Digitalização de documentos: o que é e quais são os benefícios para o seu negócio

Digitalização de documentos: o que é e quais são os benefícios para o seu negócio

A digitalização de documentos é uma transformação fundamental na maneira como as empresas gerenciam seus documentos, informações e processos. Ela não só ajuda a tornar negócios mais eficientes, como também oferece inúmeros benefícios que vão desde a preservação de documentos importantes a uma infinidade de demandas específicas.

Um estudo da Gartner concluiu que a transformação digital é uma prioridade organizacional para 87% dos executivos seniores. Em sua essência, a transformação digital significa usar a tecnologia para melhorar os processos de negócios, impulsionar o crescimento e melhorar a experiência do cliente.

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No setor jurídico, por exemplo, o Legal Market Report, divulgado pela Thomson Reuters mostrou que 70% das organizações entrevistadas tinham como objetivo usar a tecnologia para simplificar fluxos de trabalho e processos manuais.

Gráfico mostrando que 70% dos entrevistados usam a tecnologia para simplificar e otimizar as tarefas diárias.
Legal Market Report | Thomson Reuters

Ora, se o gerenciamento de vários registros em papel pode ser demorado, extenuante e menos eficiente, por que não aproveitar esse movimento para, ao invés de armazenar milhares de registros em prateleiras, arquivos e caixas, digitalizá-los e otimizar as atividades diárias do seu negócio?

O que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é o processo de transformar documentos físicos em formato digital, armazenando-os em sistemas eletrônicos para facilitar sua recuperação, compartilhamento e utilização.

Isso é feito por meio de escaneamento ou digitalização direta, em que o documento é convertido em um arquivo digital que pode ser armazenado em servidores ou em nuvem.

Isso vale para recibos, comandas, relatórios e muitas outras certidões que estão presentes no dia a dia de uma empresa que ficavam arquivadas analogicamente.

Documentos digitalizados e documentos digitais: existe diferença?

Se você lida diariamente com documentos, já deve ter visto os termos "documentos digitalizados" e "documentos digitais" como sinônimos. Entretanto, em sua essência, existe uma diferença fundamental entre esses arquivos:

  • os documentos digitalizados são arquivos que originalmente foram impressos no papel e depois foram adicionados ao ambiente virtual, seja para armazenamento ou para enviar a um terceiro;
  • os documentos digitais são certidões já criadas em ambiente virtual, que podem ser substitutos das versões em papel. Existem, por exemplo, CPF e RG digitais que são emitidos por órgãos oficiais do Governo, tendo a mesma validade legal que sua semelhante.

Documentos digitalizados têm validade legal?

Os documentos digitalizados por si só não possuem a mesma validade legal que o arquivo original, uma vez que as assinaturas foram feitas à punho e estariam apenas escaneadas.

No entanto, se você desejar transformar esse arquivo em algo válido para ser usado em processos administrativos e judiciais, existe uma maneira rápida e fácil de fazê-lo: a assinatura eletrônica.

Através da assinatura eletrônica é possível garantir uma forma de comprovação da autoria e integridade dos documentos digitais através de um procedimento seguro, simples e 100% online.

Na Clicksign, por exemplo, as assinaturas eletrônicas realizadas possuem todos os elementos necessários para o cumprimento dos requisitos da validade jurídica, conforme disposto na MP 2.200-2/01 e na Lei 14.063/2020, como o Log do Documento (que registra os pontos de autenticação dos Signatários) e o Código Hash (que garante que o documento não foi alterado após a assinatura, permanecendo, assim, íntegro).

Desde que seja feito corretamente, os tribunais confirmaram que a imagem e a digitalização são tão juridicamente vinculativas quanto os documentos em papel. A aceitabilidade legal das imagens digitalizadas dos documentos depende do processo usado para criar os documentos.

No entanto, é importante ressaltar que a validade legal de documentos digitalizados pode variar de país para país e de acordo com as leis locais. Por isso, é importante sempre consultar um advogado ou especialista no assunto para garantir a validade de documentos digitalizados em questão.

Por que fazer a digitalização de documentos para as empresas?

Os serviços de digitalização de documentos vêm crescendo gradualmente nos últimos anos e devem se expandir a um CAGR (compound annual growth rate ou taxa de crescimento anual composta) de 6,64% entre 2023 e 2028, segundo a Mordor Intelligence.

Overview da indústria de digitalização de documentos | Mordor Intelligence

Sem dúvidas, esse crescimento se deve à necessidade do ambiente corporativo de encontrar soluções capazes de encurtar processos e flexibilizar o modelo de trabalho na indústria 5.0, seja em instituições de ensino, clínicas virtuais, escritórios de contabilidade, imobiliárias, instituições bancárias ou qualquer outro ramo da indústria.

Desde a redução da desordem até a melhoria da produtividade em todo o escritório, a digitalização de documentos pode auxiliar de diversas maneiras, listamos algumas das principais vantagens para o seu negócio:

1. Evita o desperdício de papel

O primeiro ponto a ser destacado é a economia feita com folhas de papel ao implementar a digitalização de documentos. Como o preço unitário de cada folha fica na casa dos centavos, pode ser que você nunca tenha feito as contas de quanto é gasto mensalmente com esse material. No entanto, se colocar na ponta da caneta, é um valor considerável que pode ser evitado.

Além disso, reduzir o uso de papel é uma maneira de preservação do meio ambiente, fornecendo sustentabilidade e diminuindo a pegada de carbono que pode ser um grande diferencial competitivo da sua companhia frente ao público.

Um estudo conduzido pela Sensormatic Solutions mostrou que quase 80% dos consumidores americanos consideram a sustentabilidade (de um produto, do varejista ou da marca) ao fazer pelo menos algumas compras e 70% disseram que mudariam seus hábitos de compra se descobrissem que uma loja ou marca não estava operando de forma sustentável.

"Uma das primeiras coisas que a pesquisa apontou é que o meio ambiente e a sustentabilidade estão na mente dos consumidores".

Steve Ashkin, presidente do The Ashkin Group 

Ou seja, os consumidores de agora estão cada vez mais conscientes e preferem comprar de marcas ambientalmente corretas, razão pela qual é crucial adotar medidas para corresponder a essa expectativa.

2. Mais controle sobre os documentos

Manter um estoque de documentos em papel significa mais trabalho na hora de encontrar o arquivo que se precisa. Não importa o tipo de catalogação feita em sua empresa, mesmo que os arquivos estejam bem separados e definidos, ainda será difícil encontrar um documento mais antigo quando for necessário.

Com a digitalização de documentos, o controle sobre cada arquivo fica muito mais evidente, possibilitando o acesso mais rápido a informações importantes e aumentando a eficiência e produtividade de sua equipe.

Além disso, você poderá acessar informações importantes de qualquer lugar, a qualquer hora, desde que tenha acesso à internet.

Essa facilidade pode, inclusive, ser um dos pontos de partida para implementar o RH digital em seu negócio.

3. Economia de espaço

Sabemos que manter um escritório físico com espaço suficiente para acomodar todos os funcionários, mobiliário, sala para reuniões e ainda armazenar documentos pode ser muito oneroso.

Ao digitalizar documentos, é possível armazená-los em servidores ou nuvem, eliminando o espaço físico e os armários que antes eram destinado aos papéis.

Além disso, a digitalização pode também contribuir para a preservação de informações importantes e a redução de custos ao liberar o ambiente para outras necessidades da empresa.

4. Aumento da produtividade

Há um antigo ditado que diz que “tempo é dinheiro”. Imagine, então, o dinheiro que se perde à procura de registros volumosos e desorganizados, que sequer se sabe se ainda existem.

Com a digitalização de processos e o armazenamento de documentos eletrônicos, o seu tempo precioso pode ser utilizado em atividades mais produtivas e estratégicas.

Da igual modo, essa modernização poupa o tempo de envio de uma certidão entre filiais ou funcionários, pois em apenas alguns cliques o conteúdo de um determinado item pode ser enviado para alguém a quilômetros de distância.

5. Facilita a rotina de todos os setores

Uma das vantagens da documentação digital é a de que há uma maior organização no armazenamento das informações. Assim, quando se é necessário lidar com os diversos tipos de documentos produzidos por uma empresa, o trabalho fica muito mais ágil e simples.

Pense em empresas com trabalho remoto ou híbrido, como a comunicação e relatórios são repassados se não contarmos com documentos digitalizados? Da mesma maneira, a gestão fica comprometida se não puder achar rapidamente os registros de entrada e saída.

Empresas como as do setor de ensino, por exemplo, que lidam diariamente com documentos dos alunos, como matrículas, boletins, históricos escolares ou outros cadastros, ganham muito em organização com os arquivos digitais. Afinal, é mais fácil reunir os diferentes documentos e repassá-los para as atividades de cada setor.

6. Segurança aprimorada

Documentos digitalizados podem ser protegidos por senhas e criptografia, garantindo a segurança das informações sensíveis da empresa.

Mais que isso, com a digitalização, é possível proteger os dados contra perda, corrupção e destruição, garantindo sua integridade.

7. Atendimento ao cliente levado a outro nível

Atualmente, há uma demanda por respostas rápidas. A digitalização fornece aos seus colaboradores acesso às informações de maneira instantânea, permitindo que as solicitações dos clientes sejam respondidas com maior velocidade.

Além disso, informações digitalizadas permitem aos funcionários terem acesso a dados valiosos que podem ser utilizados para oferecer um atendimento mais personalizado e eficiente.

Como resultado, sua empresa fornecerá níveis aprimorados de serviço, beneficiando-se do aumento da satisfação do seu consumidor.

8. Recuperação de desastres

Os registros em papel são vulneráveis a várias ameaças. Devido à falta de backup em armazenamento físico, a maioria das empresas atingidas por um desastre natural nunca se recupera.

Por isso, a digitalização de seus arquivos deve fazer parte do seu plano de continuidade de negócios, já que torna possível se recuperar de um acidente, como inundações ou incêndios, com o mínimo de interrupções possível para seus clientes.

9. Atenção ao compliance regulatório

Muitas indústrias são regulamentadas por leis e regulamentos que exigem a preservação de documentos por períodos específicos. A digitalização de documentos pode ajudar a cumprir essas exigências, preservando informações importantes por muito tempo.

Por outro lado, eles também podem ser facilmente recuperados e revisados em caso de auditoria, o que significa que empresas enterprise podem responder mais rapidamente a perguntas regulatórias.

Dito isso, ao armazenar informações de maneira segura e precisa, facilitar a auditoria e seguir regulamentos de privacidade, retenção de documentos e segurança, as empresas podem minimizar o risco de sanções regulatórias e melhorar sua reputação no mercado.

10. Melhora na tomada de decisão

Segundo uma pesquisa global da McKinsey, apenas 20% das companhias entrevistadas consideram ter uma tomada de decisão excelente.

A digitalização de documentos, nesse cenário, permite a captura automática de dados, que podem ser facilmente analisados para identificar tendências e insights poderosos para tomada de decisão mais assertiva e data-driven.

Por exemplo, uma empresa de varejo que digitaliza todos os seus documentos financeiros, incluindo faturas, notas fiscais e extratos bancários, pode analisar rapidamente as despesas e receitas da empresa para tomar decisões informadas sobre investimentos e gastos futuros.

De igual modo, essa tecnologia ajuda a reduzir erros humanos, como a perda ou a corrupção de informações, garantindo decisões baseadas em informações precisas e confiáveis.

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