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Automação de contratos na prática

Automação de contratos na prática
Assinatura eletrônica / Tecnologia

Automação de contratos na prática

A automação de contratos na prática é muito mais do que uma simplificação das etapas pelas quais os contratos passam até serem assinados. Trata-se de um jeito totalmente tecnológico de otimizar a criação e gestão desses documentos; e diminuir os pontos de atrito com o cliente na hora de fazer os contratos. Dessa forma, os negócios são fechados mais facilmente e as vendas ganham maior fluidez.

Saber gerenciar os contratos é uma das estratégias mais importantes das empresas. Assim, automatizar sua gestão é essencial para que haja eficiência nos processos e segurança dos dados, além de agilidade, é claro.

O uso da tecnologia nas etapas da gestão de documentos produz diversas vantagens que, se bem aproveitadas, podem beneficiar muito as empresas. Afinal, praticamente todas as companhias, em especial aquelas que prestam serviços, ganham com agilidade, simplicidade e facilidade em seus processos.

Características da automação de contratos

O sucesso de cada empresa depende principalmente da relação que ela tem com seus clientes. Assim, esse relacionamento precisa ser muito bem conduzido. São os contratos que vão regular a forma de agir entre empresa e o cliente. Neles, são descritas as regras das transações, compromissos e responsabilidades.  

Portanto, utilizar a tecnologia e fazer a automação dos processos que envolvem o ciclo de vida de um contrato é a melhor forma de realizar a gestão deste tipo de documento. Pois, ao utilizar as plataformas apropriadas, o trabalho fica muito mais organizado e eficiente.

Dessa forma, ao se trabalhar com formulários personalizados, em que é possível captar dados dos clientes com agilidade e facilidade, o processo de gestão dos contratos fica muito mais regularizado, evitando falhas legais e suas implicações financeiras.

Fazer a automação de contratos na prática permite com que se rastreie os mais variados fluxos de trabalho e se tenha maior facilidade e controle na condução das etapas de revisão e aprovação. Assim, além da agilidade de se criar novos contratos, a automação dos processos permite com que se tenha acesso rápido e acompanhamento ágil dos termos de qualquer contrato. Isso é muito importante, pois facilita as negociações da empresa.  

Principais vantagens

Deixar para trás a gestão manual de contratos para a introdução de uma nova prática ligada à administração desses documentos, produz uma série de vantagens às empresas que adotam a automação. Em muitos casos, essas vantagens se refletem uma sobre a outra.

Padronização, resultando em eficiência e agilidade

A automação cria padrões nos processos. Isso garante um modo de operar que, se deu certo uma vez, dará certo sempre, pois está padronizado. Mesmo assim, não quer dizer que os contratos não possam ser personalizados para cada cliente, já que o que foi padronizado foram os fluxos e não cada contrato em si.

A tecnologia, também, tem um papel importante, já que cria uma estrutura de integração entre as áreas da empresa envolvidas, facilitando assim o andamento e as consultas.

Assim, com processos integrados e padronizados, há um maior ganho com eficiência e agilidade. Pois o tempo de criação dos documentos é otimizado, resultando dessa forma, em uma maior produtividade.

Gestão da informação

A automação de contratos faz, também, com que a documentação seja digitalizada e armazenada na nuvem. Isso torna muito mais seguro – e fácil – encontrar a informação que se deseja. O acesso aos dados dos contratos é feito por senha e quem os acessou fica registrado no sistema, reforçando duplamente a segurança.

Dessa forma, pode-se confiar muito mais nas informações, já que elas ficam centralizadas em um mesmo local que é a plataforma da automação.  

Transparência e relatórios

A plataforma de gestão de contratos pode oferecer diversos tipos de relatórios, que facilitam a administração dos documentos, já que com eles um profissional pode identificar fragilidades ou aspectos que requerem mudanças.

Mas, talvez, a principal vantagem dos relatórios é a transparência que pode ser levada ao cliente ou parceiro. Dessa forma, as previsões contratuais podem ser computadas e demonstradas, facilitando o entendimento. E isso gera confiança nos resultados.

Integração com o cliente

A automação do processo de criação de contratos permite que haja um canal direto entre cliente e empresa. Pois os documentos vão ficar disponíveis online, diretamente da plataforma.   

Assim, podem ser oferecidos meios que permitem uma abertura de solicitação pelo cliente ou o acompanhamento de chamados anteriores, ou também um feedback quanto aos serviços oferecidos pela empresa.

Arquivos online

A automação faz com que 100% dos contratos estejam disponíveis online, ou seja, digitalizados. Isso reduz os riscos de perda de documentos ou outros contratempos que o acúmulo de papel produz.

Outra grande vantagem dos contratos estarem digitalizados é a sua mobilidade, que se faz de forma online, evitando assim, custos que podem ser altíssimos se pensarmos em grandes quantidades de documentos tendo de ser transportados.

Além dessas, há outras vantagens que uma plataforma de automação de contratos pode gerar para uma empresa, por exemplo:

         Integração com outros sistemas de gestão;

         Assinaturas eletrônicas dos documentos;

         Redução de custos;

         Aumento da qualidade e do padrão dos contratos;

         Mais segurança no cumprimento dos prazos;

         Rastreamento e identificação de riscos.  

Todas essas vantagens da automação de contratos na prática resultam no cumprimento das obrigações assumidas além da segurança jurídica das partes. E isso aumenta a confiança e a satisfação do cliente com a empresa.

Como funciona a automação de contratos na prática?

O Fluxia  é o módulo de automação da é a solução da Clicksign para otimizarção ae gestão de contratos. Ele funciona com a empresa criando os formulários com os campos variáveis do documento. Através de um link o cliente recebe o formulário para preencher os dados solicitados, que automaticamente são inseridos no contrato, ficando pronto para assinatura, que é eletrônica. Assinado, é a hora de armazenar o contrato. Esta etapa é feita na nuvem e o documento pode ser acessado a qualquer momento que for necessário.   

Assim, a automação de contratos na prática é uma forma muito eficiente de fazer a gestão desses documentos. Você vai ganhar com praticidade, agilidade e facilidade na hora de apresentar um contrato para seu cliente, colaborador ou parceiro.

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