diferença

Não dá também para usar nomes aleatórios para seus documentos, pois isso em nada vai te ajudar no quesito organização. Muito pelo contrário, na verdade. Acelerar processos é algo que diz respeito a olhar cada fase separadamente e, depois, como um todo.

Especifique qual arquivo é aquele com informações chaves e objetivas. Títulos longos não são bons para a produtividade, então que tal optar também pelo uso de tags?

Ao invés de “instrumento procuratório ad judicia” usar “proc” e salvá-la dentro da pasta do cliente que forneceu os dados para a produção do documento. O processo de encontrar esse documento padronizado será intuitivo e automático!

5. Estabeleça protocolos de armazenamento

Se o armazenamento for em tags ou números, por exemplo, é preciso que todos os colaboradores da empresa saibam disso e o façam de forma harmônica em todos os setores.

Tal tipo/formato/conteúdo de arquivo deve sempre ser salvo com X nome. Evite confusões e defina padrões!

6. Faça cópias de segurança com frequência

Lá no começo você já entendeu a necessidade de poder confiar no seu arquivamento, não é? Então até os arquivos digitais devem ser alvo de um backup integral e criterioso na nuvem ou em HD externo (retornando à premissa de que a computação na nuvem é bem mais segura).

7. Hora da faxina

Mover documentos obsoletos do meio de outros que estão em uso é o mesmo que aproveitar de forma consciente e otimizada o espaço digital de armazenamento. Mas isso não significa que documentos digitais devem ser excluídos, ok? Limpar nem sempre é jogar tudo fora.

Nunca exclua documentos, faça a triagem e os remaneje para outro diretório (aqueles do tópico anterior, e inclusive pode ser legal criar um drive só para casos encerrados, clientes inativados, etc).

8. Softwares para organização e otimização de documentos

Ter o auxílio de sistemas de gestão de documentos é uma saída bem interessante, bem como possuir um sistema de integração destes com as demais atividades empresariais internas e externas.

Dica/dúvida extra: e a integridade dos documentos digitais?

O que leva muitas pessoas a não considerar a digitalização de documentos e o uso de documentos originalmente eletrônicos são fatores ligados justamente a temas de segurança e validade destes, mas você sabia que hoje em dia é possível garantir a integridade de documentos virtuais por meio de assinatura eletrônica?

Tanto os documentos nascidos como conduzidos ao meio digital podem ser validados, protegidos e restritos por meio dessa tecnologia de criptografia de assinaturas não físicas.

Se você acha que não tem como a Clicksign facilitar ainda mais a sua gestão empresarial, dê uma olhada em nossas soluções digitais. O futuro começa hoje e você pode contar conosco!

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