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Digitalização de documentos: quais os benefícios para empresas?

mulher escaneando um papel com o celular
Assinatura Eletrônica e Digital
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Digitalização de documentos: quais os benefícios para empresas?

Podemos dizer que a digitalização de documentos é uma necessidade para as empresas, você sabe o porquê? Esse procedimento traz diversas vantagens para uma gestão moderna e também otimiza o dia a dia dentro dos diferentes setores.

Para te explicar mais sobre o assunto, a Clicksign preparou um conteúdo completo sobre o que é a digitalização de documentos, sua diferença para outras formas de armazenamento de arquivos virtuais, seus benefícios e muito mais. E como falaremos mais para frente sobre o uso da assinatura eletrônica com certificado digital, não deixe de conferir nosso post sobre o tema!

Quer aprender tudo sobre digitalizar arquivos? Continue a leitura!

O que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é o ato de passar um arquivo impresso em papel para uma versão online. Isso vale para recibos, comandas, relatórios e muitas outras certidões que estão presentes no dia a dia de uma empresa que ficavam arquivadas analogicamente.

Existem diferentes maneiras de retirar um documento do papel e transformá-lo em digital. No entanto, quando se trata de certidões de empresas é necessário ter ainda mais cuidado com a qualidade da imagem e o tratamento de cada arquivo, uma vez que eles podem ser utilizados em processos internos posteriormente.

Documentos digitalizados e documentos digitais: existe diferença?

Se você lida diariamente com documentos, já deve ter visto os termos “documentos digitalizados” e “documentos digitais” como sinônimos. Entretanto, existe sim uma diferença entre esses tipos de arquivos:

  • os documentos digitalizados são arquivos que originalmente foram impressos no papel e depois foram adicionados ao ambiente virtual, seja para armazenamento ou para enviar a um terceiro;
  • os documentos digitais são certidões já criadas em ambiente virtual, que podem ser substitutos das versões em papel. Existem, por exemplo, CPF e RG digitais que são emitidos por órgãos oficiais do Governo, tendo a mesma validade legal que sua semelhante.

Documentos digitalizados têm validade legal?

Os documentos digitalizados por si só não possuem a mesma validade legal que o arquivo original, uma vez que as assinaturas foram feitas à punho e estariam apenas escaneadas. No entanto, se você desejar transformar esse arquivo em algo válido para ser usado em processos, existe uma maneira rápida e fácil de fazê-lo.

Para que seus documentos digitalizados sejam considerados adequados pela Justiça Brasileira! É necessário adicionar uma assinatura eletrônica com um certificado digital, uma validação criptografada que ateste a veracidade do conteúdo. Dessa maneira, esse arquivo estará protegido de qualquer alteração e poderá ser usado como comprovante em qualquer trâmite jurídico.

Se quiser entender mais sobre os certificados digitais para empresas, temos um conteúdo apenas sobre o assunto e que poderá esclarecer qualquer dúvida!

Por que fazer a digitalização de documentos para as empresas?

Existe uma série de benefícios para as empresas que optam por digitalizar documentos, já que essa solução encurta processos e permite flexibilização do modelo de trabalho. E o melhor de tudo, é que esses pontos positivos são vistos em negócios de todos os tipos, sejam em instituições de ensino, escritórios de contabilidade, instituições bancárias ou qualquer ramo da indústria.

Para explicar melhor os motivos para que você, gestor, escolha realizar esse procedimento com os arquivos de sua instituição, listamos algumas das principais vantagens para as empresas:

Evita o desperdício de papel

O primeiro ponto a ser destacado é a economia feita com folhas de papel ao implementar a digitalização de documentos. Como o preço unitário de cada folha fica na casa dos centavos, pode ser que você nunca tenha feito as contas de quanto é gasto mensalmente com esse material. No entanto, se colocar na ponta da caneta, é um valor considerável que pode ser evitado.

Além disso, reduzir o uso de papel trata-se de uma maneira de preservação do meio ambiente e esse ponto pode ser um grande diferencial de sua empresa frente ao público. Os novos consumidores preferem comprar de marcas ambientalmente corretas e você estaria dando um grande passo para corresponder a essa expectativa, caso abra mão da impressão de documentos.

Mais controle sobre os documentos

Manter um estoque de documentos em papel significa mais trabalho na hora de encontrar o arquivo que se precisa. Isso denota, assim, um grande desafio para o controle e a organização. Não importa o tipo de catalogação feita em sua empresa, mesmo que os arquivos estejam bem separados e definidos, ainda será difícil encontrar um documento mais antigo quando for necessário.

Com a digitalização de documentos, o controle sobre cada arquivo fica muito mais evidente, pois de maneira rápida e fácil você pode acessá-lo ou saber onde está armazenado. Estará poupando tempo de sua equipe e otimizando o trabalho de diversos setores, apenas por retirar aquelas pilhas de papel do meio dos procedimentos internos.

Essa facilidade pode, inclusive, ser um dos pontos de partida para implementar o RH digital em seu negócio.

Economia de espaço

Sabemos que, hoje em dia, ter um escritório com espaço suficiente para acomodar todos os funcionários, mobiliário, sala para reuniões e ainda armazenar documentos, é algo que consome dinheiro. Algumas localizações, nos grandes centros urbanos, têm preços demasiados altos.

Muitas vezes é preciso usar o espaço para abrigar novas atividades ou, então, para que sejam instalados novos equipamentos e, assim, ter a produtividade aumentada. Um fato é certo, a digitalização de documentos vai economizar muito espaço físico que antes era destinado aos papéis.

Aumento da produtividade

Há um antigo ditado que diz que “tempo é dinheiro” e concordamos muito com isso. Mas pare para pensar: o tempo que se perde à procura de registros, que sequer se sabe se ainda existem, é precioso e poderia ser utilizado em atividades mais produtivas ou estratégicas.

Dessa forma, com os documentos digitalizados, ganha-se muito com produtividade, já que se evita buscas desnecessárias por arquivos. Da mesma maneira, essa modernização poupa o tempo de envio de uma certidão entre filiais ou funcionários, pois em apenas alguns cliques o conteúdo daquele item pode ser enviado para alguém a quilômetros de distância.

Facilita a rotina de todos os setores

Uma das vantagens da documentação digital é a de que há uma maior organização no armazenamento das informações. Assim, quando se é necessário lidar com os diversos tipos de documentos produzidos por uma empresa, o trabalho de organizar fica muito mais ágil e simples.

Pense em empresas com trabalho remoto ou híbrido, como a comunicação e relatórios são repassados se não contarmos com documentos digitalizados? Da mesma maneira, a gestão fica comprometida se não puder achar rapidamente os registros de entrada e saída.

Empresas como as do setor de ensino, por exemplo, que lidam diariamente com documentos dos alunos, como matrículas, boletins, históricos escolares ou outros cadastros, ganham muito em organização com os arquivos digitais. Afinal, é mais fácil reunir os diferentes documentos e repassá-los para as atividades de cada setor.

Que tal implementar essa tecnologia em seu negócio? Aqui no blog da Clicksign você pode encontrar muitos outros conteúdos que irão facilitar sua gestão e dar dicas de métodos para aplicar em sua empresa – independente do setor de atuação!

Veja também nosso conteúdo sobre o que é indústria 5.0 e entenda como as mudanças no mercado estão presentes em diferentes ramos!

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