A redução da burocracia em pequenas e médias empresas é um sonho antigo de muitos empreendedores. É verdade que muito já foi feito para simplificar a abertura e funcionamento de empresas. Contudo, ainda há um longo caminho a percorrer para que essa redução aconteça de fato.

Segundo um estudo feito pela consultoria Plum, as micro e pequenas empresas brasileiras gastam cerca de 135 dias ao ano apenas para resolver tarefas administrativas. Para se ter uma ideia, as companhias de mesmo tamanho do Canadá usam quatro vezes menos tempo com esse trabalho. Esse estudo ainda aponta que a burocracia ocasiona perdas de quase R$ 80 bilhões por ano.

Por esses números podemos perceber que, embora o Brasil seja um dos países com mais pessoas com intenção de empreender, não é nada fácil montar e administrar uma empresa no território nacional.

Mas não podemos, também, cruzar os braços e achar que a solução só pode vir do sistema público de gestão. É possível vencer a burocracia com soluções inovadoras. Para isso, a tecnologia é uma importante aliada dos empreendedores.  

É através dos avanços tecnológicos que hoje se tornou possível otimizar o gerenciamento de tarefas do dia-a-dia. Diversas ferramentas para facilitar a gestão estão disponíveis em aplicativos, SaaS (Softwares as a Service – que em uma tradução para o português seria Softwares vendidos como Serviços) e internet. Essas ferramentas se unidas com uma equipe de colaboradores preparada para os desafios do novo milênio, podem acelerar os processos e, com isso, produzir melhores resultados de produtividade.

Algumas soluções de baixo custo para melhorar a experiência de empreender podem ser encontradas. Vamos falar de algumas delas:

Análise de dados

Quando se quer otimizar e agilizar a forma como os negócios são feitos, é preciso coletar dados dos seus clientes e do mercado. Com essas informações é possível encontrar padrões e tendências para  direcionar recursos e atenção com mais assertividade para os locais que sua empresa mais necessita para crescer.

Através da análise dos dados pode-se descobrir em quais processos os colaboradores tem menos produtividade ou os tipos de atividades que demandam mais tempo de cada funcionário. Com isso, é possível colocar na ponta do lápis se a aquisição de uma ferramenta que automatize um determinado conjunto de tarefas é mais compensadora em termos financeiros e produtivos do que ter esses processos feitos da forma tradicional. Um exemplo disso é a utilização de inteligência artificial para responder às dúvidas dos consumidores, uma prática que muitas empresas estão adotando atualmente.   

A integração do sistema de gestão

Para vencer a burocracia internamente é, necessário um sistema de gestão que seja planejado de forma adequada. Muitos empresários se esquecem de uma das mais importantes ferramentas de gestão de empresas: o Plano de Negócios. Apenas com ele é possível driblar a burocracia e trabalhar com inteligência direcionando esforços por caminhos menos ardorosos.

Assim, é importante saber aonde se quer chegar em curto, médio e longo prazo. Para que, dessa forma, se faça a implementação de um sistema que seja integrado com outras ferramentas, evitando a criação de uma árvore sobreposta de aplicações que não têm qualquer ligação.

Portanto, fazer um bom planejamento, para se saber antecipadamente quais são as ferramentas de gestão que se irá utilizar no negócio, é fundamental. E sabendo quais são elas, o empreendedor precisa ver se é possível interligá-las para, assim, não perder tempo trabalhando separadamente em cada uma das plataformas que escolheu para ajudar na gestão de seu negócio.

A descentralização como forma de diminuir a burocracia

Outra forma de se atuar para a redução da burocracia é dar mais poder aos seus colaboradores. Quando muitas decisões ficam acumuladas em apenas uma pessoa, as chances de se cair numa armadilha burocrática são muitas. A empresa fica lenta, pesada e custosa. Isso compromete a sobrevivência dela a médio e longo prazo.

Assim, para uma companhia ser ágil, dinâmica e próxima de seus clientes é cada vez mais necessária a descentralização da gestão. Isso significa dar aos seus colaboradores a liberdade de tomarem decisões e solucionar problemas não tão complexos.

Abolir o uso de papel na empresa

Pode não parecer, mas as empresas gastam muito com papel. E essa é a própria essência da burocracia: assinar um documento aqui, carimbar outro papel ali… enfim, o resultado disso já sabemos, não é?

Se fosse fazer um cálculo mais preciso seria necessário saber o quanto de dinheiro vai para a compra de papéis, impressoras, cartuchos para impressoras, correios ou motoboys – para transportar os documentos para serem assinados –, tempo e, para finalizar, ainda tem o metro quadrado do escritório que é utilizado para armazenar os contratos.        

Hoje, com a tecnologia, esse gasto está ficando cada vez mais desnecessário. É possível fazer tudo eletrônica e digitalmente. Basta um computador, ou qualquer outro dispositivo, como smartphones ou tablets, com acesso à internet.

Um exemplo dessa evolução tecnológica são as plataformas de automação e gestão de contratos. Através delas, é possível criar contratos a partir de formulários e enviá-los para os clientes via e-mail, SMS ou Whatsapp, a assinatura é feita eletronicamente e o documento fica armazenado na própria plataforma.

Segurança das assinaturas eletrônicas

Muitos empresários ainda ficam com receio das assinaturas eletrônicas, mas podemos afirmar que elas são extremamente seguras e confiáveis. A proteção delas é feita com base em algoritmos de criptografia que garantem a inviolabilidade dos documentos. É uma ótima solução para quem quer modernizar e agilizar o processo burocrático dentro de suas empresas.

Podemos concluir, portanto, que não é preciso esperar a gestão pública – em qualquer esfera, municipal, estadual ou federal – para se reduzir os processos burocráticos nas empresas hoje. É muito bem possível que o próprio empresário faça isso. Mas o empreendedor não está sozinho. Com o avanço da tecnologia, hoje existem muitas ferramentas que o ajudam a conseguir essa redução.

O empresário pode procurar essas soluções na internet, em aplicativos ou em SaaS. Tudo vai depender do setor em que se quer atuar e de seu planejamento. Falando em planejamento, é importante que o empreendedor tenha um bom plano de negócios para saber quais os rumos que a empresa seguirá no curto, médio e longo prazo. Saber isso é necessário, já que com o planejamento pode-se escolher os melhores sistemas de gestão e integrá-los entre si, para não se perder tempo trabalhando em cada um separado do outro. Dar autonomia para os colaboradores pode, também, ser uma ótima opção para reduzir a burocracia.  

Para finalizar, é importante que se reduza o uso do papel nas empresas, trocando sua utilização por documentos virtuais que, graças à tecnologia e legislação em vigor, possuem a mesma validade jurídica de documentos em papel.