Metodologia Kanban: o que é, como funciona e mais!

Dentre tantas maneiras de organizar o fluxo de trabalho, a metodologia Kanban se destaca por sua eficiência e facilidade de aplicação. Você conhece esse sistema? Se não, está na hora de descobrir mais uma forma de otimizar seu desempenho pessoal e também a performance da sua empresa.

É por isso que nós trouxemos aqui, no Blog Conversa Assinada, um guia completo sobre o conceito Kanban: quais seus objetivos, como ele funciona e também algumas dicas para quem desejar implementá-lo em seu próprio negócio. Quer saber mais?

O que é Kanban? Entenda esse método de trabalho!

O método Kanban é uma forma de organizar a gestão de trabalho a partir de um sistema visual que define o fluxo de atividades. Isso quer dizer que essa tática utiliza cartões para separar as tarefas de maneira que seja possível definir a prioridade de cada uma e também suprimir os gargalos na produção.

É possível classificar o Kanban como metodologia ágil justamente por organizar o andamento das demandas e permitir que elas sejam finalizadas no menor tempo possível. E se algo não pode ser resolvido no momento, o Kanban permite que isso seja visualizado com antecedência para que seja possível redefinir as prioridades e não travar toda a performance do time para esperar aquele problema ser solucionado.

Por depender apenas da organização dos cartões de demandas (sejam eles físicos ou virtuais), essa metodologia é muito utilizada por quem utiliza a metodologia da nas lean startup.

Para que serve o sistema Kanban?

Assim como já citamos, a metodologia Kanban serve para organizar visualmente todas as etapas do dia a dia de um projeto. Ela permite que toda a equipe possa ficar a par do que está sendo desenvolvido, o que precisa ser priorizado e também o que pode ser deixado para outro momento.

Como esse método foi originalmente criado para o fluxo de trabalho das fábricas da Toyota, ele serve tanto para organizar pavilhões industriais e etapas da produção quanto para elaborar de maneira otimizada os pontos mais importantes de empresas com outras finalidades.

É importante ressaltar que, além da organização proposta, essa maneira de se visualizar as atividades ajuda a limitar o que está em andamento dentro de um negócio. Afinal de contas, não adianta nada tentar iniciar diversas tarefas e não ter meios para finalizar – e controlar – nenhuma delas. Isso apenas sobrecarregaria sua equipe.

Principais características desse sistema

Para conseguir cumprir com seu propósito e realmente ser benéfico para um projeto, o método Kanban se baseia em três pilares que são as características principais do sistema:

• visualização da cadeia de trabalho: o sistema visual permite segmentar o trabalho por seu status e priorizar o que realmente está ao alcance no momento;
• desenvolvimento adaptativo: o Kanban funciona com uma adaptação evolutiva tanto das etapas de trabalho, quanto da equipe que precisa se acostumar à nova forma de organização. Se for o melhor para o desenvolvimento do sistema, ele pode ser implementado aos pouco em um projeto, um setor e, só então, em toda a empresa;
• limitação de demandas em andamento: outro aspecto indispensável é a limitação de atividades que permite que o trabalho realmente siga um fluxo que aumente a produtividade. Caso contrário, os colaboradores precisariam ficar pausando demandas a todo instante para tentar progredir com outro ponto da operação.

Essa abordagem permite que esse método de gestão realmente se torne eficiente e simples na execução.

Como funciona o método Kanban?

Quando explicamos o que é Kanban, citamos que esse método utiliza cartões para definir o fluxo de trabalho da equipe. Estes cartões podem ser post-its, papéis colados em um quadro ou até notas virtuais em um aplicativo… O importante é que cada um deles contenha apenas uma tarefa do processo.

Para que o método funcione, será preciso dividir essas demandas em colunas diferentes. Normalmente, essa segmentação é feita em: i. atividades a fazer; ii. em andamento; iii. concluídas. Mas, como outras metodologias ágeis, você pode adaptar essas colunas à sua necessidade. Por exemplo, se existem vários processos pausados por depender de uma ação externa, crie o espaço para cartões de tarefas em stand by.

Para ordenar todas demandas, classifique-as dentro de cada coluna conforme sua prioridade – considere o prazo para entrega, demora para cada tipo de trabalho ou até colaboradores disponíveis para realizar aquela ação. Assim, você terá montado uma organização visual de tudo o que há para se fazer na empresa e poderá identificar os gargalos que estavam atrasando o fluxo.

Tipos de Kanban que existem

Descubra três tipos de sistema Kanban que existem e podem ser aplicados em seu negócio!

1. Kanban de movimentação

Esse é o Kanban focado para o setor industrial, pensado para controlar o que é demandado dos consumidores e quantos são produzidos. Ele pode, por exemplo, dividir as tarefas entre quantidade de produtos pedido, quantos estão em produção e o número que já foi finalizado.

Assim, fica mais simples de visualizar se o fluxo de trabalho está sendo capaz de suportar a procura por um item ou ,se para dar conta, seu negócio precisaria de mais pessoas/maquinários.

2. Kanban de produção

Apesar do nome lembrar o sistema anterior, essa metodologia é focada em micro tarefas em uma empresa com vários setores, não apenas na produção. O mural pode ser utilizado dividindo as tarefas de cada equipe com cores diferentes e delimitando as atividades de todos os colaboradores de seu negócio.

3. E-Kanban

Esse tipo de Kanban pode ser implantado juntamente com os dois anteriores, pois ele diz respeito à adaptação desse método para o ambiente digital. Ou seja, ao invés de utilizar cartões físicos para dispor as tarefas em um mural, são usados softwares que todos os funcionários têm acesso e podem realizar a organização a qualquer hora e em qualquer lugar.

O e-Kanban é especialmente vantajoso para os negócios com o modelo de trabalho remoto, que é uma tendência que vem reduzindo custos de muitos empreendimentos.

Quais as vantagens de implementar o Kanban em um negócio?

Não é segredo nenhum que as metodologias ágeis trazem benefícios para os empreendimentos em que são implantadas. No entanto, o sistema Kanban se destaca nesse ponto, pois há anos sua aplicação tem se mostrado eficaz para negócios de diferentes setores como educação, indústria, tecnologia, comunicação, entre outros.

Conheça agora as principais vantagens de escolher essa forma de organizar sua instituição:

• melhora a produtividade da equipe;
  
• reduz as demandas que são deixadas para trás por falta de atenção;
  
• facilita a comunicação interna, pois todos sabem exatamente o que deve ser priorizado;
• evita a sobrecarga da equipe;
  
• reduz os gargalos de produção;
  
• otimiza a visualização completa da operação do projeto;
  
• aumenta a autonomia de cada setor, pois não há necessidade de checar a prioridade das demandas com superiores;
  
• eleva a agilidade do trabalho;
  
• é facilmente adaptável para a necessidade de cada empresa;
  
• funciona tanto para a gestão de projetos pequenos até grandes negócios.
  

Com tantas melhorias causadas por essa metodologia, fica difícil não querer utilizá-la em seu negócio, não é? Por isso, confira as dicas que temos para você conseguir inserir esse sistema no dia a dia de seu empreendimento!

Como o método Kanban pode ser aplicado no setor empresarial?

Se você é o gestor de uma empresa e está interessado em aplicar o sistema Kanban em sua força de trabalho, saiba que existe um ciclo de quatro etapas para que consiga fazer essa transição de maneira descomplicada. Esses são eles:

1. Preparar os colaboradores: deixe que os funcionários estejam a par do funcionamento do método, dê instruções para que utilizem corretamente qual for o sistema implementado (seja o mural físico ou o software) e também oriente sobre quem eles devem procurar caso tenham dúvidas sobre como segmentar ou priorizar;
2. Mapear todos os processos do negócio: como os cartões de tarefas precisam ser separados com cada procedimento da operação, é necessário mapear todas as etapas e subtarefas necessárias para conclusões de demandas de cada setor do negócio. Só assim seus colaboradores conseguirão visualizar todo o projeto e segmentá-lo;
3. Definir o que são os critérios de prioridade: estabeleça como devem ser a definidas as tarefas de cada parte da empresa. Deixe claro o critério que os funcionários devem considerar para autorregular suas demandas. Esses podem ser prazo de entrega, quantidade de produção, número de colaboradores disponíveis para o trabalho etc;
4. Avaliar o desempenho: para manter a organização prática e eficiente, é preciso avaliar o desempenho da equipe quando está utilizando o método Kanban. Por isso, verifique os indicadores de fluxo de trabalho e faça as adaptações necessárias para garantir a boa produtividade de toda a empresa.

Dicas para aderir esse sistema à sua empresa

Além dessas etapas necessárias para a transição de um método de gestão tradicional para o sistema Kanban, existem algumas dicas que podemos itar cpara otimizar ainda mais essa adaptação. Confira!

Tenha um mural geral e outros segmentados

É importante que você, gestor, tenha um quadro com as demandas de todo seu negócio. Isso faz com que possa visualizar rapidamente quais são os principais problemas ou até os setores que precisam de reforço para conseguir dar conta das demandas. Esse mural também te ajudará na hora de limitar as tarefas para cada colaborador, caso algum deles esteja se sobrecarregando.

No entanto, é interessante que cada equipe ou setor do negócio tenha seus próprios murais para gerenciar suas tarefas. Isso reduz as chances de alguém se confundir com as atividades de outro setor e até a prioridade de demandas por estar observando todas as demandas da empresa de uma vez só.

Utilize as ferramentas de controle de atividades remotas

Cada vez mais podemos ver empresas que já não funcionam 100% presencialmente. Seja pelo método de trabalho híbrido ou 100% remoto, é normal que alguns colaboradores não saiam de casa para realizar suas atividades. Por isso, as ferramentas digitais de controle de tarefas são essenciais para conseguir mensurar sua produtividade, implantar o Kanban e ainda avaliar se a transição está sendo positiva para o negócio.

Não tenha medo de modernizar os processos de seu negócio, esses aparatos podem oferecer uma série de funções que na gestão tradicional não existiria. Você pode conhecer algumas dessas opções no post 20 ferramentas para controle de atividades remotas!

Busque uma forma de gestão de tempo de trabalho

Para ter certeza se o sistema Kanban está sendo aplicado corretamente e otimizando o fluxo de trabalho de seu empreendimento, é importante contabilizar as horas gastas com cada tipo de atividade. Dessa forma, você terá mais dados para compreender o que está precisando melhorar em seu sistema.

Existem diversas ferramentas digitais para realizar esse trabalho e elas também estão citadas no conteúdo que indicamos acima. No entanto, não vale apenas contabilizar as horas e não tomar nenhuma atitude a partir disso. Portanto, busque maneiras de destravar as atividades que demandam mais tempo de seus colaboradores.

O que achou da metodologia Kanban? Comente abaixo se já conhecia o método ou qualquer dúvida que restou sobre o tema. Quem sabe essa questão não pode ser respondida em um próximo conteúdo?

Para aprender mais sobre como as automações podem ajudar o setor empresarial, leia nosso post “Entenda o que é automação e como ela pode revolucionar sua empresa” e acompanhe as novidades aqui no blog da Clicksign! Até a próxima!