O guia definitivo para uma boa gestão de documentos

Como anda a sua atual prática de gestão de documentos, incluindo criar faturas e manipular documentos de vendas, propostas, assinatura de contratos e outros documentos legais?

Se você não tem um sistema próprio para essas atividades ou se o seu estiver desatualizado, é bem provável que você esteja perdendo dinheiro, deixando dados críticos vulneráveis e desperdiçando o valioso tempo da sua equipe.

Segundo a Fortune Business Insights, o mercado global de gestão de documentos foi de US$ 5,00 bilhões em 2021 para US$ 5,55 bilhões em 2022, com previsão de alcançar US$ 16,42 bilhões até 2029 a um CAGR (compound annual growth rate ou taxa de crescimento anual composta) de 16,8% durante o período de projeção.

De fato, os números mostram o quão importante é uma boa gestão de documentos para conduzir negócios e o potencial de se manter um repositório centralizado de documentos em sua organização. Mas, afinal, o que é gestão de documentos e como fazê-la de maneira eficiente?

O que é gestão de documentos?

No entanto, com a crescente quantidade de informações e documentos gerados em uma companhia, é preciso atenção para que essa gestão não se torne complicada e confusa. 

Tipos de gestão de documentos

Existem vários tipos de gestão de documentos, cada um com objetivos e abordagens diferentes. Cada espécie é importante para diferentes aspectos da administração de uma empresa e a escolha adequada dependerá do tamanho da empresa, do tipo de informações a serem gerenciadas e de outros fatores. Aqui estão alguns dos tipos mais comuns:

Gestão de documentos físicos

Este tipo de gestão de documentos é aplicável a documentos em formato físico, como papel ou microfilme. Isso inclui a classificação, armazenamento, indexação e disposição destes documentos.

Antigamente, era muito comum, por exemplo, que escritórios de advocacia mantivessem arquivos físicos de todos os seus processos, incluindo a classificação dos processos por categoria, a indexação dos processos para facilitar a recuperação e a disposição dos processos após um período específico de tempo. 

Gestão de documentos digitais

Este tipo de gestão de documentos se concentra na criação, armazenamento, proteção e acesso a documentos eletrônicos através de sistemas de gerenciamento específicos.

Empresas enterprise são bons exemplos de como isso acontece na prática. A gestão de seus documentos inclui a criação de cópias de segurança dos seus dados, proteção das informações com senhas e criptografia, bem como o uso de plataformas, como a Clicksign, para assinar, indexar e armazenar os contratos de maneira eficiente.

Gestão de registros

A gestão de registros é uma subárea da gestão de documentos que se concentra na preservação e proteção de informações regulatórias, legais e corporativas importantes. Isso inclui a classificação, indexação e disposição de registros importantes.

De acordo com a Microsoft, um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física em uma organização que serve como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização e que exige retenção por algum período de tempo.

“Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger uma organização legalmente, demonstra a conformidade com as obrigações regulatórias e aumenta a eficiência organizacional promovendo a disposição de itens desatualizados que não são registros”.

Gestão de conteúdo

A gestão de conteúdo é um tipo de gestão de documentos que se concentra na criação, armazenamento, publicação e distribuição de informações e conteúdo.

É especialmente importante na gestão de conteúdo empresarial via Enterprise Content Management System (ECM), ou seja, sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial, como o SoftExpert ECM, que permitem a monitoração e atualização das informações para garantir que estejam atuais e relevantes.

Qual é a importância da gestão de documentos?

Em um cenário empresarial cada vez mais digital e orientado por informações, o gerenciamento eficaz de documentos desempenha um papel vital em várias áreas-chave do funcionamento organizacional.

Ao automatizar tarefas manuais como busca, arquivamento e compartilhamento de documentos, a empresa economiza tempo e recursos valiosos. Isso permite que os funcionários se concentrem em atividades mais produtivas e estratégicas, impulsionando o crescimento e a inovação.

Além disso, a gestão de documentos proporciona uma base sólida para tomadas de decisões informadas. Informações precisas e atualizadas estão ao alcance, permitindo que os gestores e equipes avaliem situações com base em dados confiáveis. Isso pode levar a decisões mais acertadas, maior agilidade em mudanças de mercado e uma vantagem competitiva significativa.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

A implementação eficaz da gestão de documentos traz uma série de benefícios que impactam diretamente no funcionamento e sucesso de uma empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação.

Confira alguns desses benefícios:

Redução de custos

A gestão de documentos bem estruturada reduz os custos operacionais de várias maneiras. A eliminação ou redução do uso de papel e impressões resulta em economia de suprimentos e recursos, além de diminuir os custos de armazenamento físico.

Mais agilidade nos processos

Com um sistema de gestão de documentos, os processos se tornam mais ágeis e eficientes. A rápida recuperação de informações e a possibilidade de acessar documentos de qualquer lugar agilizam a tomada de decisões. Os fluxos de trabalho automatizados permitem a aprovação e revisão mais rápidas, eliminando a necessidade de esperar por aprovações manuais. 

Além disso, a automação de fluxos de trabalho minimiza erros humanos, como cópias incorretas ou perda de documentos, melhorando a precisão e a qualidade das operações.

Padronização dos processos

A gestão de documentos promove a padronização dos processos internos. Com documentos e informações organizados de forma consistente e acessível, é mais fácil estabelecer padrões para a criação, armazenamento e distribuição de conteúdo. Isso garante que todos os departamentos e equipes sigam os mesmos procedimentos, o que leva a maior consistência, qualidade e conformidade nas operações.

Acesso rápido às informações

Com a indexação e organização eficiente dos documentos, é possível recuperar informações rapidamente por meio de buscas baseadas em palavras-chave, datas ou outros critérios. Isso aumenta a produtividade, agiliza as tomadas de decisão e minimiza a probabilidade de documentos perdidos.

Melhoria na comunicação e colaboração

A gestão de documentos facilita a comunicação e a colaboração entre equipes e departamentos. A capacidade de compartilhar documentos de forma segura, colaborar em tempo real e rastrear alterações aumenta a eficácia das equipes de projeto e melhora a coesão interna. Isso também é particularmente valioso em empresas com equipes distribuídas geograficamente.

Facilitação de auditorias e conformidade

A gestão de documentos simplifica as auditorias internas e externas, pois proporciona um registro claro das atividades e alterações nos documentos. Isso ajuda a empresa a demonstrar a conformidade com regulamentos e padrões, garantindo transparência e confiança junto aos reguladores e partes interessadas.

Quais os principais desafios ao gerenciar documentos?

Uma gestão de documentos eficaz também traz consigo uma série de desafios que precisam ser superados para garantir a integridade e acessibilidade das informações. 

Alguns destes incluem:

Problemas de segurança

Um dos maiores desafios ao gerenciar documentos é manter a segurança das informações sensíveis. Documentos contêm dados confidenciais e estratégicos, e qualquer violação de segurança pode resultar em perdas financeiras, danos à reputação e até mesmo consequências legais. 

É crucial confiar em uma ferramenta que tenha sistemas de controle de acesso rigorosos, criptografia e políticas de segurança robustas para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos e informações.

Falta de espaço físico

Armazenar documentos físicos requer espaço, e muitas empresas enfrentam a escassez de espaço físico para arquivar adequadamente seus documentos. O excesso de papel também pode levar a ambientes de trabalho desorganizados e confusos. 

Isso ressalta a importância da transição para a gestão de documentos eletrônicos, que elimina a necessidade de espaço físico e simplifica a organização e recuperação dos documentos.

Extravio ou perda de documentos

Documentos em papel estão sujeitos a riscos de extravio, danos ou perda. Mesmo com sistemas manuais de arquivamento, há a possibilidade de documentos serem colocados erroneamente, perdidos ou danificados. Segundo levantamento da M-files:

25% dos documentos mal arquivados nunca serão localizados.

A recuperação de um documento extraviado pode ser demorada e, em alguns casos, impossível. A gestão eletrônica de documentos mitigaria esse desafio, pois os documentos digitais podem ser facilmente copiados, protegidos e recuperados em caso de incidentes.

Dificuldade na recuperação de informações

Com o aumento da quantidade de informações, encontrar documentos específicos pode ser uma tarefa demorada e frustrante. A falta de um sistema de indexação eficiente ou uma estrutura de arquivamento organizada pode dificultar a localização rápida de documentos relevantes. Isso pode resultar em perda de produtividade, atrasos em projetos e decisões baseadas em informações desatualizadas.

Melhores práticas para fazer a gestão de documentos

Vale a pena conhecer algumas dicas para otimizar e simplificar a gestão de documentos ainda mais:

Avalie as necessidades da gestão de documentos

Comece por entender as necessidades e objetivos da sua organização em relação à gestão de documentos. Identifique os tipos de documentos que você lida, como eles são usados e quais são os principais desafios que você enfrenta atualmente.

Defina os processos

Mapeie os processos de criação, armazenamento, compartilhamento, revisão e arquivamento de documentos. Identifique os fluxos de trabalho existentes e determine onde a otimização é mais necessária.

Se possível, troque os documentos físicos por digitais

Em grande parte das organizações, os grandes e complexos arquivos já se tornaram obsoletos: o acúmulo de papéis ocupando espaço importante foi substituído pelos arquivos digitais. 

Segundo a McKinsey, um trabalhador gasta cerca de 2,5 horas por dia, ou aproximadamente 30% da jornada de trabalho, procurando informações em repositórios físicos, elimine essa barreira da sua organização. 

Mas atenção ao migrar os documentos para a nova solução de gestão: lembre-se de garantir que metadados sejam aplicados e que a organização seja mantida.

Atenção à digitalização de documentos

É fundamental prestar atenção a alguns fatores importantes ao digitalizar documentos para garantir que a informação esteja legível e utilizável. Isso inclui escanear com resolução adequada, iluminação adequada e correção automática de distorções.

Para tal, escolha um padrão de arquivos que seja detalhado, fácil de se realizar buscas, que comporte alta definição e também tenha um tamanho compacto. Hoje, a extensão .PDF tem se mostrado uma das mais utilizadas.

Crie um padrão para simplificar a gestão de dados

É importante conseguir acompanhar facilmente qualquer documento digital ou digitalizado. Por isso, desenvolva uma estrutura de organização para os documentos eletrônicos, atribuindo metadados aos documentos para facilitar a busca e recuperação posterior.

Ao nomear os arquivos, busque sempre criar pequenas tags, etiquetas escritas para facilitar a busca. Por exemplo, “PROT” para protocolos, “PGS” para contas pagas e assim por diante.

Numerar arquivos por ordem de prioridade também é uma opção interessante, uma vez que, dentro de uma pasta, o sistema operacional costuma organizar os arquivos por ordem alfanumérica.

De igual modo, procure classificar seus documentos de acordo com sua importância, data e tipo para facilitar ainda mais o dia a dia da empresa, permitindo o compartilhamento fácil e a colaboração eficiente de informações.

Seja como for, cada empresa deve criar a sua própria cultura interna para que os envolvidos nesses processos entendam os níveis de hierarquia na edição e acessos de documentos,.garantindo a segurança e confidencialidade das informações.

Cuidado com o armazenamento e a segurança

Escolher o ambiente de armazenamento desses dados é uma tarefa vital, uma vez que a encriptação de segurança de seus arquivos precisa ser redobrada para que as informações sensíveis não possam ser acessadas por pessoas não autorizadas.

Para isso, tenha um sistema de acesso controlado, com autenticação forte e autorização de acesso a documentos específicos para usuários específicos. 

Após, realize backups regulares de seus documentos, de forma a garantir que você possa recuperar informações importantes caso ocorra algum problema técnico ou desastre natural e, aos poucos, vá fazendo a migração e categorização dos arquivos mais antigos para moldar a estrutura de organização de seu ambiente.

Lembre-se que, tão importante quanto monitorar regularmente o seu sistema de gestão de documentos, é ter uma política de segurança da informação clara e bem estabelecida para garantir que todos os seus colaboradores saibam como proteger os documentos da companhia.

O que é um software de gestão de documentos e como ele funciona?

Um software de gestão de documentos, também conhecido como Document Management System (DMS), é uma aplicação tecnológica desenvolvida para simplificar a criação, organização, armazenamento, recuperação, compartilhamento e gerenciamento de documentos digitais dentro de uma organização. Essa solução substitui ou complementa os métodos convencionais de gerenciamento de documentos baseados em papel, oferecendo uma abordagem mais automatizada e eficiente.

O funcionamento de um software de gestão de documentos é composto por várias funções interligadas. Vamos conferir as principais delas:

Captura e digitalização

O processo começa com a captura dos documentos, que podem ser digitalizados a partir de fontes físicas ou criados eletronicamente. O software permite a digitalização em massa e a conversão de formatos para garantir a consistência e uniformidade.

Armazenamento

Os documentos digitalizados são armazenados em um repositório centralizado. O software organiza esses documentos em estruturas lógicas, como pastas, categorias ou tags, facilitando a recuperação posterior.

Indexação e metadados

Os documentos são indexados com metadados, que são informações descritivas sobre o conteúdo, como título, autor, data de criação e palavras-chave. Isso torna a busca e a recuperação mais eficazes.

Segurança e controle de acesso

O software de gestão de documentos permite a implementação de níveis de segurança e controle de acesso. Os usuários podem ser autorizados a acessar e interagir com documentos específicos com base em suas funções e responsabilidades.

Fluxos de trabalho e colaboração

O DMS frequentemente inclui a capacidade de criar fluxos de trabalho automatizados. Isso pode envolver aprovações, revisões, notificações e outras ações que podem ser atribuídas a diferentes usuários. Além disso, muitos sistemas de gestão de documentos oferecem recursos de colaboração, permitindo que várias pessoas trabalhem em um mesmo documento simultaneamente. As alterações podem ser rastreadas e as versões podem ser gerenciadas.

Auditoria e rastreamento

O software registra as atividades relacionadas aos documentos, incluindo quem acessou, modificou, compartilhou ou excluiu um documento. Isso é útil para fins de auditoria e trilha de histórico.

Backup 

Os DMS frequentemente incluem mecanismos de backup, garantindo que os documentos estejam protegidos contra perda devido a falhas de hardware, desastres naturais ou outros eventos.

Integração

Muitos DMS podem ser integrados a outros sistemas e aplicativos utilizados pela organização, como sistemas de gestão empresarial (ERP), sistemas de CRM e ferramentas de produtividade.

Sistemas ERP e assinatura eletrônica na gestão de documentos

O mercado oferece uma ampla variedade de ferramentas de gestão de documentos, cada uma delas possuindo características e funcionalidades únicas. Nesse cenário, identificar a ferramenta que irá atender as necessidades específicas da sua empresa requer uma pesquisa e análise das ferramentas disponíveis no mercado.

Aqui, vamos nos debruçar nas vantagens de dois tipos de ferramentas que podem ser valiosas no processo de gerir documentos online. Confira:

Sistemas ERP 

No contexto da gestão de documentos, os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são cruciais ao facilitar a organização, acessibilidade e colaboração eficazes em relação aos documentos. 

Os sistemas ERP permitem armazenar documentos relevantes diretamente nos registros relacionados, como transações financeiras, ordens de compra, registros de estoque e recursos humanos. Isso cria uma abordagem centralizada para o gerenciamento de documentos, facilitando a localização e referência futura.

Além disso, ao vincular documentos a transações específicas, os sistemas ERP garantem que cada etapa do processo seja documentada e rastreável. Isso é particularmente valioso para auditorias internas e externas, bem como para cumprir requisitos regulatórios.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica desempenha um papel fundamental na modernização da gestão de documentos, permitindo que processos que antes eram dependentes de papel sejam realizados de maneira digital, eficiente e segura. 

Assim, hoje, gerir seus documentos em uma plataforma de assinatura eletrônica é um recurso imprescindível para atender as necessidades do novo consumidor e da indústria 5.0.

Um estudo da aiim.org mostrou que 8 em cada 10 entrevistados disseram precisar acessar documentos corporativos em seu dispositivo móvel. 

Na plataforma da Clicksign, é possível organizar os documentos assinados ou a assinar em pastas, finalizar, cancelar e fazer o download caso queira armazenar o arquivo em lugar de sua preferência – trazendo mobilidade e eficiência para a sua organização.

Na plataforma, é possível:

• Criar pastas organizadas e com permissões de acesso a quem precisar.
• Enviar documentos para assinatura digitalmente, com validade jurídica.
• Baixar os seus documentos quando precisar.
• Rastrear o andamento das assinaturas de documentos. 

Além disso, com a crescente preocupação com a privacidade de dados e a regulamentação da sua proteção, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é crucial escolher um sistema de gestão de documentos que seja confiável.

A Clicksign é a única empresa brasileira do mercado de assinatura eletrônica com a certificação ISO 27001, que garante que as mais altas normas e diretrizes para a gestão de segurança da informação estão sendo observadas.

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