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Documento Digitalizado e Digital são sinônimos? Vamos entender suas diferenças!

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Assinatura Eletrônica e Digital

Documento Digitalizado e Digital são sinônimos? Vamos entender suas diferenças!

Em um mundo cada vez mais digital, é comum ouvir falar sobre documentos digitalizados e digitais. No entanto, muitas vezes esses termos são utilizados como sinônimos, induzindo ao erro de não perceber as diferenças palpáveis existentes entre eles.

Isso porque compreender as particularidades de cada um é importante para garantir que eles sejam armazenados, compartilhados e editados de forma adequada.

Afinal, a utilização desses documentos é crescente em diversas áreas de negócios e sua importância só tende a aumentar à medida que a tecnologia avança, razão pela qual é fundamental saber utilizá-los de forma segura e eficiente em seus processos para garantir a validade jurídica e a segurança das suas informações.

Afinal, o que é o documento digital?

Embora não haja consenso sobre a definição de um documento digital (se é gênero do qual fazem parte outros registros ainda que gerados a partir da digitalização ou não), vamos falar aqui dos documentos digitais propriamente ditos que, como o próprio nome diz, são aqueles criados diretamente em formato digital.

Isso inclui arquivos de texto, planilhas eletrônicas e apresentações… Como nativos digitais, são armazenados e compartilhados eletronicamente, tornando-os fáceis de serem encontrados e recuperados.

Um exemplo prático de uso de documentos digitais é a criação de um contrato através de plataformas de assinatura eletrônica, em que os termos e condições são criados diretamente em um arquivo de texto virtual, como um arquivo de Word ou PDF, e compartilhados remotamente entre as partes envolvidas.

Outro exemplo é o e-Título, em que o cidadão brasileiro tem uma cópia do seu título de eleitor, mas que, diferente de uma fotocópia, é gerada diretamente em ambiente digital.

Uma mão atrás segurando um título de eleitor e um telefone à frente com o e-título aberto.
Fonte: Senado Federal

Além disso, este tipo de documento tem uma característica bem específica: é codificado em dígitos binários ou por meio de autenticação digital.

Aqui é importante mencionar que, em conjunto com empresas especializadas e pioneiras, como a Clicksign, que possui o selo ISO 27001 e utiliza tecnologia de ponta para assinatura eletrônica e gestão de documentos, inúmeros meios de autenticação se fazem disponíveis para garantir a proteção, segurança e validade jurídica dos documentos criados e assinados.

Características do documento digital

Apenas citar os atributos do documento digital não é o suficiente, então vamos destrinchar cada uma delas e entender, de fato, porque este modelo pode ser o mais indicado para o seu negócio.

Nascimento digital

A origem do documento digital é o ambiente eletrônico. Isso significa que ele não precisa ser escaneado ou digitado a partir de um documento físico, economizando tempo e reduzindo a possibilidade de erros.

Validade jurídica

O termo validade se refere à esfera da qualidade de uma norma ou documento, logo, quando falamos de documentos, a validade jurídica diz respeito à regularidade e verossimilhança que este possui frente à sociedade e ao ordenamento jurídico.

A criptografia e outras ferramentas de segurança podem ser usadas para proteger documentos digitais contra acesso não autorizado e alterações indevidas. Além disso, eles podem ser facilmente rastreados e monitorados para identificar qualquer acesso não autorizado.

Por isso, até em casos em que a assinatura no documento não é requisitada, a autenticação digital é indicada para, por exemplo, abrir o arquivo: é muito prático ter aquele documento da sua empresa protegido por criptografia de ponta. Isso evita plágios, fraudes e ainda protege a privacidade dos dados.

Você já recebeu um e-mail com a fatura do celular ou da internet e, para acessá-la foi necessário inserir um código fornecido pela empresa que presta serviços ou o seu CPF? Você esteve diante de um registro digital válido.

Seja como for, os arquivos digitais podem ser usados em processos judiciais e administrativos, desde que cumpridas as exigências legais e particulares de cada espécie de documento.

Desnecessidade de conversão

Os documentos digitais podem ser facilmente visualizados, compartilhados e editados sem a necessidade de serem convertidos para outros formatos, garantindo a inalterabilidade do conteúdo.

Outra vantagem é a facilidade de busca, pois podem ser indexados e facilmente localizados usando ferramentas de pesquisa eletrônica, tornando mais fácil encontrar informações específicas.

Inexistência de cópia física primária

Como os documentos digitais não possuem cópia física primária, não precisam ser armazenados em espaço físico, o que pode economizar espaço e reduzir os custos de armazenamento.

Além disso, eles podem ser facilmente compartilhados e acessados de qualquer lugar com conexão à internet, sendo possível limitar o acesso para somente usuários autorizados e garantir uma maior privacidade dos dados.

O que é documento digitalizado?

Um documento digitalizado é um documento físico que foi escaneado e transformado em um arquivo digital. Ele é uma imagem digital da versão original do documento, podendo ser visualizado e compartilhado eletronicamente, mas que não pode ser editado e precisa ser impresso para ser considerado válido.

A digitalização é uma forma de armazenar e compartilhar documentos de maneira mais eficiente e segura, além de permitir acesso remoto aos documentos.

No entanto, é importante lembrar que a digitalização não substitui o documento original e que é necessário manter a cópia física para garantir a validade jurídica do documento.

Dito isso, é perceptível que o documento digitalizado não possui o mesmo nível de autenticidade do documento digital, uma vez que ele pode acabar passando por modificações que podem ou não condizer com a realidade dos fatos.

Características do documento digitalizado

É importante ressaltar as características do documento digitalizado para garantir as melhores práticas de segurança no seu manuseio.

Origem

Como mencionado anteriormente, um documento digitalizado é criado a partir de um documento físico, o que significa que ele tem uma cópia física primária. Isso é importante para garantir a validade jurídica do documento, uma vez que a maioria dos documentos legais precisam de uma cópia física original.

Validade jurídica

A validade jurídica de documentos digitalizados é geralmente reconhecida, desde que a digitalização seja feita de maneira correta e a cópia física original esteja disponível e em conformidade com as disposições legais. Em linhas gerais:

  • Se o original for digital, a cópia física não possui validade jurídica;
  • se o original for físico, a cópia digitalizada não possui validade jurídica – a não ser que esta seja atestada por certificados digitais, caso em que a validade será instaurada.

Necessidade de conversão

Os documentos digitalizados podem ser facilmente visualizados e compartilhados eletronicamente, mas precisam ser convertidos para outros formatos para serem editados.

O grande problema da digitalização, então, é o risco de modificações não autorizadas por quem detém a posse do documento físico. Afinal, hoje os meios de edição de imagens são tantos e tão muito bem executados que dificilmente deixam rastros que podem ser comprovados sem uma perícia técnica adequada.

Existência de cópia física primária

Como mencionado anteriormente, os documentos digitalizados possuem uma cópia física primária. Mantê-la é fundamental para que possa ser usado como prova em processos judiciais.

A conversão do físico para o digital é ruim?

Embora os documentos digitalizados sejam mais frágeis a fraudes, eles são extremamente convenientes e facilitam o armazenamento em nuvem, por exemplo.

Entretanto, é preciso tem em mente que a conversão de documentos físicos para o meio digital só não será dotada de veracidade se for realizada sem o uso correto de ferramentas protetivas, como assinaturas digital e eletrônicas e outras formas de criptografia.

Ou seja, caso um documento físico seja digitalizado e armazenado em meio digital e ambas as partes acordarem a respeito da autenticidade do arquivo, este poderá ser, então, validado por meio de assinaturas remotas com tokens criptografados, biometria facial, senhas e outros.

Advogados, por exemplo, atestam a autenticidade de documentos digitalizados a partir da assinatura destes com certificado digital, para protocolização nos mais diversos Tribunais e órgãos públicos. É super prático e indispensável para o exercício desta função.

Vantagens da gestão eletrônica de documentos digitais ou digitalizados

Com a crescente demanda por soluções digitais e o aumento da necessidade de armazenamento de dados e documentos digitais e digitalizados, a GED (gestão eletrônica de documentos) tem se tornado cada vez mais popular.

Gráfico com estatísticas de emprego de ferramentas de documentação digital em 2020, por departamento.
Fonte: Statista

Inicialmente, ressalta-se que uma das principais vantagens da GED é a sua eficiência. Ao armazenar documentos eletronicamente, é possível acessá-los rapidamente e de qualquer lugar e a qualquer momento.

De igual modo, torna possível usar ferramentas de busca para encontrar trechos específicos rapidamente e melhorar a produtividade.

Outra vantagem da GED é a segurança. Os documentos eletrônicos podem ser facilmente protegidos com senhas e criptografia, o que pode ajudar a evitar vazamentos de informações confidenciais.

Além disso, pode ser integrada a sistemas de backup e recuperação de desastres, garantindo que os documentos sejam preservados mesmo em caso de falha de hardware ou outros problemas.

A colaboração também é um de seus grandes benefícios. Ao armazenar documentos eletronicamente, é possível compartilhá-los com outras pessoas de maneira fácil e segura, otimizando a comunicação e a colaboração entre equipes de trabalho e mais:

  • redução de custos diretos e indiretos (já pensou não gastar mais tanto com folhas de papel? Sabemos que alguns documentos ainda necessitam ser físicos, mas nem todos.);
  • vantagem competitiva no mercado, haja vista a estratégia sustentável adotada;
  • precisão na localização de um documento na nuvem;
  • otimização de tempo;
  • otimização de espaço físico em sua empresa;
  • controle e segurança de dados e informações da empresa e de clientes;
  • agilização efetiva de processos fundamentais e legais;
  • facilitação no processo de tomada de decisões.

Agora que você já sabe as diferenças entre documento digitalizado e digital, avalie a atuação de sua empresa: você já substitui o modelo arcaico pelo moderno e dinâmico? Caso precise de ajuda, a Clicksign tem as melhores dicas e ferramentas para você!

Por isso, caso você deseje digitalizar os seus processos, como fazem as principais empresas do mercado, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, não perca tempo e teste já a nossa plataforma por 14 dias grátis, enviando até 30 documentos para assinatura hoje mesmo.

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