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Documento Digital e Digitalizado são sinônimos? Vamos entender!

Tablet exibindo documento digital em sua tela
Jurídico / Tecnologia

Documento Digital e Digitalizado são sinônimos? Vamos entender!

Atualmente temos feito uso maciço de tecnologias em todos os campos de nossas vidas. O trabalho remoto, por exemplo, é o “novo normal” para a maioria das pessoas, as compras do dia a dia são realizas por aplicativos e as até as escolas vêm caminhando conjuntamente com o desenvolvimento tecnológico. Diante disso, onde ficam os documentos no meio dessa revolução? Certamente que eles também sofreram transformações!

As vontades expressas ainda têm de ser traduzidas para documentos a fim de resguardar a segurança jurídica dos indivíduos, e daí surgem as bifurcações entre documento digital e digitalizado.

Não é preciso dizer que no âmbito empresarial essa modernização é ainda mais expressiva. Vamos nos aprofundar um pouco nisso? Nosso ponto de partida é: documentos digitais e digitalizados são a mesma coisa? Adiantamos que não são! Os nomes são parecidos à primeira vista, porém eles são completamente diferentes. Curioso? Continue com a gente nesta página!

Afinal, o que é o documento digital?

As distinções entre um modelo de documento e o outro é de grande valia para o operacional de uma empresa, haja vista que confundir ambos gerará um problemão.

Aquele que tem sua criação de forma digital carrega em si características como validade jurídica, segurança, autenticação e versatilidade. E há uma explicação bem plausível para isso: aquele documento que já nasce no ambiente digital possui uma veracidade e confiabilidade maior frente à outros.

Este tipo de documento é eletrônico e tem outra característica bem específica: é codificado em dígitos binários ou por meio de autenticação digital.

Para ler depois: Assinatura digital e eletrônica: explicamos a diferença!

Atributos do documento digital

Apenas citar as características do documento digital não é o suficiente, então vamos destrinchar cada uma delas e entender, de fato, por que este é o mais indicado para o seu negócio.

Nascimento digital

A origem do documento digital é o ambiente eletrônico, logo, de sua criação até a assinatura é neste meio.

Validade jurídica

O termo validade se refere à esfera da qualidade de uma norma ou documento, logo, quando falamos de documentos, a validade jurídica diz respeito à regularidade e verossimilhança que este possui frente à sociedade e ao ordenamento jurídico.

Até em casos em que a assinatura no documento não é requisitada, a autenticação digital é indicada para, por exemplo, abrir o arquivo: é muito prático ter aquele documento da sua empresa protegido por criptografia de ponta. Isso evita plágios, fraudes e ainda protege a privacidade dos dados.

Você já recebeu um e-mail com a fatura do celular ou da internet e, para acessá-la foi necessário inserir um código fornecido pela empresa que presta serviços ou o seu CPF? Você esteve diante de um documento digital válido.

Desnecessidade de conversão

Se o documento digital tem sua criação no meio eletrônico, não é necessário, então, realizar nenhuma conversão. O máximo pode ser transformar o formato doc. em PDF para autenticação – a questão da inalterabilidade do conteúdo, sabe?

Inexistência de cópia física primária

Correndo o risco de soarmos repetitivos, frisamos: em um documento digital não é subentendida a necessidade de existir um documento físico anterior. De fato existem situações em que o papel físico ainda é necessário para comprovar a validade jurídica de algo, como as Escrituras Públicas, e nesse caso o carimbo de fé pública ainda não foi substituído pela assinatura digital.

Ademais, temos um esquema legal para que fique clara a questão da cópia física tanto para os documentos digitais como digitalizados:

  • se o original for digital, a cópia física não possui validade jurídica;
  • se o original for físico, a cópia digitalizada não possui validade jurídica – a não ser que esta seja atestada por certificados digitais, caso em que a validade será instaurada.

E o documento digitalizado, o que é e como se materializa?

O documento digitalizado tem seu prelúdio de forma diferente: ele é, primeiramente, um documento físico impresso que, em uma segunda ocasião – mesmo que seja logo após a criação/impressão/assinatura física em papel – é transformado em formato eletrônico.

Por meio de uma impressora você poderá transformar o papel impresso em PDF, por exemplo, mas JPEG também é possível. Este é o ato conhecido e deveras utilizado de escanear.

É perceptível que o documento digitalizado não possui o mesmo nível de autenticidade do documento digital, não é? Enquanto aquele é essencialmente digital, este passou por modificações que podem ou não condizer com a realidade dos fatos.

A conversão do físico para o digital é ruim?

Os documentos digitalizados são frágeis à fraudes, por exemplo, mas eles não são ruins. Ao contrário, eles são extremamente convenientes quando se tem a necessidade de salvar na nuvem algo que, anteriormente, só estava no papel.

Porém, é preciso tem em mente que a conversão de documentos físicos para o meio digital só não será dotada de veracidade se for realizada sem o uso correto de ferramentas protetivas, como assinaturas eletrônicas e outras formas de criptografia.

Ou seja, caso um documento físico seja digitalizado e armazenado em meio digital, e ambas as partes acordarem a respeito da autenticidade do arquivo, este poderá muito bem ser então, de fato, validado por meio de assinaturas no meio digital, com tokens criptografados ou por meio de senhas.

Advogados, por exemplo, atestam a autenticidade de documentos digitalizados a partir do assinatura destes com certificado digital, para protocolização nos sistemas judiciais. É super prático, e indispensável para o exercício desta função.

Você percebe a problemática que existe se a digitalização não ser feita da forma correta e segura? Por não ser um documento dotado de validade jurídica em toda ou qualquer conversão, este pode ser modificado ao bel prazer de quem detém a posse do documento físico. Hoje em dia os meios de edição de imagens são tantos e tão muito bem executados que dificilmente deixam rastros que podem ser comprovados sem um conhecimento técnico, e por isso você deve investir e conhecer os benefícios das assinaturas eletrônicas para sua empresa, não só na questão de diminuir o uso de papeis.

Demos o exemplo da advocacia, mas em qualquer setor isso pode se dar, afinal assinaturas são necessárias para dar autenticidade, veracidade e segurança para a maioria dos negócios. E se forem digitais e acessíveis, melhor ainda, não?

Vantagens da gestão eletrônica de documentos

Por fim, mas não menos interessante, temos que alertar acerca dos benefícios de adotar práticas a fim de otimizar a gestão eletrônica de documentos. Incansavelmente a Clicksign já tem produzido conteúdos voltados às inovações tecnológicas do mundo moderno, e tanto quanto a assinatura online de documentos, a gestão digital destes é essencial.

Vamos a uma lista de prós advindas dessa conduta:

  • redução de custos diretos e indiretos (já pensou não gastar mais tanto com resmas de papel? Sabemos que alguns documentos ainda necessitam ser físicos, mas nem todos.);
  • vantagem competitiva no mercado, haja vista a estratégia sustentável adotada;
  • precisão na localização de um documento na nuvem;
  • otimização de tempo;
  • otimização de espaço físico em sua empresa;
  • controle e segurança de dados e informações da empresa e de clientes;
  • agilização efetiva de processos fundamentais e legais;
  • facilitação no processo de tomada de decisões.

Acreditamos que agora já sejam entendíveis as diferenças entre documentos digitais e digitalizados. Avalie a atuação de sua empresa: você já substitui o modelo arcaico pelo moderno e dinâmico? Caso precise de ajuda, a Clicksign tem as melhores dicas e ferramentas para você!

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