Backoffice: o que é, sua importância e vantagens

Por trás de toda grande estratégia e bons resultados, existe uma equipe de colaboradores que planejou, testou, correu riscos e suou muito. As estrelas da performance empresarial estão tanto na linha de frente quanto no chamado backoffice, exercendo uma série de tarefas fundamentais para a efetividade das atividades empresariais.

É fato: uma gestão de negócios inteligente visa fazer mais, sempre com qualidade e velocidade, apoiando uma empresa focada no desempenho e na sustentabilidade financeira. Para isso, busca sempre desenvolver e gerenciar a inovação para melhorar continuamente a prestação de serviços.

Diante disso, é importante que gestores saibam como otimizar o backoffice para aumentar a produtividade e evitar falhas no processo do negócio, maximizando os resultados e garantindo o sucesso da empresa no mercado.

Mas, afinal, o que é e como atua o backoffice? E como podemos utilizá-lo para criar processos mais rápidos, com segurança?

O que é o backoffice?

O termo “backoffice” se refere às atividades e processos internos de uma organização que sustentam suas operações, mas que não estão diretamente visíveis para os clientes ou usuários finais. 

Para entender melhor o que é backoffice, vamos dar uma olhada em como as atividades empresariais são separadas:

• front desk: aquele atendimento direto ao público, seja na prestação de serviços ou nas vendas;
• front office: que lida com atendimentos ao público com relação ao marketing, pós-vendas e suporte;
• backoffice: responsável por organizar basicamente toda a infraestrutura para que os demais profissionais possam operar.

Ou seja, o backoffice é o departamento responsável por prevenir erros operacionais e identificar e solucionar gaps no dia a dia do seu negócio. Para fazer isso, ele gerencia os processos internos da empresa, garantindo o suporte necessário para que as atividades externas funcionem de forma eficiente.

A importância do backoffice nas empresas

Assim como a espinha dorsal é fundamental para o suporte e a coordenação do corpo humano, o backoffice é crucial para garantir a estabilidade, a eficiência e o funcionamento harmonioso de uma empresa.

Confira alguns pontos que englobam a importância do backoffice para as empresas:

Estrutura e sustentação

O backoffice fornece a estrutura necessária para que uma empresa funcione de maneira organizada, abrangendo uma ampla gama de processos internos que sustentam todas as atividades operacionais da empresa.

Coordenação e conexão

O backoffice facilita a coordenação entre diferentes departamentos e funções dentro de uma empresa, permitindo a troca de informações e a sincronização de atividades, além de garantir que os recursos sejam alocados de maneira apropriada.

Proteção e segurança

O backoffice lida com uma grande quantidade de dados sensíveis, incluindo informações de clientes, dados financeiros e informações de funcionários. E sabemos que garantir a segurança desses dados é vital para evitar violações de segurança cibernética e proteger a confiança dos clientes e parceiros comerciais.

Quais são as vantagens do backoffice?

Um backoffice eficiente pode trazer uma série de benefícios significativos para os negócios, tais como:

Redução de ruídos na comunicação 

Como vimos, o backoffice desempenha um papel crucial na promoção de uma comunicação interna mais clara e eficaz entre as diferentes áreas da empresa. Ao automatizar e padronizar processos internos, o backoffice reduz a possibilidade de erros de comunicação e mal-entendidos entre os departamentos.

Por exemplo, imagine um processo de pedido de cliente que envolve várias etapas, desde a entrada do pedido até a entrega do produto. Se o backoffice tiver um sistema automatizado que rastreia cada etapa do processo, as informações relevantes podem ser compartilhadas de maneira eficiente entre as áreas de vendas, logística, estoque e faturamento. Isso reduz as chances de erros na entrega, garantindo que os produtos certos sejam enviados no prazo certo, evitando retrabalhos e insatisfação do cliente.

Tomada de decisões baseadas em dados

O backoffice é responsável por coletar e analisar dados que podem fornecer insights valiosos sobre o desempenho da empresa. Isso inclui métricas financeiras, de estoque, de produtividade e muitas outras. O monitoramento constante desses indicadores permite que a empresa avalie seu desempenho em relação a metas estabelecidas e identifique possíveis lacunas ou falhas na operação, tomando decisões estratégicas para consertar o problema.

Se o backoffice detectar uma tendência de aumento nos custos de produção, por exemplo, isso pode indicar a necessidade de revisar os processos de fabricação, procurar eficiências ou ajustar os preços dos produtos para manter a lucratividade. O monitoramento proativo desses indicadores ajuda a empresa a tomar medidas corretivas antes que os problemas se tornem graves.

Aumento da eficiência operacional

Segundo o Aberdeen Group, empresas que buscam modernizar seu backoffice aumentam a produtividade dos funcionários em até 11,7 vezes. Isso acontece porque, ao rastrear o desempenho dos funcionários com mais eficiência, é possível identificar rapidamente possíveis quedas na performance e fornecer treinamento e ajuda adicionais.Tal aumento na performance dos funcionários pode ser ligada diretamente à otimização dos processos através de automações e demais recursos advindos da transformação digital.

Melhoria no relacionamento com o cliente e na experiência de compra

Embora não seja sempre evidente, o backoffice também desempenha um papel importante no suporte ao cliente e nos serviços pós-venda. Manter registros precisos de compras, transações e histórico de interações com clientes ajuda a oferecer um serviço melhor e mais personalizado.

Além disso, ao otimizar as operações do backoffice, a empresa pode liberar tempo e recursos para se concentrar mais diretamente nas necessidades dos clientes e na entrega de valor a eles.

Auxílio na escalabilidade dos processos

Conforme a empresa cresce, suas operações no backoffice precisam ser escaláveis para lidar com o aumento da demanda. Processos bem estruturados e automatizados permitem que a empresa cresça de forma mais eficaz, sem sobrecarregar sua infraestrutura interna.

Quem faz parte do backoffice?

Longe dos holofotes, o backoffice trabalha incessantemente com serviços que muitas vezes o cliente sequer imagina que aconteçam. No geral, essa área é composta por profissionais de diversos departamentos, que trabalham para manter a organização da empresa em dia, além de garantir que a equipe tenha as ferramentas e informações necessárias para cumprir seus objetivos. 

Confira algumas das áreas de atuação do backoffice:

Setor financeiro

Dividido em diferentes segmentos, o setor financeiro toma para si o conjunto de responsabilidades relacionadas aos mais diferentes temas financeiros: o planejamento do orçamento, contas a pagar, revisão e fiscalização do orçamento e muitas outras atividades sensíveis ao desempenho da empresa no que diz respeito ao seu capital.

Departamento pessoal

O backoffice no departamento pessoal tem a responsabilidade de cuidar de todo o processo de gerenciamento de pessoal da empresa, desde o recrutamento e seleção até a gestão de desempenho e remuneração. Eles também são responsáveis pelo gerenciamento de benefícios, controle de férias e folha de pagamento. 

Ademais, normalmente esse departamento trabalha com a gestão de documentos de toda a empresa, de modo que toda a organização e a tecnologia disponível são aliadas à boa funcionalidade do setor.

Recursos humanos

Cada vez mais o RH ganha um papel de destaque conforme as metodologias de qualidade de vida e humanização das relações ganham protagonismo em relação às transformações digitais sobre o trabalho. Por isso, o backoffice nessa área é crucial para solucionar problemas que envolvem diretamente sua relação com a empresa e podem impactar em sua qualidade de vida e profissional. 

Setor contábil

O backoffice no setor contábil gerencia todas as atividades relacionadas à contabilidade da empresa, sendo responsável por tarefas como escrituração fiscal, apuração de impostos, elaboração de balanços patrimoniais e demonstrações financeiras. 

É uma parte fundamental do conceito de compliance, de uma execução transparente de suas atividades, com o governo e com seus clientes, garantindo que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações fiscais e contábeis.

Setor jurídico

A proteção jurídica é muito importante para o uso de diferentes estratégias, execução de bons contratos e uma relação adequada com clientes, concorrentes e o governo. O assessoramento jurídico é outra chave do compliance e da segurança na atividade empresarial.

O backoffice no setor jurídico é responsável por realizar diversas atividades que garantem a segurança jurídica da empresa, como gestão de contratos, elaboração de pareceres e análise de riscos. 

É importante também falar da agilidade que estes profissionais conseguem ter a partir do desenvolvimento do direito e de novas tecnologias. Quando falamos de gestão de contratos, por exemplo, podemos citar a assinatura digital como meio de otimizar a rotina de escritórios de advocacia, tornando possível que se assine documentos com validade jurídica em menos de um minuto.

Técnicos em Informática

A digitalização criou um nicho muito especial para os profissionais da área da informática, que hoje têm uma responsabilidade central em praticamente todos os procedimentos de uma empresa. Desse modo, o backoffice nessa área é fundamental para garantir que a empresa possa utilizar a tecnologia para impulsionar o seu crescimento e melhorar seus processos, além de cuidar da segurança da informação do negócio.

O TI tem função vital tanto no backoffice quanto no front office, com suporte e atividades cotidianas, garantindo estabilidade nas páginas e que todos os sistemas e softwares da empresa estejam em pleno funcionamento.

Marketing

O marketing, principalmente o digital, nunca foi tão importante para agregar valor aos clientes e colaboradores, melhorando a sua jornada e experiência.

Nessa área, o backoffice certifica que a equipe de marketing possa se concentrar nas atividades criativas e estratégicas, enquanto a gestão de processos fica a cargo do próprio backoffice. Isso ajuda a garantir que as campanhas sejam lançadas dentro do prazo e orçamento estabelecidos, e que as atividades de marketing estejam em consonância com as metas e objetivos de negócios da empresa.

Ele também ajuda a garantir que todas as atividades estejam em conformidade com as regulamentações aplicáveis, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo.

Impactos de ter um backoffice organizado

O backoffice dá toda a estrutura de retaguarda e, por não gerar conversão direta, acaba sendo ignorado por muitas empresas, que não percebem como esse suporte e essa organização são a chave para se expandir e ser capaz de adotar estratégias cada vez mais maduras.

Organizações que otimizam seus setores de backoffice têm 714% mais chances de diminuir os custos operacionais, segundo o Aberdeen Group

Para que seu backoffice evolua de maneira perceptível e forneça os meios para que todos os demais setores cresçam junto, é importante que você:

Faça um planejamento

Todos os setores de backoffice precisam se comunicar de maneira constante e fluida, assim conseguem negociar e revisar seus planejamentos e recalcular constantemente suas rotas de atuação. Suas metas podem – e devem – estar sincronizadas com grande sinergia, e soluções tecnológicas como o Sistema ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, podem oferecer essa tônica de integração que faz a diferença.

Crie metas

A partir do planejamento, é hora de passar a criar metas que costumam ser compartilhadas pelos diferentes setores da retaguarda. Isso incentiva mais sua organização interna e também a oportunidade de encontrarem novas soluções.

Caso as metas não sejam batidas de imediato, é importante que os setores façam uma análise constante, junto de retificações de planejamentos.

Um bom exemplo de meta que todo o time de backoffice pode compartilhar é o da redução de custos e o aumento na agilidade dos processos. Afinal, com isso toda a empresa tem a ganhar, não concorda?

Acompanhe os índices

O backoffice também precisa ser acompanhado de perto sob diferentes métricas. Os indicadores que o backoffice produz têm impacto em toda a rotina da empresa. Por isso, é importante observar que avanço pode ser atribuído a qual parte, para que a responsabilidade seja compartilhada, mas também bem atribuída individualmente.

Crie um ambiente produtivo

O ambiente tem um forte impacto especialmente entre profissionais que tradicionalmente têm pouca interação com clientes ou ambientes. Evite o tédio, a burocracia e o estresse criando um ambiente salutar, com boa iluminação, espaço de recreação, alimentos saudáveis, apoio psicológico e para o condicionamento físico.

Tenha equipamentos bons, que não deem trabalho com travamentos, e use cadeiras e mesas bem ergonômicas para evitar dores e lesões por esforço repetitivo.

Tenha um backoffice de alta performance

É hora de colocar as técnicas de otimização em prática e torná-las rotina na sua empresa! A implantação do backoffice de alta performance é uma condição fundamental para que sua empresa se prepare para crescer, e, com a Clicksign, você vai além com seu empreendimento.

Para isso, que tal caminhar lado a lado com as tendências tecnológicas do futuro, através de estratégias que transformam o backoffice e reduzem tempo, esforço e gastos em processos de compliance? 

Confira algumas dicas:

• invista em contabilidade digital, centralizando os processos em um único sistema e ajudando a reduzir erros e aumentar a eficiência;
• aplique a metodologia lean office para todos os setores da empresa, principalmente e primariamente ao backoffice;
• para uma boa gestão de documentos é necessário que se trabalhe com computação e armazenamento na nuvem;
• aprenda quais são os sistemas de gestão de projetos com metodologias ágeis e os torne usuais.

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