Entenda o que é automação e como ela pode revolucionar sua empresa

No cenário atual de transformação digital, é comum ouvirmos falar muito sobre os avanços tecnológicos e os impactos que eles terão nos negócios, principalmente por meio da automação de processos. Mas, no fim das contas, será que todos nós temos claro o que é automação? 

É para responder essa pergunta que o time da Clicksign criou esse post! Aqui, vamos entender a fundo o que significa “automação”, ver como ela funciona na prática e quais são os benefícios que ela traz para as empresas de diferentes setores. Tem interesse nesse assunto? Então continue a leitura e aprenda com a gente:

Afinal, o que é automação? 

Se pesquisarmos no dicionário, podemos ver a palavra automação como sinônimo de automatização. As duas significam a mesma coisa: o uso da tecnologia – seja em escritórios, em fábricas, em hospitais ou qualquer outro segmento – para transformar processos e fazer com que sua execução ocorra de forma ágil, sem qualquer intervenção humana. 

Ou seja, a automação é uma revolução que as empresas podem fazer em suas rotinas internas para diminuir os esforços que as pessoas precisam despender na execução de suas tarefas. 

Essa revolução foca principalmente nos processos repetitivos, pois eles são, normalmente, os que tomam mais tempo e os que geram menos valor agregado ao cliente final. Por serem repetitivos, são também os processos mais simples de automatizar. 

Com o crescimento das tecnologias e pela demanda cada vez maior de processos ágeis dentro dos ambientes corporativos, a automatização está se tornando cada vez mais necessária para manter os negócios competitivos. 

Afinal, hoje podemos ver na prática como a automação nos pedidos de delivery via aplicativos “matou” os pedidos por ligação telefônica, não é mesmo? Quem não atende por apps, acaba ficando para trás!

Exemplos de automação em diferentes setores

Para entender de vez o que é automação, não há nada melhor do que observar essa revolução se concretizando em diferentes processos que as empresas realizam no dia a dia. Por isso, separamos abaixo alguns exemplos que te ajudarão a entender melhor essa questão:

Nas campanhas de marketing

Empresas de marketing digital lidam todos os dias com diferentes campanhas, direcionadas para os comportamentos dos usuários. Com uma automação, é possível acompanhar o envolvimento dessas pessoas com cada campanha e fazer, por exemplo, o disparo automático de e-mails que as levem a comprar os produtos ou serviços da empresa.

Nesse caso, toda a análise de banco de dados, a coleta de e-mails, a personalização da mensagem e seu envio é feito de forma automática, em poucos instantes, sem a necessidade de intervenção humana. 

Essa automatização é feita utilizando um programa de computador, como o MailChimp e a RD Station – duas ferramentas que discutimos um pouco em nosso post com a lista de softwares de automação empresarial que ajudam no crescimento de empresas.

No fechamento de contratos

Negociações costumam ser processos longos, com muitas variantes a serem consideradas e discutidas até que se firmem contratos. Se você trabalha em uma empresa que capta novos clientes por meio do fechamento de contratos, sabe muito bem como um simples contrato assinado é motivo de comemoração calorosa entre o time comercial.

Nesse processo, etapas como a escrita do contrato, a personalização do documento com os dados dos signatários, a coleta de assinaturas e a distribuição das cópias assinadas para cada parte também pode ser automatizada. 

Com a automação, dispensamos a necessidade de uma pessoa para garantir que cada uma dessas etapas se cumpram e deixamos essa responsabilidade com a máquina. 

Para entender mais sobre esse assunto, você pode conferir nosso post sobre a automação de contratos na prática.

Na contratação de funcionários

A contratação de novos membros para a equipe é um processo rotineiro, que ocorre todos os meses na área de RH das grandes empresas. 

Para isso, diferentes etapas precisam ser cumpridas, como a triagem de currículos, o agendamento de entrevistas, a avaliação dos candidatos, envio de e-mails com feedbacks, coleta de documentos dos aprovados, agendamento de exame admissional… E muito mais! 

Por ser uma tarefa repetitiva, feita todas as vezes seguindo um mesmo padrão, esse também é um processo que se beneficia com a automação. Diferentes softwares permitem otimizar essas rotinas, reunindo dados e fazendo com que a contratação ocorra de forma fluída, com menor intervenção dos profissionais de recursos humanos na execução de tarefas repetitivas. 

Além desse processo, outros da área de gestão de pessoas podem ser otimizados, como a pesquisa de clima organizacional, os pedidos e concessão de férias, a coleta e o envio de feedbacks e o processo de demissão de funcionários. Apenas alguns exemplos para entender melhor o que é automação e seu papel na transformação dos negócios. 

Benefícios da automação

Já entendemos que a automação é o uso de tecnologia para executar processos dentro das empresas com a menor intervenção humana. Mas, no fim do dia, quais benefícios o uso dessas tecnologias traz para uma empresa? A verdade é que são vários! Vamos explicar, olha só:

Concentração em tarefas estratégicas

Imagine como seria o seu dia de trabalho se você não precisasse despender seu tempo para preencher formulários, conferir dados, enviar e-mails ou fazer ligações para lembrar outras pessoas de tarefas pendentes. Sobraria mais tempo para focar nas coisas que realmente importam, não é mesmo? 

Esse é justamente um dos principais benefícios que a automação traz: a possibilidade de atuar de forma mais estratégica nos negócios por eliminar esforços desnecessários e repetitivos para fazer com que os funcionários foquem em tarefas realmente desafiadoras, que demandam sua atenção. 

Deixamos com as máquinas as tarefas que não demandam decisões e focamos nossos recursos humanos em projetos que necessitam de um olhar estratégico, analítico e global. 

Aumento de produtividade

Com a eliminação de processos repetitivos que levam bastante tempo, os funcionários da empresa se vêm com muito mais tempo para desempenhar suas tarefas. Assim, a produtividade aumenta, pois todos conseguirão concluir seus objetivos nos diferentes projetos que se envolverem. 

Isso também contribui para um maior bem-estar no trabalho, pois quando somos produtivos é natural nos sentirmos satisfeitos e realizados com nosso trabalho. Bem diferente de quando nos sentimos improdutivos, como se 24 horas não fossem o suficiente para cumprir todas as nossas tarefas – o sentimento, nessa situação, é de uma frustração tremenda! 

Diminuição de custos

Sabe aquele clichê que diz que “tempo é dinheiro”? Pois bem, todos sabemos que no mundo dos negócios isso sempre foi verdade. Por esse motivo, a redução de custos também é apontada como um dos benefícios trazidos pela automação empresarial. 

Com tarefas sendo concluídas de forma mais rápida, mais a empresa economiza. Afinal, os custos administrativos e os custos com os recursos humanos reverterão em melhores resultados do que em um cenário onde os processos são feitos manualmente, de forma lenta. 

Redução de erros

Precisamos ser francos: mesmo o melhor funcionário, com anos de empresa, está sujeito a cometer erros em alguns processos. Ainda mais quando sua atenção está dividida e essa pessoa foca em tarefas mais urgentes. 

Para uma empresa, um simples erro pode custar milhares – e até mesmo milhões! – de reais. Por esse motivo, muitas instituições enxergam na automação de processos uma saída para diminuir, ou até mesmo eliminar, os erros causados por seres humanos. Isso porque a máquina apenas repetirá os padrões em que foi configurada. 

Quais processos automatizar?

Se já entendeu o que é a automação e quais são seus benefícios, provavelmente está se perguntando o que fazer para aplicar essa revolução nas rotinas da sua empresa, estamos certos? 

Se esse for o seu caso, a nossa primeira recomendação é identificar os processos que podem ser otimizados em seu negócio. Para tanto, você pode utilizar esses critérios:

• tarefas que são constantemente repetidas;
• processos que envolvem muitas pessoas;
• processos que dependem de um tempo específico para se realizar;
• tarefas que não admitem erros;
• processos que demandam auditoria e conferência posterior.

Com alguns processos iniciais escolhidos, você pode partir para a automação! Nesse caso, o que fazer? É simples: continue seus estudos no blog da Clicksign.

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