Diploma digital: o que é, como funciona e validade

Certamente, você já ouviu falar sobre o diploma digital, um novo formato para esse documento acadêmico, que tem o objetivo de modernizar processos, facilitar a vida do estudante e acompanhar as evoluções tecnológicas que seguem acontecendo em todo o âmbito educacional.O diploma digital é o mesmo diploma oferecido pelas instituições de ensino (IES), porém de origem, existência e armazenamento totalmente eletrônicos, o que assegura a mesma validade jurídica do antigo formato.

Ele foi criado pelo Ministério da Educação (MEC) com o intuito de modernizar as documentações acadêmicas, trazendo mais segurança contra fraudes e aumentando a desburocratização do processo de geração e emissão do diploma, oferecendo maior redução de tempo e custos do serviço.[caption id="attachment_16957" align="aligncenter" width="1280"]

A Universidade Federal do Mato Grosso do Sul foi a primeira das universidades federais a emitir diplomas digitais junto ao Ministério da Educação (MEC) e a Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP), conforme instituído pelas portarias nº 330, de 05 de abril de 2018; e nº 1.001, de 08 de dezembro de 2021. | Fonte: UFMS[/caption]Se você precisa aprender como funciona o diploma digital e quais as regulamentações que norteiam a sua emissão, além de entender as vantagens desta mudança para as IES e alunos, continue acompanhando este post.

Diploma digital: o que é e como funciona?

Como dito anteriormente, o diploma digital é uma versão eletrônica do documento impresso que comprova a conclusão de um curso de graduação, pós-graduação ou técnico. Ele é emitido pela instituição de ensino e pode ser acessado por meio de um sistema seguro, com certificação digital e assinatura eletrônica. Além disso, no documento há ainda um código alfanumérico e um QR Code para acesso.O seu objetivo é oferecer mais praticidade e segurança na emissão e no compartilhamento desse importante documento, já que pode ser acessado por meio de dispositivos como computadores, tablets ou smartphones.Para que as IES possam oferecê-lo é preciso se adequar e seguir às diretrizes do MEC e assim garantir a segurança das informações.Uma dúvida bastante comum entre os gestores das instituições e alunos da graduação é: existe diferença entre o diploma digital e o físico? A resposta é não. A única dissemelhança entre eles é apenas o meio de emissão, já que a validação e estrutura do documento é exatamente a mesma.

Como é feita a validação do Diploma Digital?

A implementação do diploma digital se deu através da Portaria 330 do MEC, em 2018. Nesta mesma portaria foi instituída a garantia de autenticidade e validade jurídica do documento virtual, afinal, o documento é emitido com base nas diretrizes da (ICP-Brasil), uma das exigências do MEC.

Art. 2o. A adoção do meio digital para expedição de diplomas e documentos acadêmicos deverá atender as diretrizes de certificação digital do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, disciplinado em lei, normatizado e fixado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI, para garantir autenticidade, integridade, confiabilidade, disponibilidade, rastreabilidade e validade jurídica e nacional dos documentos emitidos, afirma a lei.

Ou seja, a assinatura eletrônica registrada corretamente dá autenticidade, confiabilidade e integridade ao documento digital, além de protegê-lo. Falamos bastante sobre assinatura de documentos online aqui no blog, não deixe de conferir os outros posts para entender mais como ela funciona.

Definições do MEC sobre o diploma digital

Após a Portaria 330, em 2018, sendo este o primeiro passo dado a respeito da versão virtual do documento, tratando dos benefícios deste novo método de emissão e suas possibilidades para as IES e estudantes, em 2019 estabeleceu-se a maneira que deve ocorrer a emissão e o registro do diploma em formato eletrônico, através da Portaria 554, definindo um prazo de 2 anos para que as IES se adequem (até dezembro de 2021).Já em 2020, começaram os primeiros testes em algumas universidades federais. Ainda segundo o MEC, a partir de 2022 as IES já deveriam estar aptas a emitirem seus diplomas digitais para os formandos da graduação.Vale acompanhar a linha do tempo com a evolução das normativas pertinentes ao tema:

Leia também: conheça as leis que regulamentam a assinatura digital para o governo.

Empresas que são obrigadas a emitir o Diploma Digital

O artigo 1º da Portaria 554 institui que as Instituições de Ensino Superior – IES – pertencentes ao Sistema Federal de Ensino serão obrigada a fazer a emissão e o registro do diploma de graduação, através do diploma digital, de acordo com as normas apresentadas na mesma portaria.Por enquanto, não há informações referente a IES e cursos de pós-graduação, Ensino Médio ou outras modalidades como cursinhos pré-vestibulares ou escolas de idiomas - mas, pensando em modernização, essa obrigatoriedade está cada dia mais próxima!

Como se adequar às determinações do MEC?

Um dos grandes desafios para a gestão das IES é realizar a implementação do diploma digital priorizando a segurança da informação, minimizando qualquer tipo de risco sobre eles e estando em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.Uma boa dica é estar cercado de bons parceiros de tecnologia, para potencializar a sua segurança em cada etapa desse processo.A Portaria nº 554, publicada em 2019, traz as especificações necessárias para que as instituições de ensino se adequem para emitir o diploma digital de forma segura. Resumidamente a IES precisará:

1. Contar com a Certificação Digital

Para que emissão dos diplomas seja feita com certificação eletrônica as IES precisarão obter os certificados digitais, e cada diploma precisará ter uma assinatura que seja reconhecida digitalmente e um carimbo de tempo. Para isso, as IES deverão escolher o certificado digital mais adequado, selecionar a autoridade certificadora e que faça parte da ICP-Brasil, para fazer a solicitação.O certificado digital não é útil apenas para a emissão dos diplomas digitais, ele agiliza diversos processos dentro de uma empresa, eliminando papéis, canetas, encurtando limites geográficos e ajudando a expandir os negócios. Nós falamos sobre a importância do certificado digital para empresas aqui no blog, faça a leitura para entender melhor sobre o assunto.

2. Garantir o armazenamento de documentos de forma segura

As IES deverão contratar sistemas que façam o processo de digitalização dos documentos físicos e a emissão dos arquivos no formato digital, garantindo a privacidade e integridade das informações. Essa estrutura deverá garantir o acesso ao documento de forma simples e a validação do diploma feita a qualquer hora e em qualquer lugar no território nacional.

3. Cuidar do padrão visual e formato do arquivo

Ainda, de acordo com a Portaria 554, os diplomas digitais deverão ter o formato XML e possuir o código do documento em URL única.Quanto à visualização do diploma, ele deverá ter a mesma representação visual do documento físico. Lembrando que a visualização não é o que o torna válido, este recurso serve apenas como fins decorativos. Veja o que diz a portaria:

Art. 7º A representação visual do diploma digital deve zelar pela exatidão e fidedignidade das informações prestadas no XML do diploma digital, garantindo a qualidade da imagem e a integridade de seu texto bem como possibilitando ao diplomado exibir, compartilhar e armazenar esta imagem.

§ 5º Para fins decorativos, será permitida a inserção da imagem das assinaturas físicas na representação visual do diploma digital, desde que assegurada a sua validade jurídica e os requisitos de segurança estabelecidos nesta Portaria.

4. Garantir mecanismo de envio do diploma ao MEC

A instituição de ensino deverá fazer o envio dos diplomas registrados ao MEC de forma periódica, no formato XML. Além disso, é importante oferecer um bom ambiente virtual para que os portadores do diploma possam acessar e salvar os diplomas já certificados.

Conheça as vantagens do diploma digital

A implementação do diploma digital é um verdadeiro marco no processo de transformação digital nos meios acadêmicos, fazendo com que as IES se adequem cada vez mais às tecnologias dos novos tempos. Isso gera verdadeira revolução na maneira de gerir processos, de forma mais dinâmica, rápida e segura, além de facilitar o acesso ao documento pelo aluno recém-formado.Os impactos são positivos, entenda melhor o porquê:

Melhora e otimiza processos

Com o diploma digital o tempo de emissão do documento de conclusão da graduação é reduzido. Um diploma físico pode levar até 90 dias para ficar pronto e disponível, enquanto a versão virtual demora apenas 15 dias para ficar pronta, segundo o MEC.Com esse processo feito de forma mais rápida, a IES não precisará de grande esforço operacional para realizar a tarefa, ou seja, sobrará mais tempo para focar em outras atividades também de grande importância para a instituição.É um ganho imprescindível para a IES e também para o aluno.

Reduz custos e cuida do meio ambiente

Como o novo diploma é virtual, não será necessária a impressão dos diplomas de forma tradicional, geralmente feita em papel moeda, que demanda um valor mais alto devido à alta qualidade. O próprio MEC traz como expectativa uma redução de R$ 38 milhões anuais em gastos com impressão, através da implementação do registro virtual.Como a impressão em meio físico não será obrigatória, a IES que desejar poderá cobrar pela impressão para o aluno que mesmo assim quiser obter o documento no meio físico. É uma maneira de, inclusive, obter algum ganho financeiro.Você pode se interessar: dicas para aplicar uma redução de custos efetiva em seu empreendimento

Aumenta a segurança contra fraudes

Como falamos anteriormente, para que o diploma digital seja válido ele precisará passar pelos critérios de segurança certificados pela ICP-Brasil, o que faz com que, além de ter validade jurídica, a possibilidade de fraudes reduza drasticamente.O Instituto de Tecnologia da Informação (ITI) será responsável por garantir a transmissão de dados no ambiente digital nesse novo modelo, o que também assegura maior cuidado com o sigilo das informações e acesso seguro para quem consultar o documento.

Facilidade e menos burocracia para utilizar o diploma

Para o aluno recém-formado, o diploma digital aumenta a facilidade de retirar o documento e utilizá-lo em diversas ocasiões, como o envio para recrutamentos em empresas, sem a necessidade de passar por cartórios ou outros serviços de autenticação que geralmente são solicitados nessas ocasiões. Tudo é mais fácil e prático, o diploma acompanha o estudante por onde ele for.

Quando o diploma digital passou a valer?

Na Portaria 554 o MEC estipulou o início do processo de adequação das IES, dando o prazo de 24 meses para que as instituições pudessem se preparar. Com base nessa portaria, estimou-se que as instituições deveriam estar preparadas para passar a emitir os diplomas digitais a partir de 2022.Existem muitas expectativas em relação à implantação dos diplomas digitais nas universidades da rede de ensino federal do Brasil, com a possibilidade de tornar o dia a dia das IES e dos egressos mais simples com a transformação digital no meio educacional.É realmente um marco que visa quebrar barreiras e eliminar burocracias desnecessárias, mas que precisará contar com boas empresas prestadoras de serviços digitais e sistemas tecnológicos de qualidade.Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado a entender mais sobre o assunto e a direcionar os esforços para a transformação digital na sua instituição.Continue acompanhando nosso blog e, se você desejar digitalizar os seus processos, como já fazem as principais IES do mercado, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, não perca tempo e teste já a nossa plataforma por 14 dias grátis, enviando até 30 documentos para assinatura hoje mesmo.