Gestão de documentos eficiente: 5 passos para organizar a papelada

Como anda a sua atual prática de gestão de documentos, incluindo criar faturas e manipular documentos de vendas, propostas, assinatura de contratos e outros documentos legais?

Se você não tem um sistema próprio para essas atividades ou se o seu estiver desatualizado, é bem provável que você esteja perdendo dinheiro, deixando dados críticos vulneráveis e desperdiçando o valioso tempo da sua equipe.

Segundo a Fortune Business Insights, o mercado global de gestão de documentos foi de US$ 5,00 bilhões em 2021 para US$ 5,55 bilhões em 2022, com previsão de alcançar US$ 16,42 bilhões até 2029 a um CAGR (compound annual growth rate ou taxa de crescimento anual composta) de 16,8% durante o período de projeção.

De fato, os números mostram o quão importante é uma boa gestão de documentos para conduzir negócios e o potencial de se manter um repositório centralizado de documentos em sua organização. Mas, afinal, o que e como fazer uma gestão de documentos de maneira eficiente?

O que é gestão de documentos?

No entanto, com a crescente quantidade de informações e documentos gerados em uma companhia, é preciso atenção para que essa gestão não se torne complicada e confusa. 

Tipos de gestão de documentos

Existem vários tipos de gestão de documentos, cada um com objetivos e abordagens diferentes. Cada espécie é importante para diferentes aspectos da administração de uma empresa e a escolha adequada dependerá do tamanho da empresa, do tipo de informações a serem gerenciadas e de outros fatores. Aqui estão alguns dos tipos mais comuns:

Gestão de documentos físicos

Este tipo de gestão de documentos é aplicável a documentos em formato físico, como papel ou microfilme. Isso inclui a classificação, armazenamento, indexação e disposição de documentos físicos.

De acordo com a InfoRouter, 95% das informações corporativas existem no papel.

Antigamente, era muito comum, por exemplo, que escritórios de advocacia mantivessem arquivos físicos de todos os seus processos, incluindo a classificação dos processos por categoria, a indexação dos processos para facilitar a recuperação e a disposição dos processos após um período específico de tempo. 

Gestão de documentos digitais

Este tipo de gestão de documentos se concentra na criação, armazenamento, proteção e acesso a documentos eletrônicos através de sistemas de gerenciamento específicos.

Empresas enterprise são bons exemplos de como isso acontece na prática. A gestão de seus documentos inclui a criação de cópias de segurança dos seus dados, proteção das informações com senhas e criptografia, bem como o uso de plataformas, como a Clicksign, para assinar, indexar e armazenar os contratos de maneira eficiente.

Gestão de registros

A gestão de registros é uma subárea da gestão de documentos que se concentra na preservação e proteção de informações regulatórias, legais e corporativas importantes. Isso inclui a classificação, indexação e disposição de registros importantes.

De acordo com a Microsoft, um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física em uma organização que serve como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização e que exige retenção por algum período de tempo, assim

“Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger uma organização legalmente, demonstra a conformidade com as obrigações regulatórias e aumenta a eficiência organizacional promovendo a disposição de itens desatualizados que não são registros”.

Gestão de conteúdo

A gestão de conteúdo é um tipo de gestão de documentos que se concentra na criação, armazenamento, publicação e distribuição de informações e conteúdo.

É especialmente importante na gestão de conteúdo empresarial via Enterprise Content Management System (ECM), ou seja, sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial, como o SoftExpert ECM, que permitem a monitoração e atualização das informações para garantir que estejam atuais e relevantes.

5 passos para simplificar (e otimizar) a sua gestão de documentos

A vida do profissional responsável pela organização de arquivos certamente não é fácil: organizar prateleiras, levantar e devolver papéis, manter sua vida útil contra o efeito do tempo, da umidade e dos insetos.

Vale a pena conhecer algumas dicas para otimizar e simplificar a gestão de documentos ainda mais:

1. Adote uma abordagem de “menos é mais” para os documentos físicos

Mantenha apenas os documentos que são realmente necessários para sua empresa. Descarte aqueles que já não são relevantes ou obsoletos. Isso pode ajudar a simplificar a gestão de documentos, pois há menos documentos para gerenciar e armazenar.

Em grande parte das organizações, os grandes e complexos arquivos já se tornaram obsoletos: o acúmulo de papéis ocupando espaço importante foi substituído pelos arquivos digitais. Entretanto, existe uma série de solicitações e atividades que ainda exigem arquivos físicos, especialmente em prefeituras e afins.

Para isso, é importante manter as cópias originais que compõem processos recentes em andamento, como comprovantes de pagamento, protocolos, solicitações, documentos que o cliente enviou etc.

Segundo a McKinsey, um trabalhador gasta cerca de 2,5 horas por dia, ou aproximadamente 30% da jornada de trabalho, procurando informações em repositórios físicos, elimine essa barreira da sua organização. 

2. Atenção à digitalização de documentos

É fundamental prestar atenção a alguns fatores importantes ao digitalizar documentos para garantir que a informação esteja legível e utilizável. Isso inclui escanear com resolução adequada, iluminação adequada e correção automática de distorções.

Para tal, escolha um padrão de arquivos que seja detalhado, fácil de se realizar buscas, que comporte alta definição e também tenha um tamanho compacto. Hoje, a extensão .PDF tem se mostrado uma das mais utilizadas.

3. Crie um padrão para simplificar a gestão de dados

É importante conseguir acompanhar facilmente qualquer documento digital ou digitalizado. Ao nomear os arquivos, busque sempre criar pequenas tags, etiquetas escritas para facilitar a busca. Por exemplo, “PROT” para protocolos, “PGS” para contas pagas e assim por diante. Segundo levantamento da M-files:

25% dos documentos mal arquivados nunca serão localizados.

Numerar arquivos por ordem de prioridade também é uma opção interessante, uma vez que, dentro de uma pasta, o sistema operacional costuma organizar os arquivos por ordem alfanumérica.

De igual modo, procure classificar seus documentos de acordo com sua importância, data e tipo para facilitar ainda mais o dia a dia da empresa, permitindo o compartilhamento fácil e a colaboração eficiente de informações.

Seja como for, cada empresa deve criar a sua própria cultura interna para que os envolvidos nesses processos entendam os níveis de hierarquia na edição e acessos de documentos, especialmente aqueles em regime de trabalho remoto, garantindo a segurança e confidencialidade das informações.

4. Digitalize, integre e automatize processos

Hoje gerir seus documentos em uma plataforma de assinatura eletrônica é um recurso imprescindível para atender as necessidades do novo consumidor e da indústria 5.0.

Um estudo da aiim.org mostrou que 8 em cada 10 entrevistados disseram precisar acessar documentos corporativos em seu dispositivo móvel. 

Na plataforma da Clicksign, é possível organizá-los em pastas, finalizar, cancelar e fazer o download caso queira armazenar o arquivo em lugar de sua preferência – trazendo mobilidade e eficiência para a sua organização.

Mais que isso, também é possível integrar todos os seus processos com o seu próprio site via API para formalizar os seus negócios com ainda mais rapidez, inteligência e validade jurídica.

Por fim, a automação também permite o gerenciamento de documentos de forma centralizada, o que torna mais fácil a gestão de fluxos de trabalho, aprovações e acesso a informações.

5. Tenha atenção ao armazenamento e a segurança

Escolher o ambiente de armazenamento desses dados é uma tarefa vital, uma vez que a encriptação de segurança de seus arquivos precisa ser redobrada para que as informações sensíveis não possam ser acessadas por pessoas não autorizadas.

Para isso, tenha um sistema de acesso controlado, com autenticação forte e autorização de acesso a documentos específicos para usuários específicos. 

Após, realize backups regulares de seus documentos, de forma a garantir que você possa recuperar informações importantes caso ocorra algum problema técnico ou desastre natural e, aos poucos, vá fazendo a migração e categorização dos arquivos mais antigos para moldar a estrutura de organização de seu ambiente.

Lembre-se que tão importante quanto monitorar regularmente o seu sistema de gestão de documentos, é ter uma política de segurança da informação clara e bem estabelecida para garantir que todos os seus colaboradores saibam como proteger os documentos da companhia.

A maneira como você gerencia os documentos afeta não só os seus negócios, mas também os seus clientes

Com a crescente preocupação com a privacidade de dados e a regulamentação da sua proteção, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é crucial escolher um sistema de gestão de documentos que seja confiável.

A Clicksign, nesse sentido, é a única do mercado de assinatura eletrônica com a certificação ISO 27001, que garante que as mais altas normas e diretrizes para a gestão de segurança da informação estão sendo observadas.

Com soluções completas como essa para simplificar e otimizar a sua rotina, se você ainda não implementou uma gestão de documentos eficiente, agora é a hora de começar.

Seguindo esses 5 passos, é possível implementar uma política efetiva e melhorar o desempenho e lucratividade das suas operações.