Guia completo para uma gestão de contratos eficiente!

Saber como gerenciar um contrato faz parte do sucesso de todo negócio de sucesso, afinal, é improvável ter um desempenho empresarial satisfatório sem a colaboração entre pessoas e empresas, e isso inclui a forma como os acordos são fechados.Que tal entender como o avanço tecnológico tem influenciado essa nova forma de lidar com processos burocráticos? Então continue a leitura!

Revolução digital e gestão de contratos: como os dois setores se conectam?

Vivemos em um tempo em que o mundo está passando por uma verdadeira revolução digital dos meios de produção, uma vez que os processos estão se automatizando: aplicativos, softwares e sistemas estão cada mais presentes nos setores industriais e comerciais, e até órgãos mais truncados como instituições de ensino, ONGs e Órgãos Públicos, também têm confiado em soluções tecnológicas para agilizar processos.Você imagina por que (ou para que), além da própria inovação mercadológica, a tecnologia importa? Saiba que por conta desse avanço em processos produtivos, as empresas tiveram mais tempo para dispensar maior atenção aos consumidores. Assim, uma nova mentalidade surgiu no mercado: cada vez mais, a experiência do cliente tem sido posta como protagonista das estratégias de marketing e de vendas.Não basta vender um produto ou serviço para o consumidor. É preciso acompanhá-lo e deixá-lo o mais satisfeito possível com todo o processo que o levou a comprar de sua empresa.Mas você deve estar se perguntando, o que isso tem a ver com saber como gerenciar um contrato? A resposta é: tudo!

O que é a gestão de contratos?

Um contrato é formado por elementos estruturais e funcionais, e para administrar essas minúcias de forma inteligente e eficiente, foi desenvolvido o gerenciamento de contratos:uma metodologia que agrupa recursos, técnicas e procedimentos administrativos com a finalidade de acompanhar o cumprimento do que foi estabelecido no instrumento legal.Apenas para que você saiba ao certo quais são os elementos contratuais essenciais, aqui vai:

• estruturais: referente à possibilidade de alteração dos contratos devido às suas características de pluralidades (quando tem mais de duas partes envolvidas);
• funcionais: trata os interesses dos contratantes, com a finalidade de criar, alterar ou excluir determinadas obrigações e direitos.

A prática da técnica tem como objetivo supervisionar os contratos observando seus elementos essenciais – e ainda, mantendo foco em como o consumidor irá reagir sobre essas mudanças ao longo do ciclo de vida contratual (elaboração do documento, assinatura e sua finalização). Esse cenário é o que conhecemos hoje como gestão moderna de contratos, e ela se dá com auxílio da tecnologia.Ademais, já que a gestão de contratos acaba exercendo uma função de cuidar de todos os estágios contratuais visando a sua efetivação apropriada, é possível notar que ela também acaba por ajudar na prevenção de perdas e danos à empresa, contribuindo para evitar prejuízos decorrentes da supervisão parcial ou inapropriada do fluxo de contratos.Então, investir em uma plataforma automatizada para monitorar prazos e vencimentos, centralizar informações e acompanhar a elaboração dos contratos, ajuda no fluxo para que o mesmo seja mais ágil, seguro e eficiente. Sim, isso existe, mas é assunto para daqui dois minutos (aguenta firme!).

Como era a gestão de contratos antes e depois da internet?

Você já deve imaginar como era doloroso cuidar dos contratos sem a ajuda da tecnologia, né? Para quem não conseguiu visualizar, é só imaginar aquela enorme pilha de papéis para serem preenchidos e revisados.Antes do avanço da internet, quem atuava com gestão de contratos tinha uma tarefa árdua para gerir todas as etapas de formulação e análise dos documentos manualmente. Qualquer demanda, até mesmo aquelas mais simples, tomavam um bom tempo e recursos, tornando o processo lento e cheio de retrabalho.Após a evolução da internet, novos métodos foram inseridos a esse processo, gerando um novo modelo de organização de trabalho, com benefícios oriundos da otimização digital, como, por exemplo, a facilidade de encontrar diversos modelos de contratos disponíveis, fóruns de consultoria e grupos de troca de informações profissionais.Com essa modernidade e rapidez do pós internet, a segurança e legitimidade dos signatários foram otimizadas com a adoção de assinaturas digitais. AAntes disso, essas assinaturas eram – e ainda são, em menor escala – feitas manualmente, e o seu reconhecimento é feito em cartório por meio de reconhecimento de firma.E hoje? Podemos afirmar que a assinatura eletrônica veio para ficar (essa é a solução para legitimação de signatários), e não é à toa que vem sendo cada vez mais adotada por ser mais prática e contar com validade jurídica. Sem contar que os processos digitais trazem novas possibilidades de gestão, centralizando e automatizando os processos, reduzindo custos e trazendo melhores resultados.

Saber como gerenciar um contrato é...

Colocar o cliente como protagonista! Para saber como gerenciar um contrato, é importante ter em mente que não basta apenas convencer o cliente de que ele deve comprar o seu produto, é preciso persuadi-lo de que a compra que ele está fazendo é mais do que apenas isso: é uma verdadeira experiência, capaz de causar as melhores sensações possíveis em seu cérebro.Portanto, para que isso seja possível, é necessário colocar o cliente em primeiro lugar. Deste modo, não basta ter um produto perfeito e que possui um custo benefício interessante... O caminho que o consumidor faz para chegar ao seu produto ou serviço tem de ser o mais facilitado e satisfatório possível!Isso já começa no momento em que o cliente nem sabe que precisa adquirir o seu produto ou serviço. Com muito tato e com uma comunicação efetiva e profissional, você vai apresentar para o consumidor uma situação próxima à que ele vive. Geralmente essa situação mostra uma dificuldade que ele tem.Depois, ainda com muito tato, você vai mostrar que existe uma solução para os problemas dele. Pessoas com dificuldades como as dele conseguiram sair dessa situação e estão vivendo muito bem, graças a produtos como o seu.Por último, você vai criar o desejo nele de ter o seu produto. Aí você detalha as características que fazem de seu produto, ou serviço, o único. Nesta etapa o cliente vai desejar tanto aquilo que você vende, que somente uma equipe de vendas não preparada vai poder perdê-lo. Se não for esse seu caso, a venda está ganha.Entretanto, não ache que o trabalho de gerenciamento de contratos termina aí. Esse é apenas o começo. Saber como gerenciar um contrato implica em administrar bem as etapas anteriores à assinatura do acordo, com as etapas da assinatura e da gestão de documentos.

Estágios da gestão de contratos

Para que a gestão de contratos tenha a eficácia esperada, é preciso implementar algumas técnicas, dispositivos e procedimentos em cada etapa do fluxo contratual. Veja abaixo os estágios da gestão contratual.

1. Planejamento do contrato

Nessa primeira fase do gerenciamento de contratos são estipuladas todas as condições, cláusulas, objetivos, riscos, sanções e obrigações das partes envolvidas, como os prazos, por exemplo. Esse planejamento deve ser bem feito, para não gerar problemas ao longo de todo o fluxo de tramitação.

2. Redação prévia do contrato

Agora é redigida a primeira versão do contrato e isso varia de empresa para empresa, já que o método de elaboração vai depender da disponibilidade de recursos humanos na empresa. Existem companhias que contam com departamento jurídico ou contratam prestadores de serviços advocatícios, enquanto outras adotam modelos confiáveis de contrato que podem ser adaptados conforme a necessidade.Independente de qual for a escolha, o processo de escrita e revisão de contrato devem ser rigorosos para assegurar que ambiguidades e vaguezas sejam evitadas, e aqui não há como substituir a sapiência humana.

3. Negociação

É o momento decisivo para o fluxo de contratos, em que há a discussão detalhada de todas as cláusulas do documento. Tudo o que já foi feito até agora poderá ser modificado pelas as partes envolvidas na contratação.Quando não é bem gerenciada, essa etapa costuma demorar muito, travando o processo. É importante que a empresa estabeleça um canal de comunicação dinâmico e interativo para que o documento possa ser revisado rapidamente por ambas as partes.

4. Aprovação do contrato

Chegou a hora de aprovar o contrato. Se o contratado e o contratante estiverem de acordo com as cláusulas, é só assinar o documento. A assinatura é o selo jurídico que atesta a aprovação do contrato.

5. Efetivação contratual

Contrato assinado? Então está tudo pronto para o documento ser executado. Nesse momento, a companhia deve providenciar todos os materiais, procedimentos e serviços necessários para que a efetivação aconteça e atenda às cláusulas. Costuma ser a fase mais longa do processo, visto que o acompanhamento deve ser crucial para que o contrato seja integralmente cumprido por ambas as partes.

6. Implementação de revisões e aditivos

Revisões e aditivos são indispensáveis. Por mais cuidadoso e bem planejado que o documento seja, sempre vão faltar cláusulas ou prazos suficientes para atender todas as demandas que surgem ao longo da fase de efetivação.Após uma análise do documento, se houver necessidade, revisões são feitas e novos termos são adicionados para que se adeque às demandas das partes envolvidas. Tudo isso deve ser registrado e anexado ao contrato original.

7. Encerramento de contrato

Enfim, a última etapa do gerenciamento do contrato que tem por objetivo averiguar se o contrato estabelecido foi cumprido integralmente. É muito importante que o documento seja revisado pelas partes, para que não passe nada despercebido sobre as cláusulas definidas. Todas as pendências devem ser resolvidas para eficácia do documento.A gestão de contratos é indispensável em qualquer companhia, facilitando o cumprimento adequado das obrigações contratuais, assegurando que a empresa terá recursos para realizar o que foi acordado.Você já sabe: de alguma maneira, o contrato vai impactar no orçamento da sua empresa, então, é melhor cuidar bem de todos os processos.

Como gerenciar um contrato após sua assinatura?

Engana-se quem pensa que a gestão de um acordo termina quando ele é assinado. Existe uma longa etapa pós-assinatura que não pode ser esquecida. Dessa forma, temos aí a gestão de documentos:A gestão dos contratos precisa ser feita de um modo dinâmico, ágil e seguro. O que quer dizer Simples. Primeiro é necessário saber onde armazenar os contratos. O lugar mais seguro para isso é na nuvem. É preciso, entretanto, que a plataforma a fazê-lo utilize as mais rígidas normas de proteção, como senhas e criptografia no local de armazenamento. Assim, os documentos ficam protegidos de ações de hackers ou outros criminosos virtuais.Depois, pode ser necessário visualizar quem assinou os contratos e quem falta assiná-los. Para isto, a plataforma precisa disponibilizar um relatório sobre a vida de cada documento armazenado. O que você sabe sobre a organização de arquivos digitais?Depois de todas essas informações sobre o gerenciamento de contratos, pode ser que ainda existam dúvidas sobre uma solução eficiente para fazê-lo, desde a assinatura eletrônica ao armazenamento dos arquivos, não é?Saiba, então, que há opções disponíveis no mercado. A Clicksign, por exemplo, é a pioneira delas no Brasil! Nossa ferramenta de assinatura eletrônica tem tudo o que você precisa, integrado ao sistema da sua empresa por meio de API.Não sabe o que é API? Indicamos a leitura deste blogpost aqui!Portanto, como você já sabe como gerenciar um contrato desde antes de sua assinatura, durante e após, o caminho para o sucesso já está sendo trilhado! Agora é só seguir adiante: vamos juntos?