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A importância do backoffice na empresa e como otimizar esse serviço

Duas pessoas do backoffice trabalhando juntas na análise de relatórios
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A importância do backoffice na empresa e como otimizar esse serviço

Por trás de toda grande estratégia e bons resultados existe uma equipe de colaboradores que planejou e replanejou, testou, correu riscos e suou muito. As estrelas da performance empresarial estão tanto na linha de frente quanto no chamado backoffice, exercendo uma série fundamental de tarefas que você precisa conhecer caso queira expandir sua atividade e efetividade.

O que é o backoffice?

É comum separar as atividades empresariais entre:

  • front desk: aquele atendimento direto ao público, seja na prestação de serviços ou nas vendas;
  • front office: que lida com atendimentos ao público com relação ao marketing, pós-vendas e suporte;
  • backoffice: responsável por organizar basicamente toda a infraestrutura para que os demais profissionais possam operar.

Longe dos holofotes, o backoffice trabalha incessantemente com serviços que muitas vezes o cliente sequer imagina que aconteçam. Entre seus principais estão:

Setor financeiro

Dividido em diferentes segmentos, o setor financeiro toma para si o conjunto de responsabilidades relacionadas aos mais diferentes temas financeiros: o planejamento do orçamento, contas a pagar, revisão e fiscalização do orçamento e muitas outras atividades sensíveis ao desempenho da empresa no que diz respeito ao seu capital.

O setor financeiro planeja, executa, revisa e otimiza um grande volume de atividades vitais para que o dinheiro da empresa consiga irrigar todos os setores necessários sem incorrer em prejuízos ou erros no cálculo.

Departamento pessoal

O DP, por sua vez, lida com o pessoal da empresa, manejando desde relações trabalhistas até as rotinas, cronogramas e táticas para otimizar as relações entra ambas as partes. Ademais, normalmente esse departamento trabalha com a gestão de documentos de toda a empresa, de modo que toda a organização e a tecnologia disponível são aliadas à boa funcionalidade do setor.

Manter físicos apenas documentações indispensáveis faz com que a segurança seja desde a execução da função pelo colaborador até para com os dados dos clientes – o que inclusive é lei com a Lei Geral de Proteção de Dados.

Setor contábil

Toda empresa precisa estar regularizada com o fisco, isso é fundamental para seu estado legal, registrando toda a movimentação e oferecendo material para os setores financeiro e legal da empresa. É uma parte fundamental do conceito de compliance, de uma execução transparente de suas atividades, com o governo e com seus clientes.

Setor jurídico

A proteção jurídica é muito importante para o uso de diferentes estratégias, execução de bons contratos e uma relação adequada com clientes, concorrentes e o governo. O assessoramento jurídico é outra chave do compliance e da segurança na atividade empresarial.

É importante também falar da agilidade que estes profissionais conseguem ter a partir do desenvolvimento do binômio Direito e novas tecnologias. A assinatura digital veio para ficar desde os sistemas governamentais até a um contrato privado, bem como as reuniões que hoje são onlines e poupam o tempo de deslocamento, que será aproveitado para o estudo.

Para ler depois: Otimizando a rotina de escritórios de advocacia.

Recursos humanos

Já o setor de RH lida de forma mais pessoal com os colaboradores, entendendo seus perfis, pontos fortes e fracos, ajudando a solucionar problemas que envolvem diretamente sua relação com a empresa e podem impactar em sua qualidade de vida e profissional.

Cada vez mais o RH ganha um papel de destaque conforme as metodologias de qualidade de vida e humanização das relações ganham protagonismo em relação às transformações digitais sobre o trabalho.

Técnicos em Informática

A digitalização criou um nicho muito especial para os profissionais da área da informática, que hoje têm uma responsabilidade central em praticamente todos os procedimentos de uma empresa.

Eles organizam os sistemas de gestão integrada, como os ERPs, oferecem infraestrutura para o setor contábil, ajudam a cuidar da segurança do servidor e segurança da informação, bem como da estrutura do site da empresa, por exemplo.

O TI tem função vital tanto no backoffice quanto no front office, com suporte e atividades cotidianas, garantindo estabilidade nas páginas e bom funcionamento dos gateways de pagamento, por exemplo.

Marketing

O marketing também pode operar em diferentes setores, e no backoffice muitas vezes de mãos dadas com as tecnologias da informática, ajudando a acompanhar o desempenho de sua marca nas redes, nos buscadores e entre o público geral. O marketing, principalmente o digital, nunca foi tão importante para a prospecção de clientes.

Consome-se conteúdo o tempo todo, mas quem o cria faz aleatoriamente? O setor ou a empresa contratada para este fim específico entende que a experiência do cliente é o que importa, e trabalha arduamente para isso. O CEO é quem dá as caras, mas o marketing faz sua imagem digital conjuntamente com sua boa gestão.

O marketing é co-responsável pelo aumento nas taxas de conversão online, atuando principalmente na jornada do cliente ao facilitar sua percepção da marca, sua relação pessoal com os conteúdos desta e ainda, otimizando sua experiência de forma positiva, de forma a atuar também na manutenção de clientes.

Como otimizar seu serviço de backoffice?

O backoffice dá toda a estrutura de retaguarda e, por não gerar conversão direta, acaba sendo ignorado por muitas empresas que não percebem como esse suporte e essa organização são a chave para se expandir e ser capaz de adotar estratégias cada vez mais maduras.

Para que seu backoffice evolua de maneira perceptível e forneça os meios para que todos os demais setores cresçam junto, é importante que você:

1. Tenha um planejamento

Todos os setores de backoffice precisam se comunicar de maneira constante e fluída, assim conseguem negociar e revisar seus planejamentos e recalcular constantemente suas rotas de atuação. Suas metas podem – e devem – estar sincronizadas com grande sinergia, e soluções tecnológicas como o ERP, por exemplo, pode oferece essa tônica de integração que faz a diferença.

Entenda mais: O que é ERP e para que serve.

2. Crie metas

A partir do planejamento, é hora de passar a criar metas que costumam ser compartilhadas pelos diferentes setores da retaguarda. Isso incentiva mais sua organização interna e também a oportunidade de encontrarem novas soluções.

Caso as metas não sejam batidas de imediato, é importante que os setores façam uma análise constante, junto de retificações de planejamentos.

Um bom exemplo de meta que todo o time de backoffice pode compartilhar é o da redução de custos e o aumento na agilidade do processos. Afinal, com isso toda a empresa tem a ganhar, não concorda?

3. Acompanhe os índices

O backoffice também precisa ser acompanhado de perto sob diferentes métricas. Os indicadores que o backoffice produz têm impacto em toda a rotina da empresa. Por isso é importante observar que avanço pode ser atribuído a qual parte, para que a responsabilidade seja compartilhada mas também bem atribuída individualmente.

4. Crie um ambiente produtivo

O ambiente tem um forte impacto especialmente entre profissionais que tradicionalmente têm pouca interação com clientes ou ambientes. Evite o tédio, a burocracia e o estresse criando um ambiente salutar, com boa iluminação, espaço de recreação, alimentos saudáveis, apoio psicológico e para o condicionamento físico.

Tenha equipamentos bons, que não deem trabalho com travamentos e use cadeiras e mesas bem ergonômicas para evitar dores e lesões por esforço repetitivo.

Dicas práticas para ter um backoffice de alta performance

As técnicas de otimização já restaram cristalinas, mas como de fato posso aplicá-las à rotina de minha empresa? Se você se preocupa com isso já está caminhando lado a lado com as tendências tecnológicas do futuro – que começa hoje. Para te auxiliar no restante da caminhada, a Clicksign tem algumas dicas:

A implantação do backoffice de alta performance é uma condição fundamental para que sua empresa se prepare para crescer, e aqui na Clicksign você acompanhar dicas para ir além com seu empreendimento! Continue aqui em nosso blog e aprenda com os outros conteúdos!

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