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RH digital: o que é e quais os prós do back office digital?

Imagem com duas pessoas conversando em um ambiente comercial à frente, e duas pessoas ao fundo
Tecnologia e Negócios
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RH digital: o que é e quais os prós do back office digital?

As novas tecnologias para a área empresarial espalharam-se até para o setor de recursos humanos, dando origem ao RH Digital. Esse modelo de trabalho tem se popularizado a cada dia e certamente veio para ficar. Por fornecer melhorias para funcionários e também para empresas, certamente essa tendência operacional ganhará ainda mais espaço em empreendimentos que se preocupam em estar sempre acompanhando os avanços do mercado.

Quem acompanha nossos conteúdos aqui no blog da Clicksign, já sabe que sempre trazemos maneiras de otimizar o trabalho, para manter empresas com uma gestão moderna e ágil. É claro que, por isso, não deixaríamos de trazer essa novidade para o setor de recursos humanos. Para saber mais do tema, basta continuar lendo!

Confira também nosso texto sobre o como otimizar o ciclo de vida do colaborador na empresa, um assunto que tem tudo a ver com o RH Digital!

Afinal, o que é RH digital?

O setor de Recursos Humanos de uma empresa é popularmente chamado de RH, ou também de back office. Quando falamos de RH digital, estamos nos referindo a adesão de ferramentas tecnológicas para realização de atividades dessa parte do negócio. Ou seja, são sistemas que otimizam as obrigações do departamento.

Mas não se deixe enganar, não basta apenas incluir a tecnologia de qualquer maneira no dia a dia desse setor!

É preciso de uma visão estratégica para que essas mudanças sejam feitas nas partes corretas da operação, aumentando de fato a realização do trabalho. Caso contrário, esse será apenas um investimento perdido, gerando retrabalho e atrapalhando a equipe que já possui.

Como o back office digital funciona na prática?

Essa prática baseia-se na inserção estratégica de tecnologia, portanto, funciona de maneira que programas são colocados para desenvolver certas ações que antes eram realizadas 100% pelos colaboradores. Para estes, fica a responsabilidade de fiscalizar as entregas e também a realização de pontos que não podem ser feitos pelas máquinas. Sendo assim, sempre temos um trabalho em conjunto das ferramentas com o RH.

Esse é um recurso que não busca substituir o capital humano que existe no setor de RH, e sim uma opção para melhorar a rotina desses funcionários. Dessa forma, eles ficam livres daquelas atividades maçantes e repetitivas, e têm mais tempo para se dedicar a outras tarefas de sua área.

Explicamos mais sobre a relação homem x máquina no setor empresarial em nosso post “O capital humano e tecnologia: valorização ou concorrência?“, não deixe de conferir!

Quais as vantagens do RH digital?

Não pense que a inclusão da tecnologia na área de recursos humanos é dispensável. Essa modernização traz vantagens para o negócio em que é inserido, e também para os funcionários do setor. Conheça quais são elas:

  • evita erros causados pelo cansaço de uma atividade repetitiva;
  • agiliza a realização de diversos processos;
  • otimiza o trabalho do setor de recursos humanos e também do departamento pessoal;
  • possibilita uma gestão mais estratégica;
  • ajuda no crescimento saudável de uma empresa;
  • reduz custos, pois a equipe consegue realizar mais atividades no mesmo período;
  • aumenta a satisfação da equipe;
  • faz a empresa acompanhar as mudanças do mercado.

Por conta do crescimento da Indústria 5.0, poderemos ver cada vez mais vantagens na inserção de automações e ferramentas tecnológicas nas empresas. Essas melhorias podem revolucionar o mercado, trazendo uma nova configuração do trabalho e otimizações cada vez maiores.

Como modernizar o RH de sua empresa

Muitas pessoas imaginam que apenas grandes multinacionais possuem recursos e motivos para optar pelo RH digital. No entanto, a verdade é exatamente o oposto disso. Essa pode ser a ação que leva seu negócio a um novo nível em termos de produção, gestão e, consequentemente, de lucros. Combinando essas ferramentas com um bom trabalho, certamente conseguirá um crescimento saudável e acelerado.

Se interessou pelas práticas do RH digital? Saiba como começar a modernizar o back office de sua empresa!

1. Identifique os gargalos

Os gargalos são etapas que reduzem o volume de produção, dificultando o avanço de tarefas e atrasando as entregas seja de uma fábrica, ou de um setor administrativo. Cada empresa possui suas próprias dificuldades e identificá-las corretamente contribuirá para uma correção rápida.

Sendo assim, o primeiro passo para modernizar o back office de seu empreendimento é fazer uma análise das atividades do RH, identificando quais os processos mais repetidos, os que demoram mais tempo e também os que ficam travados por conta da alta demanda de ações.

Para ler a seguir: Gargalos Burocráticos — como identificar e resolver?

2. Entenda quais processos precisam ser otimizados

Quando uma atividade está com problemas para sua realização, nem sempre são todas as etapas envolvidas nela que estão apresentando gargalos. Ter isso em mente faz com que, após entender qual o exato ponto que impede o avanço daquele trabalho, você concentre seus esforços no que realmente ajudará a resolver essa questão. Assim, poupará tempo e recursos investidos.

Por exemplo, se o fechamento de folha ponto é a maior dificuldade do RH, não necessariamente todos os cálculos e ações dentro desse processo são o problema. Pode ser que apenas o arquivamento de documentos, como atestados e pedidos de férias, que está errado acaba gerando atrasos em todo esse processo. Nesse caso, deve buscar uma ferramenta que atue diretamente nesse ponto crítico, resolvendo rapidamente o que deixava a atividade lenta.

Falamos sobre formas de otimizar o fechamento da folha de pagamento em outro post aqui no blog, não deixe de conferir!

3. Escolha as ferramentas certas

Por ser uma tendência ainda recente, nem todo mundo conhece quais são as ferramentas que fazem parte do RH Digital. Elas são a parte mais importante dessa prática, pois permite que as otimizações ocorram e os gargalos de atividades sejam resolvidos. Sabendo disso, separamos uma lista com os principais aparatos para ajudar o setor de back office de seu negócio. Veja quais são!

  • software para gestão de ponto: fornece rapidamente relatórios completos sobre faltas, horas extras, e outros fatores relacionados ao ponto que possam interferir na folha de pagamento;
  • assinaturas digitais: somadas ao uso de documentos online, facilitam o preenchimento de contratos e outras certidões, garantindo validade jurídica e segurança para o conteúdo do arquivo;
  • automações para renovação de contratos: poupam tempo de sua equipe e a deixa livre das atividades repetitivas que podem aparecer mensalmente;
  • ferramentas de recrutamento: plataformas que ajudem encontrar novos talentos adequados às necessidades da empresa;
  • sistemas de capacitação e treinamento: otimiza o tempo gasto ajudando novos funcionários com a adaptação à cultura e práticas da instituição.

Essas cinco opções estão diretamente relacionadas aos gargalos mais comuns e recorrentes em empresas de diferentes setores. Não deixe de considerá-las ao iniciar o processo de modernização do setor de recursos humanos de seu negócio. Caso queira conhecer mais a fundo uma delas, temos um conteúdo completo sobre O futuro do trabalho em RH. Nele, detalhamos sobre os benefícios de ter a tecnologia aliada à área!

Se gostou de conhecer esses pontos sobre RH Digital, não deixe de acompanhar os outros posts do blog da Clicksign. Trazemos semanalmente novas dicas para gestão empresarial e outros assuntos que podem ajudar quem está a frente de empreendimentos modernos! Até a próxima!

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