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Aumentando a produtividade do seu negócio: identifique o gargalo!

Pessoas usando computador para o estudo de gargalos burocráticos
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Aumentando a produtividade do seu negócio: identifique o gargalo!

Pode ser que seu negócio já tenha enfrentando uma fase de estagnação produtiva, mas que você não sabe ao certo por que isso se dá, afinal a demanda existe. Por que acontece? Como identificar esse problema? Ou melhor, como lidar com ele de forma correta?

Engana-se quem acredita que apenas processos industriais podem sofrer situações de estrangulamento produtivo. Todos os setores do mercado de trabalho podem ter de lidar com esse fluxo diminuído de desempenho negocial, então aprender sobre ele é indispensável para implantar melhorias – inclusive tecnológicas – na sua gestão de negócios.

Afinal, o que é um gargalo?

Você já deve ter ouvido a expressão “gargalo” em algum momento da sua vida, e no mundo dos negócios não estamos falando de uma representação metafórica desse fato: se na garrafa a velocidade que o líquido sai é limitada pelo gargalo, na empresa as demandas existem, mas a capacidade de dar conta delas está diminuída.

Dito isso, o gargalo é uma etapa do processo de produção que limita o desempenho empresarial da sua atividade, estando ele intimamente ligado com produtividade. Todo processo possui várias etapas ou fases, correto? Uma dessas será a correspondente ao limite produtivo da atividade empresarial, ou seja, é aquele momento ou processo que possui menos capacidade produtiva e, assim, impossibilita a empresa a ter atuação suficiente para atender sua demanda.

Quer saber um exemplo disso? Tudo bem, a Clicksign te conta um que seja bem claro para o entendimento desse conceito de gargalo:

Em tempos de isolamento social, as pessoas ainda precisam manter a comunicação e o fechamento de negócios, mas de forma remota (inclusive o trabalho remoto e a venda remota vêm crescendo cada dia mais!). Digamos que você trabalhe como advogado contratualista e, como sabido, a assinatura das partes é requisito necessário para celebrar qualquer negócio jurídico; mas a problemática se instala no fato de que encontros físicos não estão sendo permitidos, ou ao menos são evitados.

Justamente a fase final da sua atuação possui um gargalho: existe a demanda, mas você não tem a capacidade de cumpri-la.

Entendeu como esse conceito se aplica na prática?

Como o gargalo impacta seu negócio?

Essa restrição de execução de um processo produtivo (seja qual ele for, indiferente da fase que estiver) impacta seu negócio negativamente, afinal ele acaba por ser um limitador de desenvolvimento. Se, como no caso acima, você precisa fechar um negócio jurídico, concretizar uma venda ou até ter uma logística fluida e eficiente para ter um melhor resultado, uma restrição em qualquer um desses setores vai afetar diretamente sua capacidade de entregar o que promete.

O que resta, então, é implantar melhorias nessa etapa do processo para que todo ele possa caminhar harmoniosamente.

É preciso que o negócio seja livre de restrições para ter sucesso?

Não é viável e nem possível fazer tal afirmação de forma geral, tampouco afirmar que apenas empresas que não possuem nenhum gargalo têm sucesso negocial. Nem sempre o gargalo deve ser uma dor de cabeça, acredite. Todo processo tem restrição e sempre vai ter. Não se cobre sobre esse tipo de perfeição.

Ele só será um problema real e que requer soluções, quando você tiver mais demandas do que é capaz de atender. Você tem mais clientes do que consegue atender no momento? Talvez o limite seja justamente sobre a necessidade de contratação de colaboradores ou automação de processos empresariais, por exemplo.

Como identificar o gargalo no processo produtivo?

Em alguns casos, a identificação de um limite produtivo não planejado é bem simples e até intuitiva, como no exemplo trazido no começo do texto. Você sabe o que está “empatando” o desenvolvimento dos seus processos produtivos de topo, meio e fundo de funil.

Em outros casos, porém, a análise da problemática e a consequente solução determinada não são assim tão cristalinas. Para estes casos temos dicas:

  • avalie suas entradas e saídas: seu negócio está produzindo de forma pareada ao que ele está lucrando? A quantidade de “mãos” é suficiente para o bom desenvolvimento da atividade? Os colaboradores estão capacitados? Tem fechamentos de negócio? E se não tem, por quê?
  • mapeie o fluxo de valor de seus serviços: que atividades, etapas ou processo agregam ao seu negócio e qual não? Isso de acordo com o ponto de vista interno (empresa) como externo (consumidor);
  • busque a causa específica do problema: na fase acima você identificou possíveis gargalos, mas é preciso então destrinchar melhor cada um deles e identificar qual de fato é um problema real;
  • trace um plano de ação de resolução do gargalo: a restrição já foi identificada, então para resolver a limitação é preciso traçar estratégias com objetivos claros; afinal, você quer que sua empresa volte a ter produtividade otimizada é para (dica: use as ferramentas 5w2h e PDCA);
  • implemente indicadores-chave de desempenho: se o que não é medido não é possível de ser gerenciado, então melhor do que ter de resolver gargalo atrás de gargalo, que tal optar uma melhoria constante no fluxo de valor (KPI’s)?

Teoria das restrições: 5 passos para melhor o gargalo produtivo

Quando se aborda a temática de gargalos, é impossível não falar também da teoria das restrições. Qualquer coisa que impeça a atividade integral de uma empresa ou que restrinja o movimento da atividade empresarial em direção aos objetivos pré-estabelecidos, é um gargalo.

Desse modo – e segundo essa filosofia –, existem 2 tipos de restrições: físicas e não físicas. As primeiras são relacionadas a recursos (maquinários, equipamentos, instalações, sistemas, etc), enquanto as segundas têm ligação com demandas de produtos, procedimentos corporativos, etc. Se o objetivo é o lucro e este não tem sido alcançado, está óbvio que existem limitações a ele.

Três indicadores de desempenho que permitem avaliar as operações produtivas:

  • rentabilidade do negócio;
  • despesas operacionais;
  • estoques;

Analisados e anotados os resultados de cada indicador, é chegada a hora de aplicar e implementar a teoria das restrições:

  1. identificação da restrição;
  2. cálculo da rentabilidade empresarial;
  3. subordinação das etapas empresariais ao gargalo (anterior a ele: controle puxado; após a ele: controle empurrado);
  4. romper ou elevar a restrição da atividade;
  5. identificar a nova restrição do sistema caso a anterior tenha sido rompida.

Tudo isso, se aplicado de forma correta e específica para cada negócio, trará resultados permanentes à empresa como o aumento do lucro, a correção de falhas e a otimização da capacidade de produção. Um ERP ajudaria bastante aqui, ok?

E aquela exemplificação do começo do texto, você lembra dela? Como solucionar a limitação de assinaturas físicas em contratos? A resposta é mais simples do que você imagina: contratando os serviços de uma plataforma segura, criptografada e virtual de assinatura eletrônica. Fechamentos de contratos não serão mais um problema, bem como o lucro. E se você busca validade jurídica nesse ato, conheça a assinatura digital por meio de certificado digital.

Vale a leitura sobre assinaturas de contratos imobiliários online: a integração digital.

Notou como gargalos podem estar presentes também em atividades que não envolvem a indústria? De todo modo, não deixe sua empresa pairando no passado, sem saber como desenvolver melhorias para seu negócio: invista nas tecnologias do futuro que a Clicksign oferece!

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