Você sabia que manter seu negócio no modelo arcaico te torna invisível e dispensável à agilidade do mercado moderno? A digitalização de processos empresariais está na rota de evolução de todo empreendedor de sucesso, e você com certeza já considerou modernizar seu negócio também.

Na contemporaneidade, as ferramentas digitais já não são mais luxo, mas sim uma necessidade mercadológica, e tendo isso em mente conjuntamente com a noção de que a inovação e a transformação digital batem às portas do seu negócio todo dia, que tal entender de fato o que é a digitalização de processos, bem como quais suas vantagens e formas de aplicá-la a seu negócio? Prossiga conosco!

O que é a digitalização de processos?

Quando falamos da digitalização de processos pelo viés empresarial, estamos usando duas palavras mais simples para descrever o desenvolvimento de soluções voltadas à implantação de ferramentas digitais em tarefas fundamentais de sua empresa.

Ainda não está tão claro como você gostaria? Vamos desmantelar esse conceito então:

O ato de transferir operações matusalênicas para o meio virtual por meio de metodologias e ferramentas digitais é que se conhece atualmente como digitalização de processos. Substituir o uso desmedido e desnecessário de papéis para documentos digitais, armazenamentos físicos de documentos para computação na nuvem, otimização de orçamentos e notas antes feitas à mão com sistemas de automação, são alguns dos exemplos.

Não estamos falando de processo digital…

É importante, todavia, que você entenda que há uma enorme diferença entre as expressões “digitalização de processos” e “processos digitais”. Embora parecidas, elas não são complementares.

Enquanto o primeiro diz respeito à adaptação de operações empresariais às novas tecnologias disponíveis para a otimização do funcionamento ágil de empresas, o segundo trata de processo eletrônico e/ou judicial onde as peças como petições, recursos, procurações, etc. são assinadas digitalmente e armazenadas em um meio eletrônico.

A digitalização de processos não abarca, portanto, o documento digital ou digitalizado, mas sim se relaciona à adequação de uma atividade empresarial ao momento de grande transformação tecnológica. Agora sim está claro, não é?

Por que a digitalização de processos empresariais é tão necessária?

Possíveis confusões foram anuladas, então que tal passarmos à análise do cenário atual brasileiro – e mundial – e relacioná-lo com a digitalização de processos?

Pense: sem aviso prévio, uma pandemia aconteceu. As pessoas foram obrigadas a aprender novas formas de desenvolver suas atividades considerando o vírus altamente contagioso e mortal propagável por meio do ar. Quarentena de mais – bem mais! – de 40 dias, isolamento social, toques de recolher, restrições de circulação de pessoas, etc.

O consumidor, então, já não conseguia mais ter acesso físico a várias atividades empresariais, assim como os empreendedores também não conseguiam manter suas tarefas em andamento no local de trabalho. O home office foi implantado, e foi aí que a digitalização de processos se fez mais necessária.

Se as empresas precisavam funcionar fora de seus locais habituais, e seus funcionários tinham de ter acesso às informações essenciais ao desenvolvimento do seu labor, os consumidores, por sua vez, conectaram-se completamente ao mundo online, deparando-se com burocracias e lentidão nos atendimentos.

As atividades empresariais de vendas de serviços e produtos viveram o maior boom desde a revolução industrial, tendo de adaptar seus processos internos tanto à volatilidade do mercado como ao cliente.

Os consumidores querem tudo para ontem, e de forma descomplicada, e as empresas não estavam preparadas para isso. Aliás, não sabiam como funcionar. Mas, os olhos foram voltados a ferramentas e sistemas tecnológicos como solução dessa problemática, e nada foi mais acertado que isso!

Orçamentos feitos pessoalmente? Inexistência de e-commerce do seu negócio? Comunicação falha com o cliente por conta da pandemia? O que sua empresa precisa é da adoção de estratégias digitais para manter-se relevante e bem quista por clientes e o mercado negocial.

Digitalização de processos e automação de processos

Tratar da digitalização de processos sem falar da otimização e automação de processos arcaicos também não é possível. Escritórios, fábricas, restaurantes, entre outros segmentos precisaram transformar processos antigamente adotados para metodologias mais ágeis e sem qualquer intervenção humana.

Mas entenda, isso não significa a dispensa de colaboradores humanos, muito pelo contrário: com a otimização de processos repetitivos por máquinas, os colaboradores poderão dar atenção ao desenvolvimento de atividades e aptidões que agreguem valor ao cliente final.

Essa é uma dos pontos destacados nesta estratégia, porém selecionamos mais benefícios disto. Confira abaixo.

A importância – e as vantagens – da digitalização de processos

Acredite, os benefícios de digitalização de processos empresariais são muitos, e também por isso esse mecanismo é amplamente utilizado nos dias de hoje por aqueles que querem se destacar no mercado empresarial.

Conheça as principais vantagens de transferir atividades analógicas para digital:

• otimização de tempo;
• redução de despesas;
• aumento exponencial de produtividade;
• otimização da experiência do cliente, ou seja, maior satisfação dos consumidores;
• maior segurança nos negócios (tanto para a empresa como ao cliente);
• auxílio na tomada de decisões ágeis com base em dados concretos trazidos pela plataformas de digitalização de processos;
• controle sobre os gastos e lucros;

Não só parece ser interessante, como é. Invista no seu negócio observando sempre o mundo atual e tudo o que ele tem para lhe oferecer – de bom e ruim.

Departamentos que podem usar a digitalização de processos

Saber que a digitalização de processos é indispensável para o desenvolvimento de atividades empresariais de pequenas, médias e grandes empresas não é o suficiente. Esse conhecimento tem de ser aplicado efetivamente na rotina da empresa.

Todos os aspectos da sua empresa podem ter uma pitada de transformação digital, desde o RH até o estoque de produtos. Algumas das formas de digitalização de processos que, consequentemente, aduzem ao uso de softwares de automação empresarial são estas:

• áreas de marketing empresarial como relacionamento com o cliente;
• gestão financeira;
• gestão de estoque;
• envio de boletos e emissão de notas fiscais por meio de plataformas digitais;
• integração de ferramentas web: plataformas e fases de processos que conversam entre si (não ter que marcar pessoalmente uma compra como feita irá sim otimizar seu tempo);
• assinaturas eletrônicas;
• RH otimizado;
• sistemas de gestão de projetos e clientes, etc.

E como fazer isso, você se pergunta? O primeiro passo é querer, o segundo é se informar sobre, e o terceiro (que se estenderá em mais inúmeros passos) é contratar sistemas e produtos de qualidade para a execução da digitalização de processos. E a Clicksign pode te ajudar nisso: além de oferecer soluções direcionadas à automação e integração de processos, ainda trazemos com frequência informações voltadas à plataformas tecnológicas essenciais à atividades empresariais do futuro, fique de olho!