Dentre tantas maneiras de organizar o fluxo de trabalho, a metodologia Kanban se destaca por sua eficiência e facilidade de aplicação. Se você não conhece esse sistema, está na hora de descobrir mais uma forma de otimizar o desempenho da sua equipe e a performance da empresa.

É por isso que trouxemos aqui um guia completo sobre o conceito Kanban: quais seus objetivos, como ele funciona e também algumas dicas para quem desejar implementá-lo em seu próprio negócio. Quer saber mais? Continue a leitura!

O que é Kanban? Entenda esse método de trabalho!

O método Kanban é uma forma de organizar a gestão de trabalho a partir de um sistema visual que define o fluxo de atividades. Isso quer dizer que essa tática utiliza cartões para separar as tarefas de maneira que seja possível definir a prioridade de cada uma e também suprimir os gargalos na produção.

É possível classificar o Kanban como metodologia ágil justamente por organizar o andamento das demandas e permitir que elas sejam finalizadas no menor tempo possível. E se algo não pode ser resolvido no momento, o Kanban permite que isso seja visualizado com antecedência para que seja possível redefinir as prioridades e não travar toda a performance do time para esperar aquele problema ser solucionado.

Por depender apenas da organização dos cartões de demandas (sejam eles físicos ou virtuais), essa metodologia é muito utilizada nas lean startups.

Como surgiu o Kanban?

A história do Kanban remonta à necessidade da empresa japonesa Toyota Motor Corporation de aprimorar suas operações de produção. Durante o final dos anos 1940 e início dos anos 1950, a empresa estava enfrentando desafios para gerenciar os estoques e garantir que a produção fosse eficiente e fluída, evitando a superprodução e os gargalos.

Daí surgiu o Kanban, uma parte do Sistema Toyota de Produção (TPS) que visava otimizar o processo de produção e melhorar a eficiência em suas fábricas. O termo “Kanban” significa “cartão” ou “sinalização” em japonês e foi fundamental para o sucesso dessa abordagem inovadora.

O sistema Kanban foi inspirado em algumas das práticas de supermercados, onde as mercadorias são reabastecidas com base na demanda real dos clientes. Na Toyota, essa ideia foi aplicada ao processo de fabricação. Assim, a ideia central do Kanban era criar um sistema de sinalização visual para controlar o fluxo de trabalho em cada etapa do processo de produção.

A adoção do Kanban permitiu que a Toyota alcançasse maior eficiência e flexibilidade em sua produção, reduzindo o desperdício e permitindo uma resposta mais rápida às mudanças nas demandas do mercado. Através do uso de Kanban, a empresa foi capaz de melhorar a comunicação entre os trabalhadores, identificar gargalos no processo e manter níveis de estoque adequados, evitando o excesso de produção.

Na década de 1970, o sistema Kanban começou a atrair atenção fora da Toyota, e outras empresas japonesas também adotaram essa abordagem. Posteriormente, com o crescimento da adoção do Lean Manufacturing em todo o mundo, o Kanban se tornou uma prática amplamente reconhecida e adotada em várias indústrias e campos além da fabricação, como desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos e outras áreas de trabalho do conhecimento.

Como funciona o método Kanban?

O funcionamento do Kanban é relativamente simples: cartões (físicos ou, em sua forma moderna, eletrônicos) são utilizados para representar unidades de trabalho. Estes cartões podem ser post-its, papéis colados em um quadro ou até notas virtuais em um aplicativo… o importante é que cada um deles contenha apenas uma tarefa do processo.

Cada cartão contém informações relevantes sobre a tarefa ou item, como a descrição da atividade, a quantidade necessária e o local de origem e destino. Esses cartões são movidos entre as etapas do processo de produção à medida que as tarefas são concluídas, funcionando como um sinal para solicitar mais trabalho em uma etapa específica ou alertar sobre a necessidade de ajustes.

Para que o método funcione, será preciso dividir essas demandas em colunas diferentes. Normalmente, essa segmentação é feita em: 

• To do: esta é a coluna inicial do quadro Kanban e representa as tarefas, projetos ou itens de trabalho que ainda não foram iniciados e aguardam para serem selecionados para execução. É nesta coluna que novas tarefas são adicionadas ao fluxo.
• Doing: esta coluna representa as tarefas que estão em andamento, ou seja, estão sendo trabalhadas pela equipe no momento.
• Done: a coluna representa as tarefas que foram finalizadas e estão prontas para serem entregues ou passar para a próxima etapa, se houver.

Essas colunas representam o fluxo básico de trabalho, mas, dependendo do contexto e das necessidades específicas da equipe, podem ser adicionadas outras colunas ao quadro Kanban para representar etapas adicionais ou variações no processo de trabalho. Por exemplo, se existem vários processos pausados por depender de uma ação externa, crie o espaço para cartões de tarefas em stand by.

Para ordenar todas demandas, classifique-as dentro de cada coluna conforme sua prioridade – considere o prazo para entrega, demora para cada tipo de trabalho ou até colaboradores disponíveis para realizar aquela ação. Assim, você terá montado uma organização visual de tudo o que há para se fazer na empresa e poderá identificar os gargalos que estavam atrasando o fluxo.

Principais características do Kanban

Para conseguir cumprir com seu propósito e realmente ser benéfico para um projeto, o método Kanban se baseia em três pilares que são as características principais do sistema:

• visualização da cadeia de trabalho: o sistema visual permite segmentar o trabalho por seu status e priorizar o que realmente está ao alcance no momento;
• desenvolvimento adaptativo: o Kanban funciona com uma adaptação evolutiva tanto das etapas de trabalho, quanto da equipe que precisa se acostumar à nova forma de organização. Se for o melhor para o desenvolvimento do sistema, ele pode ser implementado aos pouco em um projeto, um setor e, só então, em toda a empresa;
• limitação de demandas em andamento: outro aspecto indispensável é a limitação de atividades que permite que o trabalho realmente siga um fluxo que aumente a produtividade. Caso contrário, os colaboradores precisariam ficar pausando demandas a todo instante para tentar progredir com outro ponto da operação.

Essas características do Kanban contribuem para uma gestão mais eficiente, maior visibilidade do progresso do trabalho e melhor colaboração entre os membros da equipe, tornando-o uma metodologia amplamente adotada em diversos setores e contextos.

Quais os princípios do Kanban?

Algumas diretrizes e valores guiam a aplicação e filosofia do Kanban. Vejamos os principais princípios relacionados a essa metodologia:

Versatilidade

A natureza adaptável do Kanban permite que a metodologia seja moldada para se adequar às necessidades específicas de diferentes equipes e processos de trabalho.

Evolução constante

O Kanban valoriza a melhoria contínua. Uma vez que o quadro Kanban é estabelecido e o fluxo de trabalho visualizado, a equipe é encorajada a analisar regularmente o processo, identificar oportunidades de aprimoramento e realizar ajustes necessários para otimizar a eficiência e a qualidade do trabalho.

Respeito aos processos existentes

Ao contrário de algumas metodologias que impõem mudanças radicais nos processos, o Kanban respeita os processos existentes da equipe e busca melhorá-los de forma incremental. Ele fornece uma abordagem mais gentil, permitindo que as equipes trabalhem com seus processos atuais enquanto buscam aprimoramentos graduais ao longo do tempo.

Atos de liderança

O Kanban encoraja a liderança em todos os níveis da equipe. Não se trata apenas de uma responsabilidade do gestor, mas sim de incentivar que todos os membros assumam a responsabilidade pela visualização e gestão do trabalho, identificando possíveis problemas e sugerindo soluções.

Onde o Kanban pode ser aplicado?

De forma geral, o Kanban é aplicado como para gerenciar projetos e acompanhar as atividades em curso, monitorando o progresso do projeto e gerenciando as demandas em constante mudança. Mas, por ser altamente flexível e adaptável, a metodologia permite a personalização de acordo com as necessidades e peculiaridades de cada contexto. 

Confira alguns dos principais contextos onde o Kanban pode ser aplicado:

Desenvolvimento de software

O Kanban é frequentemente utilizado em equipes de desenvolvimento ágil de software. As tarefas de desenvolvimento são representadas por cartões e movimentadas através do quadro Kanban, mostrando claramente o fluxo de trabalho e permitindo que as equipes visualizem o status das tarefas, identifiquem gargalos e ajustem prioridades de forma eficiente.

Atendimento ao cliente

A metodologia também é útil em equipes de atendimento, sendo utilizada para rastrear e resolver solicitações de suporte ou problemas reportados pelos clientes. Isso garante que cada solicitação seja atendida e ajuda a melhorar a comunicação entre a equipe de suporte e os clientes.

Recursos Humanos

Departamentos de RH podem aplicar o Kanban para gerenciar processos como recrutamento, seleção de candidatos, treinamento e desenvolvimento de funcionários, garantindo uma abordagem mais estruturada e eficiente.

Manutenção e serviços

Aqui, o Kanban pode ser utilizado para acompanhar as ordens de serviço, agendar manutenções, monitorar o tempo de resolução de problemas e melhorar a eficiência geral do serviço.

Fluxo de produção em saúde

Hospitais e clínicas podem usar o Kanban para gerenciar o fluxo de pacientes em departamentos como emergências, cirurgias, triagens e outros serviços, garantindo um atendimento mais ágil e eficiente.

Fluxo logístico

A metodologia também pode ser utilizada para rastrear o movimento de produtos e materiais e melhorar a gestão da cadeia de suprimentos, desde o fornecedor até o cliente final.

Como o método Kanban pode ser aplicado no setor empresarial?

Se você é o gestor de uma empresa e está interessado em aplicar o sistema Kanban em sua força de trabalho, saiba que existe um ciclo de quatro etapas para que consiga fazer essa transição de maneira descomplicada. Confira:

Preparar os colaboradores

Deixe que os funcionários estejam a par do funcionamento do método, dê instruções para que utilizem corretamente seja qual for o sistema implementado (mural físico ou software) e também oriente sobre quem eles devem procurar caso tenham dúvidas sobre como segmentar ou priorizar.

Mapear todos os processos do negócio

Como os cartões de tarefas precisam ser separados com cada procedimento da operação, é necessário mapear todas as etapas e subtarefas necessárias para conclusões de demandas de cada setor do negócio. Só assim seus colaboradores conseguirão visualizar todo o projeto e segmentá-lo.

Definir o que são os critérios de prioridade

Estabeleça como devem ser definidas as tarefas de cada parte da empresa. Deixe claro o critério que os funcionários devem considerar para autorregular suas demandas. Esses podem ser prazo de entrega, quantidade de produção, número de colaboradores disponíveis para o trabalho etc.

Avaliar o desempenho

Para manter a organização prática e eficiente, é preciso avaliar o desempenho da equipe quando está utilizando o método Kanban. Por isso, verifique os indicadores de fluxo de trabalho e faça as adaptações necessárias para garantir a boa produtividade de toda a empresa.

Quais são os tipos de Kanban?

Descubra três tipos de sistema Kanban que existem e podem ser aplicados em seu negócio.

Kanban de movimentação

Esse é o Kanban focado para o setor industrial, pensado para controlar o que é demandado dos consumidores e quantos são produzidos. Ele pode, por exemplo, dividir as tarefas entre quantidade de produtos pedido, quantos estão em produção e o número que já foi finalizado.

Assim, fica mais simples visualizar se o fluxo de trabalho está sendo capaz de suportar a procura por um item ou ,se para dar conta, seu negócio precisaria de mais pessoas/maquinários.

Kanban de produção

Apesar do nome lembrar o sistema anterior, essa metodologia é focada em micro tarefas em uma empresa com vários setores, não apenas na produção. O mural pode ser utilizado dividindo as tarefas de cada equipe com cores diferentes e delimitando as atividades de todos os colaboradores de seu negócio.

E-Kanban

Esse tipo de Kanban pode ser implantado juntamente com os dois anteriores, pois ele diz respeito à adaptação desse método para o ambiente digital. Ou seja, ao invés de utilizar cartões físicos para dispor as tarefas em um mural, são usados softwares que todos os funcionários têm acesso e podem realizar a organização a qualquer hora e em qualquer lugar.

O e-Kanban é especialmente vantajoso para os negócios com o modelo de trabalho remoto, que é uma tendência que vem reduzindo custos de muitos empreendimentos.

Quais as vantagens de implementar o Kanban em um negócio?

Não é segredo nenhum que as metodologias ágeis trazem benefícios para os empreendimentos em que são implantadas. No entanto, o sistema Kanban se destaca nesse ponto, pois há anos sua aplicação tem se mostrado eficaz para negócios de diferentes setores como educação, indústria, tecnologia, comunicação, entre outros.

Conheça agora as principais vantagens de escolher essa forma de organizar sua instituição:

• melhora a produtividade da equipe;
• reduz as demandas que são deixadas para trás por falta de atenção;
• facilita a comunicação interna, pois todos sabem exatamente o que deve ser priorizado;
• evita a sobrecarga da equipe;
• reduz os gargalos de produção;
• otimiza a visualização completa da operação do projeto;
• aumenta a autonomia de cada setor, pois não há necessidade de checar a prioridade das demandas com superiores;
• eleva a agilidade do trabalho;
• é facilmente adaptável para a necessidade de cada empresa;
• funciona tanto para a gestão de projetos pequenos até grandes negócios.

Com tantas melhorias causadas por essa metodologia, fica difícil não querer utilizá-la em seu negócio, não é? Por isso, confira as dicas que temos para você conseguir inserir esse sistema no dia a dia de seu empreendimento!

Dicas para aderir o Kanban à sua empresa

Além das etapas necessárias para a transição de um método de gestão tradicional para o sistema Kanban, existem algumas dicas que podemos citar para otimizar ainda mais essa adaptação. Confira!

Tenha um mural geral e outros segmentados

É importante que você, gestor, tenha um quadro com as demandas de todo seu negócio. Isso faz com que se possa visualizar rapidamente quais são os principais problemas ou até os setores que precisam de reforço para conseguir dar conta das demandas. Esse mural também te ajudará na hora de limitar as tarefas para cada colaborador, caso algum deles esteja se sobrecarregando.

No entanto, é interessante que cada equipe ou setor do negócio tenha seus próprios murais para gerenciar suas tarefas. Isso reduz as chances de alguém se confundir com as atividades de outro setor e até a prioridade de demandas por estar observando todas as demandas da empresa de uma vez só.

Utilize as ferramentas de controle de atividades remotas

Cada vez mais podemos ver empresas que já não funcionam 100% presencialmente. Seja pelo método de trabalho híbrido ou 100% remoto, é normal que alguns colaboradores não saiam de casa para realizar suas atividades. Por isso, as ferramentas digitais de controle de tarefas são essenciais para conseguir mensurar sua produtividade, implantar o Kanban e ainda avaliar se a transição está sendo positiva para o negócio.

Não tenha medo de modernizar os processos de seu negócio, esses aparatos podem oferecer uma série de funções que na gestão tradicional não existiria. Você pode conhecer algumas dessas opções no post 20 ferramentas para controle de atividades remotas!

Busque uma forma de gestão de tempo de trabalho

Para ter certeza se o sistema Kanban está sendo aplicado corretamente e otimizando o fluxo de trabalho de seu empreendimento, é importante contabilizar as horas gastas com cada tipo de atividade. Dessa forma, você terá mais dados para compreender o que está precisando melhorar em seu sistema.

Existem diversas ferramentas digitais para realizar esse trabalho e elas também estão citadas no conteúdo que indicamos acima. No entanto, não vale apenas contabilizar as horas e não tomar nenhuma atitude a partir disso. Portanto, busque maneiras de destravar as atividades que demandam mais tempo de seus colaboradores.

A assinatura eletrônica, por exemplo, tem desempenhado um papel fundamental em simplificar e agilizar os processos empresariais em diversas áreas. Utilizando a Clicksign, a assinatura de documentos online já provou reduzir em 90% o tempo gasto com formalizações de transações. Afinal, você pode assinar documentos em menos de 1 minuto!

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