A importância do backoffice na empresa e como otimizar esse serviço

Por trás de toda grande estratégia e bons resultados, existe uma equipe de colaboradores que planejou, replanejou, testou, correu riscos e suou muito. A

s estrelas da performance empresarial estão tanto na linha de frente quanto no chamado backoffice, exercendo uma série fundamental de tarefas que você precisa conhecer caso queira expandir sua atividade e efetividade.

É fato: uma gestão de negócios inteligente visa fazer mais, sempre com qualidade e velocidade, apoiando uma empresa focada no desempenho e na sustentabilidade financeira. Para isso, busca sempre desenvolver e gerenciar a inovação para melhorar continuamente a prestação de serviços.

Diante disso, é importante que gestores saibam como otimizar o backoffice para aumentar a produtividade e evitar falhas no processo do negócio, maximizando os resultados e garantindo o sucesso da empresa no mercado.

Afinal, como mostram dados do Aberdeen Group, empresas que buscam modernizar seu backoffice aumentam a produtividade dos funcionários em até 11,7 vezes. Tal aumento na performance dos funcionários pode ser ligada diretamente à otimização dos processos através de automações e demais recursos advindos da transformação digital.

Mas, afinal, o que é e como atua o backoffice? E como podemos utilizá-lo para criar processos mais rápidos, com segurança?

O que é o backoffice?

É comum separar as atividades empresariais entre:

• front desk: aquele atendimento direto ao público, seja na prestação de serviços ou nas vendas;
• front office: que lida com atendimentos ao público com relação ao marketing, pós-vendas e suporte;
• backoffice: responsável por organizar basicamente toda a infraestrutura para que os demais profissionais possam operar.

Ou seja, o backoffice é o departamento responsável por prevenir erros operacionais e identificar e solucionar gaps no dia a dia do seu negócio. Para fazer isso, ele gerencia os processos internos da empresa, garantindo o suporte necessário para que as atividades externas funcionem de forma eficiente. 

No geral, essa área é composta por profissionais de diversos departamentos, que trabalham para manter a organização da empresa em dia, além de garantir que a equipe tenha as ferramentas e informações necessárias para cumprir seus objetivos. 

Um backoffice eficiente pode trazer uma série de benefícios significativos para os negócios, tais como: 

• aumento da produtividade por meio da integração e automação de processos;
• redução de ruídos na comunicação entre as áreas da empresa, evitando retrabalhos;
• monitoramento de indicadores de sucesso e identificação de possíveis lacunas e falhas na operação; 
• suporte rápido e efetivo para correção de falhas eventuais; 
• melhoria no relacionamento com o cliente e experiência de compra. 

Longe dos holofotes, o backoffice trabalha incessantemente com serviços que muitas vezes o cliente sequer imagina que aconteçam. Entre suas principais áreas de atuação estão:

Setor financeiro

Dividido em diferentes segmentos, o setor financeiro toma para si o conjunto de responsabilidades relacionadas aos mais diferentes temas financeiros: o planejamento do orçamento, contas a pagar, revisão e fiscalização do orçamento e muitas outras atividades sensíveis ao desempenho da empresa no que diz respeito ao seu capital.

Departamento pessoal

O backoffice no departamento pessoal tem a responsabilidade de cuidar de todo o processo de gerenciamento de pessoal da empresa, desde o recrutamento e seleção até a gestão de desempenho e remuneração. Eles também são responsáveis pelo gerenciamento de benefícios, controle de férias e folha de pagamento. 

Ademais, normalmente esse departamento trabalha com a gestão de documentos de toda a empresa, de modo que toda a organização e a tecnologia disponível são aliadas à boa funcionalidade do setor.

Recursos humanos

Cada vez mais o RH ganha um papel de destaque conforme as metodologias de qualidade de vida e humanização das relações ganham protagonismo em relação às transformações digitais sobre o trabalho. Por isso, o backoffice nessa área é crucial para solucionar problemas que envolvem diretamente sua relação com a empresa e podem impactar em sua qualidade de vida e profissional. 

Setor contábil

O backoffice no setor contábil gerencia todas as atividades relacionadas à contabilidade da empresa, sendo responsável por tarefas como escrituração fiscal, apuração de impostos, elaboração de balanços patrimoniais e demonstrações financeiras. 

É uma parte fundamental do conceito de compliance, de uma execução transparente de suas atividades, com o governo e com seus clientes, garantindo que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações fiscais e contábeis.

Setor jurídico

A proteção jurídica é muito importante para o uso de diferentes estratégias, execução de bons contratos e uma relação adequada com clientes, concorrentes e o governo. O assessoramento jurídico é outra chave do compliance e da segurança na atividade empresarial.

O backoffice no setor jurídico é responsável por realizar diversas atividades que garantem a segurança jurídica da empresa, como gestão de contratos, elaboração de pareceres e análise de riscos. 

É importante também falar da agilidade que estes profissionais conseguem ter a partir do desenvolvimento do direito e de novas tecnologias. Quando falamos de gestão de contratos, por exemplo, podemos citar a assinatura digital como meio de otimizar a rotina de escritórios de advocacia, tornando possível que se assine documentos com validade jurídica em menos de um minuto.

Técnicos em Informática

A digitalização criou um nicho muito especial para os profissionais da área da informática, que hoje têm uma responsabilidade central em praticamente todos os procedimentos de uma empresa. Desse modo, o backoffice nessa área é fundamental para garantir que a empresa possa utilizar a tecnologia para impulsionar o seu crescimento e melhorar seus processos, além de cuidar da segurança da informação do negócio.

O TI tem função vital tanto no backoffice quanto no front office, com suporte e atividades cotidianas, garantindo estabilidade nas páginas e que todos os sistemas e softwares da empresa estejam em pleno funcionamento.

Marketing

O marketing, principalmente o digital, nunca foi tão importante para agregar valor aos clientes e colaboradores, melhorando a sua jornada e experiência.

Nessa área, o backoffice certifica que a equipe de marketing possa se concentrar nas atividades criativas e estratégicas, enquanto a gestão de processos fica a cargo do próprio backoffice. Isso ajuda a garantir que as campanhas sejam lançadas dentro do prazo e orçamento estabelecidos, e que as atividades de marketing estejam em consonância com as metas e objetivos de negócios da empresa.

Ele também ajuda a garantir que todas as atividades estejam em conformidade com as regulamentações aplicáveis, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo.

Como otimizar seu serviço de backoffice?

O backoffice dá toda a estrutura de retaguarda e, por não gerar conversão direta, acaba sendo ignorado por muitas empresas, que não percebem como esse suporte e essa organização são a chave para se expandir e ser capaz de adotar estratégias cada vez mais maduras.

Organizações que otimizam seus setores de backoffice têm 714% mais chances de diminuir os custos operacionais, segundo o Aberdeen Group

Para que seu backoffice evolua de maneira perceptível e forneça os meios para que todos os demais setores cresçam junto, é importante que você:

1. Tenha um planejamento

Todos os setores de backoffice precisam se comunicar de maneira constante e fluida, assim conseguem negociar e revisar seus planejamentos e recalcular constantemente suas rotas de atuação. Suas metas podem – e devem – estar sincronizadas com grande sinergia, e soluções tecnológicas como o Sistema ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, podem oferecer essa tônica de integração que faz a diferença.

2. Crie metas

A partir do planejamento, é hora de passar a criar metas que costumam ser compartilhadas pelos diferentes setores da retaguarda. Isso incentiva mais sua organização interna e também a oportunidade de encontrarem novas soluções.

Caso as metas não sejam batidas de imediato, é importante que os setores façam uma análise constante, junto de retificações de planejamentos.

Um bom exemplo de meta que todo o time de backoffice pode compartilhar é o da redução de custos e o aumento na agilidade dos processos. Afinal, com isso toda a empresa tem a ganhar, não concorda?

3. Acompanhe os índices

O backoffice também precisa ser acompanhado de perto sob diferentes métricas. Os indicadores que o backoffice produz têm impacto em toda a rotina da empresa. Por isso, é importante observar que avanço pode ser atribuído a qual parte, para que a responsabilidade seja compartilhada, mas também bem atribuída individualmente.

4. Crie um ambiente produtivo

O ambiente tem um forte impacto especialmente entre profissionais que tradicionalmente têm pouca interação com clientes ou ambientes. Evite o tédio, a burocracia e o estresse criando um ambiente salutar, com boa iluminação, espaço de recreação, alimentos saudáveis, apoio psicológico e para o condicionamento físico.

Tenha equipamentos bons, que não deem trabalho com travamentos, e use cadeiras e mesas bem ergonômicas para evitar dores e lesões por esforço repetitivo.

Dicas práticas para ter um backoffice de alta performance

É hora de colocar as técnicas de otimização em prática e torná-las rotina na sua empresa! A implantação do backoffice de alta performance é uma condição fundamental para que sua empresa se prepare para crescer, e, com a Clicksign, você vai além com seu empreendimento.

Para isso, que tal caminhar lado a lado com as tendências tecnológicas do futuro, através de estratégias que transformam o backoffice e reduzem tempo, esforço e gastos em processos de compliance? 

Confira algumas dicas:

• invista em contabilidade digital, centralizando os processos em um único sistema e ajudando a reduzir erros e aumentar a eficiência;
• aplique a metodologia lean office para todos os setores da empresa, principalmente e primariamente ao backoffice;
• para uma boa gestão de documentos é necessário que se trabalhe com computação e armazenamento na nuvem;
• aprenda quais são os sistemas de gestão de projetos com metodologias ágeis e os torne usuais.

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